Méthodiques, rigoureux et tournés vers l’avenir
Derrière chaque cours en ligne, chaque projet de recherche, chaque rendez-vous étudiant et chaque versement de salaire se cache un réseau de systèmes numériques que la plupart des gens ne voient jamais. À Concordia, le Service des technologies de l’information et de l’enseignement (IITS) est l’équipe qui veille à ce que tout ce réseau fonctionne.
En 2024-2025, ce travail est devenu encore plus complexe. La demande en matière de technologie s’est accrue dans les domaines de l’enseignement, de la recherche, des services aux étudiants et de l’administration, tandis que les contraintes financières ne laissaient guère de place à l’erreur.
« Cette année, notre priorité n’était pas tant la croissance que la prise de décisions judicieuses », indique Philippe Delisle, vice-recteur adjoint aux systèmes d’information et chef de la direction de l’information d’IITS. « Nous avons dû déterminer où concentrer nos efforts, comment organiser le déroulement des travaux, et quelles initiatives pouvaient aller de l’avant ou devaient être ralenties. Ces choix reflètent un changement délibéré.
« Nous travaillons de manière plus disciplinée et plus ciblée, ajoute M. Delisle. Nous misons sur la continuité, la transparence et l’efficacité, et nous veillons à ce que la technologie continue de soutenir la communauté de Concordia à long terme. »
Faire des choix judicieux pour protéger ce qui compte le plus
Devant l’émergence de nouveaux besoins à l’échelle de l’Université, IITS ne pouvait pas avancer sur tous les fronts à la fois. Tenter de le faire aurait surchargé les équipes et accru le risque d’interruptions de service dans des domaines dont les étudiants, les enseignants et le personnel dépendent au quotidien. L’équipe a donc préféré affiner ses priorités.
« Nous avons établi des critères communs pour chaque demande, précise M. Delisle. Cette demande sert-elle l’enseignement, la recherche ou les services aux étudiants? Avons-nous la capacité d’y répondre correctement? Quelle valeur apportera-t-elle à la communauté? »
Cette approche a rendu les décisions plus claires et plus transparentes. Certains projets ont été lancés immédiatement. D’autres ont été étalés sur une période plus longue. Quelques-uns ont été mis sur pause pour nous permettre de nous concentrer sur les systèmes dont dépend l’Université.
« Faire preuve de transparence à propos de ces choix nous a aidés à établir des priorités de manière cohérente, affirme M. Delisle. Cela nous a permis de nous consacrer à ce qui importait le plus et de respecter nos engagements de manière fiable et rigoureuse. »
Gérer la pression financière avec discernement
Les contraintes budgétaires n’ont pas ralenti le travail : elles l’ont façonné. Plutôt que de procéder à des coupes budgétaires généralisées, IITS a lancé « Elevate IT », un programme visant à réaliser des investissements ciblés permettant de simplifier les systèmes, d’accroître l’efficacité et de réduire les coûts à long terme tout en préservant les services essentiels.
« Elevate IT nous a amenés à considérer les compressions budgétaires comme un élément devant être géré avec discernement, et non simplement comme une situation à laquelle il fallait réagir, précise M. Delisle. Nous avons suivi les objectifs financiers ainsi que les étapes clés des projets afin de pouvoir constater les progrès, comprendre les interdépendances et apporter des correctifs au besoin. »
Cette approche a permis de réaliser des économies tangibles, de réduire le risque de répercussions imprévues et de préparer le terrain pour le prochain plan stratégique de Concordia en matière de TI.
Soutenir l’enseignement et l’apprentissage
Au centre de la vie universitaire, IITS a stabilisé et modernisé des plateformes essentielles. Moodle a été migré vers un environnement infonuagique, ce qui a amélioré sa fiabilité et son évolutivité. Les systèmes d’évaluation et d’examen en ligne ont été renforcés, facilitant ainsi la mise en place d’évaluations sécurisées et flexibles pendant les périodes de pointe de l’année universitaire.
« Ces systèmes sont au cœur de l’apprentissage, fait valoir M. Delisle. Les mises à niveau ne font pas que faciliter l’enseignement et les études : elles aident Concordia à collaborer plus efficacement avec ses partenaires à l’échelle provinciale et nationale. Notre travail consiste à les maintenir stables et opérationnels chaque fois que la communauté en a besoin. »
Amélioration des services aux étudiants et aux diplômés
IITS s’est également concentré sur les systèmes qui touchent directement les étudiantes et étudiants. Le Service de santé a mis en place un nouveau système de dossiers médicaux électroniques, remplaçant les formulaires papier et améliorant la continuité des soins. La modernisation de la plateforme dédiée aux bourses d’études et de subsistance s’est poursuivie, notamment avec l’intégration d’une fonctionnalité propre au Programme études-emploi permettant de réduire la saisie manuelle et d’accroître la précision.
Les améliorations apportées au système de gestion pédagogique et au système de gestion des relations avec la clientèle étudiante ont élargi les options en libre-service et renforcé la fiabilité pour les étudiants, les membres du personnel et les diplômés.
Faciliter la recherche et le travail du corps professoral
IITS a posé les bases de nouveaux outils de recherche. Des progrès ont été réalisés en ce qui concerne la planification d’un système de gestion de l’information de recherche; ce système centralisera l’administration de la recherche, la conformité et la production de rapports. Les mises à jour apportées au système d’information sur la recherche du corps professoral ont amélioré le soutien apporté au personnel enseignant et de recherche.
Des ateliers collaboratifs ont permis de définir une feuille de route pluriannuelle pour la nouvelle version de la plateforme Explore, renforçant ainsi la visibilité de la recherche et la planification à long terme.
« Il s’agit d’investissements à long terme, explique M. Delisle. Ils contribuent à créer un environnement de recherche plus connecté et à alléger la charge administrative au fil du temps. »
Renforcement des systèmes administratifs centraux
Les systèmes d’entreprise constituent le pilier de nos activités quotidiennes. Cette année, SAP RiseUP a franchi des étapes décisives, avec la migration de Unity (SAP) vers l’infonuagique et l’amélioration de la performance, de la sécurité et de la résilience des Services financiers, du Service des ressources humaines et du Service de la paie. La mise à niveau de divers systèmes, dont Gazelle, a facilité la collecte de fonds, tandis que les améliorations apportées aux systèmes audiovisuels et à la production de rapports ont aidé les unités à planifier et à prendre des décisions plus efficacement.
Modernisation de l’infrastructure informatique
Au sein même d’IITS, les travaux se sont poursuivis pour renforcer la structure de l’environnement numérique de l’Université Concordia.
La transition des téléphones fixes vers Microsoft Teams s’est poursuivie, contribuant à moderniser les communications sur le campus tout en mettant hors service des systèmes obsolètes coûteux. Parallèlement, la mise à niveau vers Windows 11 a été déployée dans les salles de classe, les laboratoires et sur les appareils gérés afin de maintenir la sécurité et d’assurer la continuité du soutien de Microsoft.
En parallèle, la modernisation de l’infrastructure et les améliorations apportées à la gestion des services ont permis de réduire les risques et les coûts à long terme, tout en préparant l’Université à mettre hors service les plateformes désuètes.
Assurer la sécurité de la communauté
La cybersécurité est toujours demeurée une priorité. Des améliorations ont été continuellement apportées afin de mieux détecter les menaces, de renforcer la surveillance et d’accélérer les délais d’intervention dans un environnement où les cybermenaces sont en constante évolution. Les mises à jour touchant la gestion des identités et des accès, la gestion des applications mobiles et la classification des données ont contribué à renforcer la protection des données et à garantir la conformité aux exigences provinciales.
« Le travail lié à la sécurité informatique est souvent invisible, observe M. Delisle, mais il est essentiel pour maintenir la confiance et faire en sorte que notre communauté puisse apprendre, travailler et communiquer en toute sécurité. »
Prêts pour la suite
En ce qui concerne l’avenir, l’équipe se concentre désormais sur la mise en œuvre du nouveau plan stratégique de l’Université en matière de TI.
« À mesure que nous avançons, nous continuerons à maintenir un équilibre entre nos ambitions et ce qui est réellement possible, à gérer les risques avec prudence et à nous concentrer sur les domaines où la technologie est la plus profitable au sein de notre communauté », ajoute M. Delisle.
« Notre objectif est simple : veiller à ce que la technologie puisse continuer à soutenir notre communauté. En continuant à faire preuve de discipline et d’engagement envers la communauté, nous assurons la mise en place de l’infrastructure numérique qui servira Concordia aujourd’hui et à l’avenir. »
