Déclarer un conflit d'intérêts
Tout conflit d’intérêts – qu’il soit réel, potentiel ou apparent – doit être déclaré.
Avant de s’engager dans des activités, des prestations de services ou des situations comportant un conflit d’intérêts, il est essentiel d’en faire la déclaration. Ces conflits doivent être évalués et gérés en conformité avec les politiques, directives et procédures de l’Université.
Une fois la situation évaluée, il est décidé soit que celle-ci sera entièrement évitée, soit que des mesures appropriées seront mises en œuvre pour gérer le conflit d’intérêts avant qu’on puisse aller de l’avant.
Le défaut de déclarer un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent peut entraîner des conséquences graves.
Comment déclarer un conflit d’intérêts
Déclarez le conflit à la personne qui assure votre supervision immédiate.
Si vous avez connaissance d’un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent ou avez des doutes au sujet d’une situation particulière, vous devez promptement faire part de vos préoccupations à la personne qui assure votre supervision immédiate.
Si votre superviseure ou superviseur conclut qu’il s’agit en effet d’un conflit d’intérêts, elle ou il déterminera les mesures à prendre pour éviter le conflit d’intérêts ou surveiller la situation.
Si le conflit d’intérêts vous concerne personnellement :
- vous devez consentir par écrit aux mesures prescrites.
- Une copie de la description des mesures convenues est versée à votre dossier d’employé, et des copies sont acheminées à la secrétaire générale et à la vice-rectrice ou au vice-recteur responsable.
Si vous ne faites l’objet d’aucune supervision immédiate, reportez-vous à la section « Mécanisme de signalement des conflits d’intérêts » de la Politique sur les conflits d’intérêts (BD-4). Si vous n’êtes pas membre du personnel, communiquez avec le secrétaire général adjoint, la secrétaire générale ou la direction du comité de gouvernance et d’éthique.
Remarque : Si une personne employée signale un conflit d’intérêts qui concerne un autre membre du personnel, mais qui ne la concerne pas directement, elle ne se voit pas exiger de consentir à des mesures, et rien n’est versé dans son dossier d’employé.
Déclarez le conflit à l’agente compétente ou à l’agent compétent.
Si le conflit d’intérêts – qu’il soit réel, potentiel ou apparent – est lié à la recherche, remplissez le Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts.
Soumettez le formulaire à la vice-doyenne ou au vice-doyen responsable de la recherche au sein de votre faculté ou école ou à l’agent compétent indiqué à l’annexe B de la Politique sur les conflits d’intérêts en matière de recherche (VPRGS-5).
L’agent compétent détermine les mesures à prendre pour éviter le conflit d’intérêts ou surveiller la situation.
Si le conflit d’intérêts vous concerne personnellement :
- vous devez consentir par écrit aux mesures prescrites.
- Une copie de la description des mesures convenues est versée à votre dossier d’employé, et une copie est acheminée à la vice-rectrice à la recherche et aux études supérieures ou au vice-recteur à la recherche et aux études supérieures. Si la situation concerne un membre du corps professoral, des copies sont également envoyées à la directrice ou au directeur de son département ainsi qu’à la doyenne ou au doyen de la faculté.
Remarque : Si une personne employée signale un conflit d’intérêts qui concerne un autre membre du personnel, mais qui ne la concerne pas directement, elle ne se voit pas exiger de consentir à des mesures, et rien n’est versé dans son dossier d’employé.
Déclarez le conflit à l’autorité compétente.
Dans les Directives concernant les relations romantiques ou sexuelles consensuelles, il est vivement déconseillé aux personnes enseignantes, y compris, mais sans s’y limiter, les membres du corps professoral, les administratrices et administrateurs qui font partie du corps professoral, les monitrices et moniteurs de laboratoire, les chercheuses et chercheurs principaux, les assistantes et assistants d’enseignement, les assistantes et assistants de recherche, les membres du personnel ainsi que les entraîneuses et entraîneurs, d’entreprendre ou de poursuivre une relation romantique ou sexuelle consensuelle avec une personne étudiante.
Si, malgré ces directives, une relation de cette nature existe ou a existé dans le passé entre un étudiant et un enseignant, et que l’enseignant est chargé, ou pourrait raisonnablement l’être dans l’avenir, d’enseigner à l’étudiant, de le conseiller, de le superviser ou de lui allouer des ressources, ou que l’enseignant est en mesure d’exercer une autorité sur l’étudiant, la relation doit être déclarée immédiatement à l’autorité compétente.
Selon le cas, il peut s’agir de la doyenne ou du doyen responsable, de la vice-rectrice ou du vice-recteur responsable, de la directrice et bibliothécaire en chef ou du directeur et bibliothécaire en chef, ou encore de la directrice générale ou du directeur général du Centre de formation continue.
Évaluer un conflit d’intérêts
Si vous vous demandez si votre situation constitue un conflit d’intérêts, parlez-en à la personne qui assure votre supervision immédiate. Si vous ne faites l’objet d’aucune supervision immédiate, reportez-vous à la section « Mécanisme de signalement des conflits d’intérêts » de la Politique sur les conflits d’intérêts (BD-4). Si vous n’êtes pas membre du personnel, communiquez avec le secrétaire général adjoint, la secrétaire générale ou la direction du comité de gouvernance et d’éthique.
Si vous ou votre superviseure ou superviseur avez besoin d’éclaircissements, demandez conseil à la secrétaire générale, qui agit à titre de personne-ressource et peut fournir de l’information sur les politiques applicables.
En cas de doute, il vous est fortement recommandé de déclarer tout conflit d’intérêts potentiel.
Conséquences de la non-déclaration d’un conflit d’intérêts
Le fait de ne pas déclarer un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent ou de ne pas respecter les politiques de l’Université peut entraîner des conséquences graves, y compris, le cas échéant, des mesures disciplinaires.
Le fait de ne pas déclarer un conflit d’intérêts peut occasionner une atteinte à la réputation ainsi que diverses ramifications juridiques.
Dans les conflits d’intérêts relatifs à la recherche, le fait de ne pas prendre les précautions nécessaires peut entraîner une perte de financement, une atteinte à la réputation, l’invalidation de résultats de recherche, des allégations d’inconduite en recherche et, dans certains cas, la révocation d’un diplôme.