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Provotrack decommissioning checklist

August 1, 2022
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Provotrack and the Concordia Curriculum Management System (CCMS) have been running in parallel for the past 10 months to ensure ample time to transition to the new system before Provotrack is decommissioned on Monday, August 15.  

In lead up to the decommissioning date, here’s a handy checklist to make sure you’re properly prepared. 

  • Need editing privileges in CCMS? Make sure you’ve taken the self-guided CCMS training in Moodle and passed the quiz. Request access now>
  • Require content approval access in CCMS? Make sure you’ve requested access to the system.  
  • Does your department have a content approver? If not, select one to ensure that there are no processing delays.
  • Have you signed into CCMS yet? Ensure you have access by signing in with your credentials. Make sure you’re connected to Concordia’s VPN.
  • Have any pending dossiers in Provotrack? Make sure they’ve been manually transferred to CCMS.
    • Note:  All Provotrack dossiers will be transferred in PDF format to a SharePoint repository for retrieval if needed, save the link.
  • Need CCMS help? For those still getting used to the system, a quick access menu can be installed on Concordia PC and Mac computers to offer you assistance. Once installed just hit the orange icon for help.

If you have any questions or concerns, please contact ccms@concordia.ca for assistance.  

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Liste de vérification en vue de la mise hors service de Provotrack

Provotrack et le système de gestion des programmes d’études de Concordia (SGPEC) ont fonctionné en parallèle au cours des 10 derniers mois afin que tout soit transféré vers le nouveau système avant la désactivation de Provotrack, prévue le lundi 15 août.

Voici une liste de vérification pratique pour bien vous préparer à cette mise hors service.

  • Avez-vous besoin de privilèges d’édition dans le SGPEC? Assurez-vous d’avoir suivi la formation autoguidée sur le SGPEC sur Moodle et d’avoir répondu au questionnaire. Demander l’accès maintenant>
  • Avez-vous besoin d’un accès d’approbation du contenu au SGPEC? Assurez-vous d’avoir soumis une demande d’accès au système.
  • Votre département a-t-il une approbatrice ou un approbateur de contenu? S’il n’en a pas, désignez-en un pour éviter des retards de traitement.
  • Avez-vous déjà ouvert une session dans le SGPEC? Vérifiez que vous avez accès au système en ouvrant une session avec vos identifiants. Assurez-vous d’être connecté au réseau privé virtuel (RPV) de Concordia.
  • Avez-vous des dossiers en suspens dans Provotrack? Assurez-vous qu’ils ont été transférés manuellement dans le SGPEC.
    • Remarque : Tous les dossiers de Provotrack seront transférés sous forme de documents PDF dans un répertoire SharePoint où ils pourront être récupérés au besoin. Veuillez conserver le lien.
  • Vous avez besoin d’aide relative au SGPEC? Celles et ceux qui ne sont pas encore habitués au système peuvent obtenir de l’aide au moyen d’un menu d’accès rapide qui peut être installé sur les ordinateurs PC et Mac de Concordia. Une fois que ce menu est installé, il suffit de cliquer sur l’icône orange pour obtenir de l’aide.

Pour toute question ou préoccupation, veuillez contacter ccms@concordia.ca.




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