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REMINDER: Remain vigilant about cybersecurity threats

December 9, 2020

Dear colleagues,

As the COVID-19 pandemic continues to evolve, cybersecurity threats targeting Concordia community members are increasing in frequency. Thank you for your ongoing efforts to protect both your personal data and the university’s through good cyber-hygiene.

Given the recent Office 365 migration and the fact that the majority of faculty and staff who currently work from home will continue to do so until at least April 30, 2021, now is a good time to remind all Concordians of some best practices for secure document storage.

These recommendations apply to all Office 365 applications, as well as any other tools you may be using collaboratively for your work at Concordia.

5 keys to secure document storage

1.    Protect your personal information in accordance with the university’s Policy Concerning the Protection of Personal Information.

2.    Protect files with personal or confidential data using a strong password. When possible, remove or obfuscate sensitive data from all documents.

3.    Ensure you only grant permission to individuals who require access to specific documents on Microsoft Teams and Office 365.

4.    Organize your records according to the Records Classification and Retention Plan developed by Concordia Records Management and Archives.

5.    Keep document titles short and meaningful. For help, please refer to the Document Naming Guideline on Cspace.

4 record keeping don’ts

1.    Never store unprotected documents that contain personal data or information that can identify an individual. Always password protect files that contain social insurance numbers, home addresses and Quebec permanent codes.

2.    Do not save unprotected documents that have confidential information without password protecting them.

3.    Refrain from using online applications for long-term storage. You should only work with web-based apps for active documents.

4.    Stop storing confidential documents on your personal computer or a USB drive.

Remember that one of the most effective ways to secure your data is to create a strong password and to change it every three to six months. Avoid using names of people or places, phone numbers and birth dates, and don’t share your password with others.

If you require assistance with securing your data, contact the IT Service Desk to request a consultation with Instructional and Information Technology Services (IITS).

Sincerely,

Executive Director, Application Portfolio Management
Chief Information Security Officer
Instructional and Information Technology Services (IITS)

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RAPPEL : Les menaces à la cybersécurité exigent votre constante vigilance

Chères et chers collègues,

La pandémie de COVID-19 se poursuit, et dans les circonstances qu’elle entraîne, les menaces à la cybersécurité ciblant les membres de la communauté de Concordia augmentent en fréquence. Je vous remercie de vos efforts constants pour protéger vos données personnelles et celles de l’Université en observant de bonnes mesures de cyber hygiène.

Étant donné la récente migration vers Office 365 et le fait que la majorité des membres du corps professoral et du personnel qui sont actuellement en télétravail le demeureront au moins jusqu’au 30 avril 2021, je souhaite rappeler à tous les membres de la communauté de Concordia certaines pratiques exemplaires de stockage sécurisé des documents.

Ces recommandations s’appliquent à toutes les applications d’Office 365 ainsi qu’à tout autre outil de collaboration que vous utilisez dans votre travail à l’Université.

Cinq façons de sécuriser le stockage des documents

1.    Protégez vos renseignements personnels en conformité avec la Politique sur la protection des renseignements personnels de Concordia.

2.    Protégez les fichiers renfermant des données personnelles ou confidentielles au moyen d’un mot de passe robuste. Dans la mesure du possible, supprimez ou masquez les données sensibles dans tous les documents.

3.    Assurez-vous de n’autoriser l’accès à des documents précis qu’aux personnes appropriées dans Microsoft Teams et Office 365.

4.    Organisez vos dossiers selon le Plan de classification et de conservation des documents élaboré par le Service de la  gestion des documents et des archives.

5.    Gardez les titres de documents courts et explicites. Consultez au besoin les directives de dénomination des documents dans Cspace.

Quatre choses à éviter en matière de stockage de documents

1.    Ne stockez pas de documents qui contiennent des données ou des renseignements confidentiels permettant d’identifier une personne. Protégez toujours par mot de passe les fichiers qui renferment des numéros d’assurance sociale, des adresses de domicile et des codes permanents du Québec.

2.    N’enregistrez pas de documents contenant des renseignements confidentiels sans les protéger par mot de passe.

3.    N’utilisez pas d’applications en ligne à des fins de stockage à long terme. Les applications Web ne doivent servir qu’au traitement de documents actifs.

4.    Cessez de stocker des documents confidentiels sur votre ordinateur personnel ou des clés USB.

Souvenez-vous que la façon la plus efficace de sécuriser vos données est de créer un mot de passe robuste et de le changer tous les trois à six mois. Évitez d’utiliser comme mot de passe des noms de personnes ou de lieux, des numéros de téléphone et des dates de naissance. Ne divulguez votre mot de passe à personne.

Si vous avez besoin d’aide pour sécuriser vos données, communiquez avec le Service d’assistance du Service des technologies de l’information et de l’enseignement (IITS) afin de demander une consultation.

Sincères salutations,

Directeur général du Service de gestion du portefeuille des applications
Chef de la sécurité de l’information
Service des technologies de l’information et de l’enseignement




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