Plan d’intervention d’urgence

Les catastrophes ou les situations d’urgence peuvent survenir soudainement, ce qui peut faire en sorte que les services de soutien normaux de l’Université se trouvent débordés. En cas de crise, l’Université doit compter sur des programmes spéciaux pour soutenir l’intervention d’urgence et la gestion du rétablissement.

Pour faire face à de telles situations d’urgence, l’Université Concordia a établi le présent plan d’intervention d’urgence tous risques, qui fournit des lignes directrices sur la gestion de l’intervention et des mesures immédiates requises en cas d’urgence ou de catastrophe, ainsi que des activités et des responsabilités pour amorcer le rétablissement.

Les priorités de l’Université en cas de catastrophe sont la protection des vies humaines, des ressources vivantes, des précieux processus de recherche, des biens, de la communauté et de l’environnement.

L’objectif global de l’Université est de gérer les situations d’urgence et le processus de rétablissement des activités et des programmes et services d’enseignement et de recherche.

Le plan définit la structure de gestion, les principales responsabilités, les affectations d’urgence et les procédures générales à suivre pendant et immédiatement après une situation d’urgence.

Il vise à répondre aux besoins immédiats en cas d’urgence ou de catastrophe majeure qui interrompt les activités normales et qui exige la prise de mesures spéciales pour :

• sauver et protéger la vie de la population étudiante, du personnel et du public en général;
• gérer l’information et les communications immédiates sur l’intervention d’urgence et la sécurité du campus;
• fournir les activités et services essentiels;
• fournir et analyser l’information pour appuyer la prise de décisions et les plans d’action;
• gérer efficacement les ressources de l’Université dans le cadre de l’intervention d’urgence.

Ce plan n’annule ni ne remplace les procédures de sécurité, d’intervention en cas d’incident lié à des matières dangereuses ou d’autres procédures déjà en place à l’Université. Il les complète par une structure temporaire de gestion des urgences, qui permet à la direction de se concentrer dans l’immédiat sur l’intervention et les premières opérations de rétablissement.

Le plan vient compléter les politiques et procédures administratives de l’Université. Une fois activé et mis en œuvre, il sert de manuel d’urgence et établit l’autorité pour diriger l’intervention et l’affectation du personnel, obtenir et allouer les ressources, et amorcer le retour à la normale des services et des activités.

Les utilisateurs doivent suivre et remplir les listes de vérification de ce document pendant l’intervention ainsi que pendant la formation et les exercices préparatoires.

Ce plan est conçu pour être mis à jour après chaque activation ou exercice. On tiendra une séance-bilan afin de tirer des leçons et cerner les points à améliorer des plans et procédures d’urgence de l’Université. On doit examiner et réviser les formulaires et les listes et de vérification à chaque réimpression pour mise à jour et diffusion électroniques.

Un plan d’urgence requiert un ensemble de conditions hypothétiques communément acceptées qui servent de base à l’établissement de protocoles et de procédures : ce sont les hypothèses de planification. À Concordia comme dans toutes les organisations du sud-est du Québec, on planifie normalement selon le pire scénario, qu’il soit d’origine anthropique (comme une attaque terroriste) ou naturelle (catastrophes naturelles, intempéries, etc.).

Ce plan pose les hypothèses de planification suivantes :

• il y a risque d’interruption des services publics essentiels (eau, électricité, gaz naturel, téléphonie fixe et cellulaire, systèmes d’information);
• il y a risque d’indisponibilité des services locaux et régionaux;
• les routes principales, ponts et rues pourraient devenir impraticables;
• il peut y avoir des dommages aux bâtiments, aux structures et aux habitations;
• les fournisseurs habituels pourraient ne pas pouvoir livrer les marchandises;
• il y a risque d’interruption des communications avec la famille et la maison;
• il y a risque de se retrouver bloqué à l’Université (conditions dangereuses pour quitter le campus) ou à l’étranger (situation locale ou catastrophe qui empêche le retour);
• l’Université devra procéder à sa propre évaluation rapide, à l’analyse de la situation, à l’affectation des ressources sur place et à la gestion des opérations d’urgence sur le campus tant que dure la situation d’urgence.
• la communication et l’échange d’information seront des opérations prioritaires du centre des opérations d’urgence (COU).

Le plan d’intervention d’urgence tous risques de Concordia se veut un outil de gestion, en ce sens qu’il fournit une organisation globale et des procédures générales pour la gestion de l’information, des activités et des opérations pendant une situation d’urgence. La planification se fonde sur le système de commandement d’intervention (SCI) et sur la norme CSA Z1600, Programme de gestion des urgences et de la continuité.

Le SCI est un outil systématique qui sert au commandement, au contrôle et à la coordination de l’intervention d’urgence.  Il se fonde sur une structure d’intervention souple et évolutive qui fournit un cadre commun où les intervenants peuvent travailler ensemble efficacement. Il est conçu pour fournir des procédures d’intervention normalisées afin de réduire les problèmes et les risques de mauvaise communication entre des intervenants de divers secteurs de l’Université, qui n’ont pas nécessairement l’habitude de travailler ensemble.

Le SCI présente divers avantages :

• trente ans de mise en œuvre réussie dans la gestion des interventions d’urgence sur le terrain.
• dix ans à servir de norme internationale de gestion des urgences.
• pratiques exemplaires éprouvées de gestion des urgences;
• fonctions et processus normalisés;
• application souple qui permet d’augmenter ou de réduire l’ampleur de l’intervention et d’assurer la transition;
• processus liés, regroupés et fondés sur le travail d’équipe et efficacité interfonctionnelle au sein de l’organisation;
• système facile à comprendre pour l’utilisateur;
• approche dynamique, centrée sur les résultats;
• démarrage et arrêt aisés – mise en œuvre rapide et désactivation en douceur.

Le plan établit différents objectifs pour l’Université.

Organisation

• Fournir des lignes directrices claires et faciles à suivre, fondées sur des listes de vérification, pour les fonctions et communications critiques pendant l’intervention d’urgence.
• Organiser le plan dans un format facile à suivre où l’utilisateur peut rapidement déterminer son rôle, sa responsabilité et ses tâches principales.
• Relier et coordonner les processus, les actions et l’échange d’information critique pour une intervention globale efficace en temps réel.

Communication et gestion de l’information

• Servir de pôle de communication quant à la réception et à la diffusion de messages et de renseignements urgents.
• Servir de point de contact officiel de l’Université lorsque les canaux habituels sont obstrués.
• Fournir des services de communication complets 24 heures sur 24 (systèmes opérationnels, de données et de communication vocale).
• Recueillir et rassembler toute l’information relative à la situation d’urgence en vue d’aviser et d’informer le public, ainsi que de documenter l’incident et d’en faire l’analyse et le bilan.
• Fournir une base à la formation du personnel et des organisations en gestion de l’intervention d’urgence.

Prise de décision

• Déterminer, grâce à un processus décisionnel clair, l’ampleur de l’intervention, ainsi que du contrôle et de la coordination d’urgence en cas d’incident.

Intervention

• Utiliser efficacement les ressources du campus pour mettre en place une équipe d’intervention d’urgence complète et efficace.
• Veiller à ce que l’Université soit toujours prête, plan d’action proactif d’intervention d’urgence en main, à tout incident éventuel.

Rétablissement

• Faire la transition des opérations d’intervention aux processus de gestion habituels.
• Soutenir les plans et processus de reprise des activités, au besoin.
• Fournir les documents et les renseignements à l’appui des réclamations d’assurance.

Le plan est établi en respect de toutes les lois et instances pertinentes à la gestion des situations d’urgence.

Le comité de gestion des mesures d’urgence (CGMU), présidé par la vice-rectrice ou le vice-recteur aux services et au développement durable, est chargé par la rectrice ou le recteur de superviser le plan d’intervention d’urgence de l’Université.

Membres du CGMU :

• Vice-rectrice ou vice-recteur aux services et au développement durable (présidence)
• Vice-rectrice ou vice-recteur à la recherche, à l’innovation et au rayonnement
• Vice-rectrice exécutive déléguée ou vice-recteur exécutif délégué aux affaires académiques
• Chef de la direction des communications
• Chef de la sécurité de l’information
• Vice-rectrice adjointe aux systèmes d’information et chef de la direction de l’information ou vice-recteur adjoint aux systèmes d’information et chef de la direction de l’information
• Vice-rectrice adjointe ou vice-recteur adjoint aux ressources humaines;
• registraire
• Directrice principale ou directeur principal de la gestion des propriétés, Service de gestion immobilière
• Directrice ou directeur du Service de santé, sécurité et environnement
• Directrice adjointe ou directeur adjoint du Service de protection et de prévention
• Gestionnaire des risques de l’Université
• Directrice ou directeur du Service des affaires juridiques ou autre conseillère ou conseiller juridique
• Personne représentant le Bureau de la gestion des urgences

Rôles et responsabilités du CGMU :

• Dicter la politique, la stratégie et l’affectation des ressources dans les phases de planification, de préparation, d’intervention et de rétablissement lors de situations d’urgence susceptibles de perturber les programmes d’enseignement ou les activités normales de l’Université.
• Assurer la direction et la motivation.
• Coordonner les questions de politique propres à la préparation, à la mise en œuvre et à l’exécution du plan d’intervention d’urgence.
• Veiller à ce qu’il y ait assez de personnel et de ressources pour répondre aux besoins.
• Habiliter le personnel à mettre en œuvre le plan de préparation et d’intervention d’urgence.
• Trancher lorsqu’il y a concurrence pour des ressources limitées.
• Donner des directives sur les mesures financières en cas de dilemme.
• Autoriser le financement de projets d’urgence.
• Traiter des questions de travail non couvertes par les politiques, pratiques ou conventions existantes.
• Veiller à ce que les décisions relatives aux politiques soient communiquées à la population étudiante et au personnel.
• Veiller à ce que l’organisation soit prête en élaborant des plans de préparation.
• Soutenir la formation et la sensibilisation à la gestion des urgences.
• Contribuer et participer aux exercices de gestion des urgences.

La vice-rectrice ou le vice-recteur aux services et au développement durable est la personne désignée pour assumer le commandement en cas d’incident. Elle dirige le centre d’opérations d’urgence et l’équipe de gestion d’incidents.

Elle est tenue au courant de toutes les situations d’urgence de catégorie 1 et 2 et, au besoin, peut déclarer une urgence de catégorie 3.

En son absence, la vice-rectrice ou le vice-recteur intérimaire aux services et au développement durable prend toutes les mesures nécessaires et appropriées à sa place.  En l’absence de la vice-rectrice ou du vice-recteur intérimaire, la directrice ou le directeur du Service de protection et de prévention assume le commandement.

Le plan est activé lorsque se présentent des conditions d’urgence correspondant aux catégories 1 à 3, où les activités normales ne peuvent avoir lieu et une action immédiate est nécessaire pour :

• sauver et protéger des vies;
• coordonner les communications;
• coordonner les ressources;
• prévenir les dommages à l’environnement, aux systèmes et aux biens;
• fournir des services essentiels;
• affecter temporairement le personnel de l’Université aux activités d’intervention d’urgence;
• recourir à l’autorisation d’urgence d’acquérir et d’allouer des ressources;
• activer et doter le poste de commandement en cas d’incident (PCI) et le centre d’opérations d’urgence (COU);

Advenant un incident ou une situation d’urgence exigeant l’activation immédiate du plan d’intervention, les titulaires des postes suivants – ou leurs délégués – peuvent activer le plan :

• Vice-rectrice ou vice-recteur aux services et au développement durable
• Directrice adjointe ou directeur adjoint du Service de protection et de prévention
• Directrice ou directeur du Service de santé, sécurité et environnement
• Vice-rectrice adjointe ou vice-recteur adjoint à la gestion immobilière
• Vice-rectrice adjointe aux systèmes d’information et chef de la direction de l’information ou vice-recteur adjoint aux systèmes d’information et chef de la direction de l’information

Les conditions d’urgence varient selon l’incident et l’activation du plan. À titre indicatif, on distingue trois catégories :

Catégorie 1 – Incident exigeant l’intervention et la coordination de différents services de l’Université et, dans certains cas, des services d’urgence municipaux. Des dommages ou l’interruption des activités de l’Université sont possibles, mais les conditions sont localisées, et l’incident peut être géré efficacement à partir d’un PCI sur place dans un délai d’environ une heure.

Catégorie 2 – Incident grave causant des dommages ou une interruption des activités de l’Université, comme l’annulation de cours et la fermeture de services et départements ou de bâtiments durant plusieurs heures. On doit activer le COU pour soutenir le PCI sur place et gérer les opérations prolongées et les avis à la communauté.

Catégorie 3 – Déclarée par le commandant ou la commandante de l’intervention (CI); incident qui menace de causer, ou a causé, la mort ou des blessures parmi le personnel, l’effectif étudiant, le corps professoral ou le public, ou qui a interrompu ou menace d’interrompre ou de perturber les activités pendant une période prolongée ou de causer des dommages physiques ou environnementaux ou des atteintes à la réputation.  Il peut s’avérer nécessaire d’ajouter des ressources au COU, comme des membres du CGMU ou des représentants d’autres facultés ou départements.

Le poste de commandement en cas d’incident (PCI) est un lieu temporaire d’où est gérée l’intervention tactique ou sur place.  En règle générale, le PCI se situe sur le lieu de l’incident ou dans sa proximité immédiate, afin de fournir soutien et coordination aux intervenants d’urgence internes et externes.

Lors d’incidents et de situations d’urgence exigeant l’intervention et la coordination de multiples départements, le PCI est mis en place pour assurer la coordination des ressources selon les principes du SCI.  Le PCI veille au bon usage des procédures de gestion des urgences et à la diffusion d’information et de messages systématiques et coordonnés sur l’incident.

Advenant un incident de catégorie 1, les titulaires des postes suivants – ou leurs délégués – sont affectés au PCI :

• Superviseure ou superviseur de quart du Service de protection et de prévention
• Chef des opérations de la protection publique
• Personnel de sécurité pertinent
• Personnel du Service de santé, sécurité et environnement
• Gestionnaire d’immeubles du Service de l’exploitation des installations
• Chef ou superviseure ou superviseure du Service de l’exploitation des installations
• Personnel des corps de métier responsable de l’exploitation des installations
• Personnel indiqué du Service des technologies de l’information et de l’enseignement
• Directrice ou directeur des relations médias
• Secouristes volontaires (équipe d’intervention d’urgence de Concordia – CERT)

Le centre des opérations d’urgence (COU) est un centre de commandement et de contrôle qui assure les fonctions de gestion des urgences et de continuité des activités à l’échelle du campus ou de l’Université.

Le COU est responsable de la vue d’ensemble opérationnelle de la situation d’urgence.  Il ne dirige normalement pas les intervenants au PCI, mais guide leur intervention tactique.

Fonctions courantes du COU :

consigner et diffuser toute l’information relative à l’urgence;

• gérer le signalement des urgences;
• fournir et suivre les ressources consacrées à l’intervention tactique;
• gérer les communications internes entourant la situation d’urgence;
• planifier et mettre en œuvre les efforts d’intervention et de rétablissement;
• gérer la logistique;
• suivre les conséquences financières et d’assurance;
• assurer la liaison avec les services d’urgence externes et les services municipaux concernés;
• cerner et gérer les problèmes de santé et de sécurité.

Le COU gère les répercussions opérationnelles étendues ou en cascade d’une situation d’urgence, permettant au PCI de se concentrer sur l’intervention tactique visant à contrôler et à contenir l’incident.

Activation du COU – Les titulaires des postes suivants – ou leurs personnes déléguées – sont affectés à l’équipe de gestion d’incident et se rendent au COU dès son activation :

• vice-rectrice ou vice-recteur aux services et au développement durable (commandement);
• vice-rectrice adjointe aux systèmes d’information et chef de la direction de l’information ou vice-recteur adjoint aux systèmes d’information et chef de la direction de l’information;
• vice-rectrice exécutive déléguée ou vice-recteur exécutif délégué aux affaires académiques;
• directrice adjointe ou directeur adjoint du Service de protection et de prévention;
• directrice ou directeur des communications institutionnelles;
• directrice ou directeur du Service de santé, sécurité et environnement;
• registraire;
• représentante ou représentant de la gestion des mesures d’urgence;
• représentante ou représentant de la gestion des installations;
• personnel de soutien du Service des communications de l’Université;
• personnel de soutien du Service de protection et de prévention.

Selon la nature de la situation, des représentants d’autres services ou départements peuvent être appelés à compléter l’équipe de gestion d’incident.

Pendant un incident de catégorie 3, il peut s’avérer nécessaire de compléter l’équipe de gestion d’incident par des fonctions de logistique, de planification et de finances.

Le commandement, le contrôle et la coordination des interventions d’urgence exigent une approche normalisée.  Il faut aussi prévoir une hiérarchie commune au sein de laquelle les intervenants de plusieurs services et organismes peuvent être efficaces.

Le système de commandement d’intervention (SCI) est un système de gestion normalisé conçu pour permettre une gestion efficace des incidents en intégrant une combinaison d’installations, d’équipements, de personnel, de procédures et de communications à une structure organisationnelle commune.  La structure de gestion des urgences de l’Université se fonde sur ce modèle reconnu et éprouvé, utilisé dans les normes internationales de gestion des urgences.

Dans la plupart des cas, les services, les unités et le personnel de l’Université sont affectés aux différentes fonctions du SCI qui correspondent à leurs responsabilités quotidiennes. Des unités et services peuvent participer à plusieurs fonctions selon la complexité et l’ampleur de l’incident.

Fonctions du SCI :

• commandement;
• sécurité;
• liaison (interne/externe);
• communication;
• opérations;
• planification;
• logistique;
• finances.

Commandement : La commandante ou le commandant de l’intervention (CI) assure la gestion générale, fixe les priorités et définit l’organisation du SCI pour l’intervention en question.

Sécurité : Fonction assurée au COU par la directrice ou le directeur du Service de santé, sécurité et environnement, ou sa personne déléguée, qui fournit des conseils sur les questions générales de sécurité pendant les phases d’intervention et de rétablissement. Elle ou il elle examine tout problème éventuel de sécurité et alerte la ou le CI et l’équipe de gestion d’incident. La fonction de sécurité est automatiquement activée pour les situations de catégorie 1 à 3. Au PCI, elle est assurée par l’agente ou agent de protection incendie et de sécurité publique qui, en cas d’urgence de catégorie 2 ou 3, surveille la sécurité sur le terrain et fait rapport à la personne qui assure la coordination au PCI.

Liaison interne : Point de contact pour les décanats, les directions de département et les représentants étudiants.  C’est par cette fonction qu’on communique, au besoin, avec les groupes ou organismes externes concernés par l’incident ou qui peuvent fournir de l’information ou des ressources sans participer directement à l’intervention, et que sont transmis au commandement et à l’équipe de gestion d’incident les besoins et préoccupations de divers groupes ou personnes. La ou le CI active et attribue cette fonction à sa discrétion.

Liaison externe : Fonction activée en vue d’assurer la coordination entre l’Université et les organismes ou les parties prenantes externes. Dans la mesure du possible, on attribue la fonction de liaison externe selon la synergie naturelle entre les départements internes et les organismes d’intervention externes.

Communication : Coordination et supervision de la diffusion d’information interne et externe à la communauté universitaire et au grand public. L’équipe des communications de crise se compose des personnes suivantes : chef de la direction des communications; directrice principale ou directeur principal des communications et des affaires publiques; directrice ou directeur des relations médias; directrice ou directeur des communications internes; personnel de soutien aux communications.  L’équipe des communications de crise est toujours activée au moment de l’activation du COU.

Opérations : Cette fonction assure la coordination générale entre l’équipe de gestion d’incident du COU et le PCI sur place, surveille l’intervention sur place et communique les priorités et les stratégies opérationnelles déterminées par le COU et l’équipe de gestion d’incident. C’est le canal de communication officiel de l’information et des demandes opérationnelles entre le PCI et l’équipe de gestion d’incident du COU. La fonction des opérations est toujours activée au moment de l’activation du COU et est supervisée au COU par la directrice ou le directeur du Service de protection et de prévention ou son délégué.

Planification : L’équipe de planification assure la gestion globale et l’analyse de l’information sur l’incident et de ses éventuelles répercussions sur les systèmes, les biens, les installations et la capacité à occuper les bâtiments et à assurer les activités. Elle fournit des analyses et des conseils sur les plans d’urgence et les différents scénarios de rétablissement. Bien que la planification soit généralement assurée par l’équipe de gestion d’incident du COU, la ou le CI peut, à sa discrétion, activer l’équipe de planification en cas de répercussions importantes et à long terme pour la continuité des activités. Cette équipe se compose de représentants des services suivants :

• Service de gestion immobilière
• Coordination des horaires de cours
• Service de protection et de prévention
• Service des technologies de l’information et de l’enseignement

Logistique : L’équipe de logistique est chargée de réunir le personnel, les fournitures, le matériel et l’équipement nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’intervention,  et de procurer, s’il y a lieu, des installations, des moyens de transport, des denrées, de l’hébergement, etc. Cette fonction est activée à la discrétion de la ou du CI, ou en cas d’intervention et de rétablissement prolongés ou à long terme. Cette équipe se compose de représentants des services suivants :

• Service d’hospitalité
• Service de gestion immobilière
• Service de l’approvisionnement
• Service de protection et de prévention