Consentement
Les renseignements personnels recueillis par l’Université sont confidentiels. Ils ne peuvent être utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été fournis et conformément au consentement obtenu.
Pourquoi un consentement est nécessaire
Lorsque Concordia recueille des renseignements personnels, la personne concernée est informée, par le biais d'un avis relatif à la vie privée ou par tout autre moyen, des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis et des conséquences d'un refus de les fournir. Toute autre utilisation des renseignements personnels recueillis doit faire l'objet d'un consentement explicite de la personne concernée.
Pour être valide, le consentement doit être :
- Clair, libre et éclairé;
- Donné à des fins précises, nommées et décrites;
- Donné pour une période déterminée;
- Communiqué dans un langage clair et simple;
- Demandé sur un document distinct de toute autre information écrite remise à la personne concernée.
Les renseignements personnels sensibles sont des informations de nature très personnelle ou intime qui requièrent un niveau de confidentialité élevé. Il peut s'agir, par exemple, d'informations médicales, financières et de données biométriques (comme les empreintes digitales). Un consentement explicite est toujours requis pour la communication de renseignements personnels sensibles.
La collecte de renseignements personnels auprès des participants aux projets de recherche doit être approuvée par le Comité d'éthique de la recherche sur les êtres humains de l'Université. Des documents et des lignes directrices sont disponibles pour l'obtention du consentement éclairé des participants.
Exceptions
Dans certaines situations prévues par la loi, Concordia peut utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans avoir obtenu de consentement à cet effet. Il s’agit notamment des cas où l’utilisation des renseignements personnels est compatible avec les fins auxquelles ils ont été recueillis et où leur utilisation est manifestement dans l’intérêt de la personne concernée.
Exception pour des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques
L'une des exceptions prévues dans la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, chapitre A-2.1, permet aux chercheurs de demander des renseignements personnels détenus par l'Université à des fins d'études, de recherche ou de production de statistiques.
Pour soumettre une demande à Concordia en vue de l'utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels à des fins d'étude, de recherche ou de statistiques, veuillez contacter le Service de la protection des renseignements personnels à l'adresse privacy.office@concordia.ca.
Étapes :
Chercheurs externes
- Un chercheur externe doit présenter une demande écrite officielle au Service de la protection des renseignements personnels pour accéder à des renseignements personnels. Il doit joindre une présentation détaillée de ses activités de recherche, exposer les motifs justifiant la communication des renseignements, mentionner toutes les personnes et tous les organismes auxquels il adresse une demande similaire, décrire les technologies qui seront utilisées pour traiter les renseignements et soumettre la décision documentée d'un comité d'éthique de la recherche, le cas échéant.
- Le Service de la protection des renseignements personnels de l'Université procédera à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Il examinera, entre autres critères, si l'objectif de l'étude ou de la recherche peut être atteint si les renseignements sont fournis sous une forme qui ne permet pas d'identifier les personnes concernées et s'il serait déraisonnable d'obtenir le consentement des personnes concernées.
- Si l'EFVP conclut que les renseignements personnels peuvent être communiqués au chercheur, une entente écrite doit être conclu entre le chercheur et l'Université. Cette entente est transmise à la Commission d'accès à l'information du Québec.
Chercheurs internes
- Un chercheur interne doit présenter une demande écrite officielle pour accéder aux renseignements personnels. Un formulaire de demande d'utilisation secondaire des données est disponible.
- Les renseignements doivent être dépersonnalisés, c'est-à-dire qu'ils ne doivent plus permettre d'identifier directement la personne concernée.
