Foire aux questions
Concordia détient les renseignements personnels qui lui sont transmis afin de mener à bien sa mission éducative et professionnelle.
L’Université peut également recueillir et communiquer des renseignements personnels à des fins autres que les études ou le travail. Dans ce cas, à moins d’une exception prévue par la loi, les personnes concernées doivent donner leur consentement pour que ces renseignements puissent être recueillis et communiqués.
Concordia s’engage à utiliser vos renseignements personnels seulement aux fins prévues lors de leur collecte et à traiter ces renseignements de manière confidentielle. Par conséquent, il est attendu des membres du personnel de l’Université qu’ils :
a) n’accèdent qu’aux renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leurs tâches;
b) n’utilisent les renseignements personnels que dans le cadre de leurs fonctions;
c) ne communiquent jamais les renseignements personnels portés à leur connaissance dans le cadre de leurs fonctions, sauf s’ils sont dûment autorisés à le faire;
d) placent les renseignements personnels uniquement dans les fichiers prévus pour l’exécution de leurs fonctions;
e) conservent les renseignements personnels uniquement dans les dossiers nécessaires à l’exécution de leurs fonctions;
f) permettent uniquement aux personnes autorisées d’avoir accès aux renseignements personnels;
g) protègent par mot de passe l’accès aux renseignements personnels en leur possession ou auxquels ils ont accès;
h) détruisent tous les déchets papier en les déchiquetant ou en les recyclant de manière à préserver la confidentialité des renseignements personnels;
h) informent sans tarder les personnes concernées de toute situation ou irrégularité susceptible de mettre en péril, d’une quelconque manière, la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité des renseignements personnels, y compris de tout risque d’incident touchant le respect de la vie privée;
j) au terme de leur emploi ou de leur contrat, ne conservent pas les renseignements personnels recueillis ou transmis dans le cadre de leurs fonctions et ne dérogent pas à leurs obligations de confidentialité.
Concordia peut communiquer vos renseignements personnels à un tiers fournisseur de services dans le cadre d’une entente de service. L’Université impose alors certaines obligations contractuelles au fournisseur de services afin de garantir que les renseignements personnels communiqués sont traités de manière sûre et confidentielle.
Concordia peut communiquer vos renseignements personnels à un tiers (une entité gouvernementale, p. ex.) si la loi l’exige. Autrement, l’Université ne communique des renseignements personnels à des tiers que si la personne concernée y a expressément consenti.
La communication de renseignements personnels sans consentement préalable en raison d’une exception prévue par la loi est consignée dans les registres prévus à cet effet.
Complément d’information :
- Consultez les avis relatifs au respect de la vie privée.
Les membres de la communauté universitaire peuvent demander une copie du fichier contenant les renseignements personnels que l’Université détient sur eux.
Les membres du personnel de l’Université qui souhaitent consulter les documents relatifs à leur emploi doivent soit y accéder par l’intermédiaire du Carrefour, soit soumettre une demande d’accès aux Ressources humaines.
Les personnes étudiantes qui souhaitent consulter les documents liés à leur inscription doivent y accéder soit par l’intermédiaire du système de gestion pédagogique (SIS), soit en soumettant une demande à l’une des différentes unités prestataires de services aux étudiants, comme le Centre de services aux étudiants Birks, le Service des comptes étudiants, les Services de consultation et de psychologie, le Service d’intégration des étudiants en situation de handicap ou encore le département concerné.
Les tiers voulant accéder aux renseignements personnels d’un membre de la communauté doivent en faire la demande à la responsable du respect de la vie privée en écrivant à l’adresse suivante : privacy.office@concordia.ca.
Un membre de la communauté universitaire qui constate que les renseignements que Concordia détient à son sujet sont inexacts, incomplets ou erronés peut les corriger à partir du portail étudiant ou du portail des employés.
S’il n’est pas possible d’effectuer les changements en question à partir du portail approprié, la personne concernée peut écrire à la responsable du respect de la vie privée pour l’informer des changements qu’elle désire apporter. Le cas échéant, la responsable de la vie privée veille à ce que ces changements soient apportés par les départements ou unités pertinents.
Un membre de la communauté universitaire qui a connaissance ou est informé d’un incident touchant le respect de la vie privée touchant des renseignements personnels, y compris tout accès ou communication non autorisés, doit en informer rapidement sa supérieure ou son supérieur ou la responsable du respect de la vie privée en écrivant à l’adresse privacy.office@concordia.ca ou en remplissant un formulaire d’incident (en anglais).
Les articles 67.2.1 à 67.2.3 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, chapitre A-2.1 (la « Loi ») prévoient que des chercheurs peuvent, à des fins de recherche, demander d’accéder à des renseignements personnels détenus par l’Université. Ce type de demande doit être présentée à la personne responsable du respect de la vie privée et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit alors être réalisée. Si l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée indique que les renseignements personnels peuvent être communiqués à des fins de recherche, l’Université doit conclure avec les chercheuses et chercheurs concernés une entente énonçant les exigences à respecter ainsi que toute mesure supplémentaire mentionnée dans l’évaluation.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’Université est la secrétaire générale, qui est également responsable du respect de la vie privée. Toute question portant sur la protection des renseignements personnels à l’Université peut être formulée par écrit en écrivant à l’adresse privacy.office@concordia.ca ou par téléphone en composant le 514-848-2424, poste 2640.
La protection des renseignements personnels est une responsabilité partagée, et les membres de la communauté universitaire doivent en tout temps s’assurer de respecter les politiques et procédures en vigueur à l’Université relativement aux renseignements personnels qu’ils recueillent, communiquent et conservent.
Oui. Une bannière de témoins est requise sur tout site Web géré par des professeurs, des chercheurs ou des membres du personnel et hébergé ou payé par Concordia. Concordia met à la disposition de son corps professoral, de son personnel et de ses unités un outil de gestion des témoins afin de se conformer aux lois québécoises sur la protection de la vie privée.
Pour en savoir plus, consultez la page Web d’IITS sur la gestion du consentement et de la confidentialité sur les sites Web.
