Avis relatif à la vie privée à l’intention des diplômés, donateurs, amis et bénéficiaires de bourses d’études

Le présent avis de confidentialité explique comment l’Avancement universitaire (AU) recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels des diplômés, donateurs, amis et bénéficiaires de bourses d’études dans le cadre de ses activités. Il explique également comment exercer son droit d’accéder à ses renseignements personnels détenus par l’AU et à les rectifier.

Pour obtenir des informations sur la collecte et l'utilisation par l'UA des renseignements personneles des étudiants actifs, veuillez consulter la section 5 de l'Avis relatif à la vie privée pour les étudiants et étudiantes.

Le choix de fournir des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web ou de tout autre service exigeant la transmission de renseignements personnels à une ou plusieurs fins (« les fins ») constitue un consentement à ce que les renseignements soient traités de la façon décrite au présent avis de confidentialité. Les renseignements personnels qui nous sont fournis ne seront utilisés qu’aux fins décrites au présent avis de confidentialité. 

Le consentement peut être mis à jour à tout moment selon la procédure énoncée ci-après sous la rubrique Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels?.

Aperçu

Nos diplômés, amis et bienfaiteurs jouent un rôle de premier plan dans la vie universitaire par leur contribution aux réalisations de Concordia au fil des ans. L’AU appuie la mission de l’Université et s’engage à vous tenir au courant des activités susceptibles de vous intéresser.

Notre travail

L’AU a pour mandat de communiquer avec les personnes diplômées et les parties prenantes en ce qui concerne les activités et l’actualité de l’Université afin de les tenir au courant des réalisations et des réussites en matière d’enseignement, de recherche et de rayonnement communautaire résultant de nos efforts concertés. En outre, nous nous attachons à recueillir du soutien philanthropique pour l’effectif étudiant, le corps professoral et les programmes d’études afin d’appuyer la mission de l’Université.

L’AU s’attache à susciter un engagement durable chez les donateurs et à les tenir informés des bienfaits de leur soutien philanthropique pour les étudiants et l’ensemble de la communauté universitaire.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

Selon les fins ayant fait l’objet d’un consentement, l’AU recueille des renseignements personnels :

• pour les besoins de ses communications avec les parties prenantes au sujet des événements, nouvelles et annonces de l’Université, de ses sondages et des occasions de soutenir Concordia;
• pour le traitement des paiements relatifs à des évènements et à des dons;
• aux fins de l’établissement de reçus officiels pour les dons consentis par les personnes donatrices.

Remarque : L’UA peut également communiquer avec les bénéficiaires de bourses d’études afin de demander leur consentement à la diffusion de renseignements personnels les concernant auprès des personnes donatrices. 

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet et pourquoi?

Sous réserve du consentement exigé, nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de nos activités. Notre collecte de renseignements personnels vise deux groupes :

Comment obtenons-nous votre consentement?

Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels sur consentement ou dans la mesure où la loi le permet ou l’exige. La manière dont nous obtenons votre consentement (c’est-à-dire le moyen employé) dépend des circonstances.

Directement avec vous

Nous vous demanderons habituellement votre consentement pour les fins prévues au moment de la collecte de vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels pour un motif qui ne vous a pas été indiqué au moment de la collecte, nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser ces renseignements pour ce nouveau motif.

Auprès d’une tierce partie

Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne, il vous incombe d’obtenir le consentement de cette dernière.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont communiqués à l’interne au personnel de l’AU et, à l’occasion, à d’autres membres du corps professoral et du personnel de Concordia, et ce, uniquement aux fins auxquelles vous avez consenti. Il se peut que nous transmettions vos renseignements personnels à des fournisseurs qui assurent la prestation de services en notre nom, le tout conformément à la loi. 

Veuillez noter que cette section concerne strictement les anciens élèves, amis et donateurs concernant les informations personnelles que nous partageons avec des tiers.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous avons mis en place des procédures qui prévoient des mesures de sécurité pour l’accès aux dossiers physiques et électroniques contenant les renseignements personnels qui sont en notre possession. Par exemple, seul le personnel autorisé a accès aux fichiers physiques et électroniques renfermant des renseignements personnels. Les données personnelles stockées électroniquement sont adéquatement protégées au moyen de mesures de sécurité et de mots de passe et ne sont accessibles qu’au personnel devant y accéder pour accomplir ses tâches.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Si vos renseignements personnels sont stockés ou traités à l’extérieur du Québec, ils le sont en conformité avec le présent avis et les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous les conservons conformément à nos obligations commerciales et légales et seulement pendant la durée raisonnablement nécessaire pour remplir ces obligations, sous réserve des délais prévus par notre calendrier de conservation.

Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels?

Nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible. Le cas échéant, nous comptons sur vous pour nous transmettre les mises à jour nécessaires concernant vos renseignements personnels.

Droit d’accès et de rectification

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ainsi qu’une copie de ceux-ci.

Si des renseignements personnels vous concernant sont inexacts, incomplets ou trompeurs, ou si leur collecte, leur divulgation ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi, vous pouvez demander leur rectification.

Si les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous pouvez dans certains cas les corriger en communiquant avec l’AU par courriel à l’adresse records.alumni@concordia.ca.

Vous pouvez en outre nous demander de l’information sur la manière dont vos renseignements personnels ont été recueillis. Vous pouvez également nous demander le nom des personnes et des organisations qui ont accès à vos renseignements ainsi que des détails sur la durée de conservation de vos renseignements.

Droit d’actualisation du consentement

Vous pouvez refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels. Dans certains cas, le refus de consentir à la demande de collecte peut signifier que nous ne serons pas en mesure de traiter votre don, de répondre à votre demande ou de vous inscrire à un événement.

Vous pouvez également retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels pour l’une ou l’autre des fins prévues en cliquant sur le bouton « Se désabonner » dans un courriel que vous avez reçu de notre part ou en écrivant à l’adresse records.alumni@concordia.ca. De même, vous pouvez changer d’avis et choisir de donner votre consentement en nous écrivant à l’adresse records.alumni@concordia.ca. Toutefois, avant d’apporter toute modification à votre consentement, nous pourrions vous demander une preuve d’identité.

Notez que, dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que vous ne serez pas en mesure d’obtenir les services demandés.

Étant donné que certains programmes de communication peuvent être déjà en cours au moment de la réception d’une telle demande, si cela s’applique aux fins auxquelles vous avez consenti, il se peut que vous continuiez à recevoir des communications pendant une courte période, jusqu’à ce que le changement soit apporté.

Comment joindre la personne responsable du respect de la vie privée?

Veuillez adresser toute question, plainte ou commentaire concernant le présent avis ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée à notre responsable du respect de la vie privée, dont les coordonnées figurent ci-dessous.

Responsable du respect de la vie privée
M^e Frederica Jacobs
1455, boul. De Maisonneuve O., bureau GM-620
Montréal (Québec)  H3G 1M8
privacy.office@concordia.ca

Comment mettrons-nous à jour l’avis relatif à la vie privée sur notre site web?

Consultez régulièrement cette page pour vous tenir au courant des modifications apportées à cet avis, car nous pourrions le mettre à jour de temps à autre.

En cas de modification de l’avis de confidentialité figurant sur notre site Web, nous publierons un avis actualisé sur notre site Web 15 jours avant l’entrée en vigueur des modifications, en précisant ce qui suit :

1. la date de la mise à jour de l’avis;
2. les modifications apportées; et
3. la date d’entrée en vigueur des modifications (si elle est postérieure à la date de publication).

En continuant d’utiliser notre site Web après la mise en œuvre de l’avis révisé, vous indiquez que vous avez lu, compris et accepté la version actuelle.