Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pourquoi effectuer une EFVP

En réalisant EFVP, l’Université peut notamment vérifier ce qui suit :

• La manière dont un produit, un programme ou un service utilise, traite ou stocke les renseignements personnels d’une personne.
• L’existence et l’efficacité des mesures mises en place pour protéger les renseignements personnels.

Exemples de situations où il est nécessaire de réaliser une EFVP

Voici quelques cas où il convient d’effectuer ce type d’évaluation :

• Un projet est mis en œuvre afin d’acquérir, de développer ou de modifier un système informatique ou un système de prestation de services par voie électronique aux fins de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation ou de la destruction de renseignements personnels de membres de la communauté universitaire (il peut s’agir, par exemple, de tout logiciel ou système infonuagique qui stocke ou traite des renseignements personnels).
• L’Université prévoit communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à des personnes physiques ou à des organismes qui souhaitent utiliser les renseignements personnels en question à des fins d’études ou de recherche ou de production de statistiques.
• L’Université prévoit communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de confier à une personne physique ou à un organisme la tâche de collecter, d’utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements en son nom.
• Un chercheur souhaite utiliser, acquérir ou renouveler un contrat pour un logiciel ou une plateforme infonuagique qui collectera, traitera, communiquera ou stockera des renseignements personnels concernant les participants à une recherche.
• Un département ou une unité souhaite utiliser, acquérir ou renouveler un contrat pour un logiciel ou une plateforme infonuagique qui gérera la prise de rendez-vous ou la réservation de salles de réunion s’il est nécessaire de fournir des renseignements personnels sur les membres de la communauté universitaire, y compris les noms et les adresses électroniques des personnes étudiantes.
• Un département ou une unité souhaite utiliser, acquérir ou renouveler un contrat pour un logiciel ou une plateforme infonuagique qui organisera des activités en ligne ou en personne s’il est nécessaire de fournir des renseignements personnels, les noms des personnes participantes, leur adresse électronique, leur numéro de carte de crédit, etc.
• Un département ou une unité souhaite utiliser, acquérir ou renouveler un contrat pour un logiciel ou une plateforme infonuagique qui comprend une fonction de clavardage si des personnes étudiantes doivent fournir des renseignements personnels, comme leur matricule étudiant, pour s’authentifier.
• Un département ou une unité souhaite utiliser, acquérir ou renouveler un contrat pour un logiciel ou une plateforme infonuagique pour utiliser, collecter, traiter ou stocker des renseignements médicaux concernant des personnes.

Marche à suivre pour réaliser une EFVP

Le Service de l’approvisionnement lance une EFVP quand il reçoit une demande d’achat de logiciel.

L’utilisateur final (qu’il soit un membre du personnel ou du corps professoral) doit réaliser l’évaluation avant d’utiliser le logiciel pour traiter des renseignements personnels en nuage. Il faut donc d’abord remplir et soumettre le formulaire de demande d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour l’utilisation d’un logiciel (en anglais).

Lorsqu’il faut réaliser une EFVP dans un contexte autre que celui de l’acquisition d’un logiciel infonuagique (si des renseignements personnels sont communiqués à l’extérieur du Québec, p. ex.), l’utilisateur peut consulter l’ambassadeur du respect de la vie privée de son unité ou communiquer avec la responsable du respect de la vie privée.

Dès réception du formulaire dûment rempli, IITS et les Services juridiques procéderont aux vérifications nécessaires. L’utilisateur doit prévoir un délai pouvant aller jusqu’à six semaines entre le moment où il remet le formulaire dûment rempli et celui où l’approbation est donnée.