La Galerie FOFA : Équilibre entre histoire et réalité

En avril dernier, mon collègue analyste, qui avait travaillé plusieurs fois avec les employés de la Galerie FOFA, m’a averti que nous allions recevoir un gros dépôt de documents électroniques de leur part. En 2022 et 2025, je m’étais occupé de deux dépôts physiques et électroniques provenant de la Galerie, donc j’étais la personne toute désignée pour prendre celui-ci en charge. Ce que je ne pouvais pas prévoir est le volume monumental qui allait m’être transféré : Plus de 97000 fichiers, totalisant 1.35 TB de données.

Un tel versement est une richesse, mais ça vient avec quelques problèmes pratiques.

La richesse s’explique d’elle-même : ces documents sont les témoins de quelques 260 expositions et événements qui se sont déroulés dans la Galerie entre les années 2005 et 2022. Il y a des milliers de photos et de textes, quelques dizaines de vidéos et de nombreux documents PDF et Word montrant le travail accompli par le personnel. Les photos sont vraiment le centre de l’attention. Ce sont celles-ci qui documentent en détails les expositions faites par les étudiants et les artistes, qui montrent la vision et le talent de ces individus et ces groupes durant leur passage à la Galerie FOFA. En tant qu’institution, nous sommes immensément intéressés à garder en mémoire comment leurs œuvres d’arts ont été exposées sur le campus, mais aussi garder des traces des performances et des événements qui ont eu lieu. Par exemple, si un vernissage inclus des performances qui ont été créées par des étudiants du Département de danse contemporaine, nous voulons garder des traces de l’exposition mais aussi des danses elles-mêmes. 

Nous sommes chanceux que la Galerie FOFA a toujours pris très au sérieux la documentation de leurs expositions et engageait systématiquement un photographe pour prendre des photos de celles-ci. Des dizaines de milliers de photos ont été prises au travers des années et, la majorité du temps, le photographe leur envoyait des copies des photos en haute qualité (TIFF) et des copies en moyenne et basse qualité (JPG). 

C’est à ce moment que nous pouvons apercevoir le premier problème : Nous ne pouvons pas garder les trois versions de chaque photo. Nous sommes intéressés à garder seulement les photos de haute qualité, donc nous pouvons nous départir des copies de basse qualité en gardant celle-ci seulement quand ce sont les seules photos disponibles. Cette décision nous permet de détruire plusieurs dizaines de milliers de fichiers sans avoir de perte d’information.

Un autre problème auquel nous devons toujours faire face est le fait que les photos en format TIFF ont tendance à prendre beaucoup de place, entre 30 et 120 MB par photo. Cela fait en sorte que le poids total du transfert est encore conséquent malgré la destruction de milliers de photos de basse qualité. Ce que nous avons décidé de faire pour attaquer ce problème est de faire une sélection des photos. C’est un processus assez demandant, qui sous-entends que je doive regarder toutes les photos pour chaque exposition et de me débarrasser de celles qui sont similaires pour ne garder que l’essentiel. Mon objectif était de détruire entre 30% et 50% des photos en gardant en tête qu’avec celles restantes, il faut quand même qu’on puisse se faire une très bonne idée de l’agencement de l’exposition et que les œuvres d’arts soient gardées dans leur contexte. Nous voulons absolument garder les traces du travail accompli par les artistes, ça reste notre objectif principal.

La dernière étape avant le dépôt dans Archivematica, notre système de conservation des documents numériques, est de faire une simple comparaison des fichiers avec ceux qu’on a reçu dans les dépôts précédents. Cela m’a permis de détruire des doublons et de baisser encore plus le poids du transfert. Il faut comprendre que l’espace de stockage dans Archivematica est précieux, donc il est essentiel de s’assurer de ne pas avoir de fichiers en double.

Toutes ces étapes m’ont permis de descendre le poids du transfert à 179 GB, pour un total de 13000 fichiers. Ça représente à peu près 13% du dépôt initial, ce qui est bien plus bas que ce que à quoi je m’attendais au début du projet.

En tant qu’archiviste, notre rôle est de penser au passé mais aussi au futur. Nous voulons garder une trace la plus fidèle possible de notre histoire mais nous devons aussi garder de l’espace pour les dépôts à venir. Dans le cas de la Galerie FOFA, les photos sont les témoins fondamentaux de cette histoire ; elles ne peuvent juste pas prendre toute l’espace disponible dans Archivematica. Il faut garder en tête que dans les prochaines années, de nouvelles photos nous seront envoyées. C’est notre devoir d’avoir cette vue d’ensemble et de garder le cap.

Si vous avez besoin d’aide pour transférer des documents électroniques (et des photos !) aux archives, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : archives@concordia.ca.

Plusieurs photos, affiches, rapports et autre documents promotionnels de la Galerie FOFA peuvent être consultés en ligne sur Internet Archives. 

- Olivier Bisaillon-Lemay, assistant aux archives et préservation numérique
   Olivier.Bisaillon-Lemay@concordia.ca