Reflection report: Japanese Language Exchange Sessions 2025-2026 Academic Year

Attracting participants (Ryuichi)

Since our first few sessions in the fall semester, we have attracted nearly 15-20 students each week, thanks to promotion through the JLCC Instagram and the Concordia events page. As someone who was in charge of the CSLP space for the language exchange sessions, I usually asked those who came for the first time about their affiliations and how they heard about it.

I often assumed that, because this is an event at Concordia, participants would be from Concordia, and we have so far welcomed both undergraduate and graduate students from various fields. They are the ones who seek the opportunity to learn Japanese and connect with the language, culture, and people, especially because Concordia does not officially offer any programs or courses related to the Japanese language.

Through word of mouth, however, the sessions have reached not only fellow Concordia students, but also students from other universities and working adults. We have welcomed students from McGill and Université de Montréal, both of which offer Japanese language courses. It was fascinating to learn that these students come to our sessions to improve their language skills and connect with others—opportunities that their own university communities do not seem to provide.

This was also true for working adult participants. I noticed a familiar face over several weeks, and asked him for what he does for a living. He told me that he is an engineer, which made me wonder how he managed to attend a session starting at 5 p.m. Apparently, he started working early in the morning and finished earlier than usual just to make it to the session. I was genuinely surprised by the level of passion and commitment. I am happily surprised by how these participants—not only from Concordia but also from the broader Montreal community—are genuinely excited about these language exchange sessions. They are not only a space to learn and practice Japanese, but have also become a place to connect with others and build a community, which is becoming the core mission of this initiative—creating a space for both students and community members.

Participant Engagement (Vitor)

We have seen an increasing number of participants over the semester beyond our initial expectations. Many times, we had to bring chairs from other rooms or split the group into more than one room, as the co-working space would not accommodate the high number of participants. It was great to see that many of them were there every week punctually and really interested in the language exchange, even inviting friends and promoting the opportunity with their peers.

The sessions were scheduled to be one hour long, but they usually lasted longer than one hour and a half, because they didn’t even feel time pass. It was often unfortunate that we had to ask participants to leave, because we had to close the building, even though almost everyone was still there and engaged in conversation (and even continuing interactions outside the building). We can see that the participants highly enjoyed the sessions, and this shows the need for spaces like this.

Challenges and Improvements

As much as we appreciated the increased number of participants, this diversity also brought several challenges. One example includes the wide range of participants’ Japanese proficiency levels and the need to navigate conversations while considering their different needs. Along with first-language or heritage speakers of Japanese, we have welcomed many advanced second-language speakers who can speak and understand Japanese fluently, while also accommodating several beginners (who may find it difficult to follow conversations only in Japanese) and intermediate learners (who need certain scaffolding to engage in conversations).

As conversations were often centered around group conversations in Japanese and voluntarily facilitated by Japanese students, they occasionally found it challenging to navigate interactions among group members with different Japanese language abilities, sometimes leading to discomfort or awkwardness. After raising this challenge among the Japanese undergraduate students, they attempted several strategies, such as creating groups based on language levels, preparing topics and prompt questions, and providing different tasks, such as vocabulary lists for beginners and debate-style discussions for advanced learners.

What I (Ryuichi) found particularly meaningful was how these Japanese undergraduate students themselves identified and addressed this issue by experimenting with different strategies and learning better approaches to organize the sessions. This also led me to reflect on how we can design language exchange sessions that benefit not only those who come to learn Japanese, but also first-language speakers who often take on the role of facilitating conversations.

Following this diversity of participants, we also needed to ensure safety and security. As the sessions took place after business hours, we were usually the only ones in the CSLP building at the time, which required coordination with campus security.

Since the sessions were open to the public, we had participants from outside Concordia, which initially caused some discomfort among others, particularly younger undergraduate students serving as facilitators. This is unsurprising, as it is not common for student clubs to be open to community members and diverse age groups that undergraduate students would typically encounter in their programs. This raised important discussions about how to maintain a safe space for all community members while remaining inclusive to everyone. We never had any incidents, and on one occasion a security officer came in to ask about the activity and noted some information about the organizers. These are aspects we need to anticipate, and we continue learning how to ensure and maintain the safety of the community.

Maintenance and Sustainability of Language Exchange Sessions

Overall, we believe that the language exchange sessions in this academic year were successful, attracting a diverse range of participants from Concordia and the broader Montreal community. Feedback forms collected at the end of sessions also showed that participants were highly satisfied (with an average rating of 9 out of 10), appreciating not only the opportunity to learn and practice the language but also the consistent space to connect with others who share similar interests but come from different backgrounds.

The challenges we encountered have provided valuable lessons for future session planning, particularly regarding format, structure, and coordination with the university to ensure the engagement and safety of all participants. 

We would like to conclude our reflection by acknowledging the support of CSLP in generously providing the space. Additionally, the language exchange sessions would not have been possible without the members involved in JLCC, with special thanks to the Japanese undergraduate students (Reiko Nogami, Yuta Fukushima, Sota One, Izumi Naka, Anna Fukuda, Chinatsu Mikami, and Sango Nakakuni). These students have taken on leadership roles in facilitating the sessions, serving as models for language learners while also creating an ongoing space for connection.

In essence, we believe that language and culture serve as a context for human connection, and we will continue to create this space for both Concordia and the broader Montreal community through Japanese language and culture.

Rapport de réflexion : Séances d’échange linguistique en japonais, année universitaire 2025–2026

Soumis par Ryuichi Suzuki et Vitor Yano.

« D’où venez-vous ? » « Comment avez-vous entendu parler de cet échange linguistique ? »

Ce sont les questions que moi (Ryuichi) pose aux participant(e)s presque chaque semaine. La Japanese Language and Culture Community (JLCC), avec le soutien du CEAP, a organisé des séances hebdomadaires d’échange linguistique sur deux trimestres. À la suite d’un projet pilote réussi et de son lancement officiel en septembre 2025, ces séances ont attiré un nombre croissant de participant(e)s. Il s’agit d’étudiant(e)s de Concordia, d’étudiant(e)s d’autres universités et d’adultes en emploi — certain(e)s venant du Japon, d’autres animé(e)s par une curiosité et un intérêt pour la langue et la culture japonaises, et toutes et tous désireux de créer des liens. Comme les participant(e)s représentent une population diversifiée au sein de la communauté montréalaise, cet engagement a dépassé nos attentes initiales, tout en reflétant les besoins exprimés par la communauté. En tant qu’étudiants aux cycles supérieurs ayant principalement joué un rôle administratif et de soutien dans ces séances d’échange linguistique au cours de l’année universitaire 2025–2026 au CEAP, nous (Vitor Yano et Ryuichi Suzuki) présentons cet article comme un rapport de réflexion. Nous visons à documenter le fonctionnement des séances, la manière dont les participant(e)s s’y sont engagé(e)s, ainsi que les pistes d’amélioration envisagées.

Attirer des participant(e)s (Ryuichi)

Dès les premières séances du trimestre d’automne, nous avons attiré environ 15 à 20 étudiant(e)s chaque semaine, notamment grâce à la promotion sur le compte Instagram de la JLCC et la page des événements de Concordia. En tant que personne responsable de l’espace du CEAP pour ces séances, je demandais généralement aux nouvelles personnes présentes leur affiliation et comment elles avaient entendu parler de l’activité. J’avais souvent tendance à supposer que, puisque l’événement avait lieu à Concordia, les participant(e)s seraient majoritairement issu(e)s de cette université. Nous avons effectivement accueilli des étudiant(e)s de premier cycle et des cycles supérieurs provenant de divers domaines. Ce sont des personnes qui recherchent une occasion d’apprendre le japonais et de se rapprocher de la langue, de la culture et des gens, d’autant plus que Concordia n’offre pas officiellement de programmes ou de cours en japonais.

Grâce au bouche-à-oreille, les séances ont toutefois rejoint non seulement des étudiant(e)s de Concordia, mais aussi des étudiant(e)s d’autres universités et des adultes en emploi. Nous avons accueilli des étudiant(e)s de l’Université McGill et de l’Université de Montréal, qui offrent pourtant des cours de japonais. Il est intéressant de constater que ces personnes viennent à nos séances pour améliorer leurs compétences linguistiques et tisser des liens — des possibilités que leur propre milieu universitaire ne semble pas offrir. Il en va de même pour les adultes en emploi. J’ai remarqué un visage familier sur plusieurs semaines et lui ai demandé ce qu’il faisait comme travail. Il m’a répondu qu’il était ingénieur, ce qui m’a amené à me demander comment il réussissait à assister à une séance commençant à 17 h. Apparemment, il commençait sa journée très tôt afin de pouvoir terminer plus tôt et être présent. J’ai été sincèrement impressionné par ce niveau d’engagement. Je suis heureux de constater à quel point ces participant(e)s — provenant non seulement de Concordia, mais aussi de l’ensemble de la communauté montréalaise — sont enthousiastes à l’égard de ces séances. Elles ne constituent pas seulement un espace pour apprendre et pratiquer le japonais, mais aussi un lieu de rencontre et de création de communauté, ce qui devient la mission centrale de cette initiative : créer un espace pour les étudiant(e)s comme pour les membres de la communauté.

Engagement des participant(e)s (Vitor)

Nous avons observé une augmentation du nombre de participant(e)s au fil du trimestre, dépassant nos attentes initiales. Il nous arrivait souvent de devoir apporter des chaises d’autres salles ou de diviser le groupe en plusieurs espaces, car l’aire de travail collaboratif ne pouvait pas accueillir tout le monde. Il était très encourageant de voir que plusieurs participant(e)s revenaient chaque semaine à l’heure, manifestant un réel intérêt pour l’échange linguistique, invitant même des ami(e)s et faisant la promotion de l’activité auprès de leurs pairs.

Les séances étaient prévues pour durer une heure, mais elles se prolongeaient souvent jusqu’à une heure et demie, tant le temps semblait passer rapidement. Il était parfois regrettable de devoir demander aux participant(e)s de partir afin de fermer le bâtiment, alors que la majorité d’entre eux et elles étaient encore engagé(e)s dans des conversations (et poursuivaient même les échanges à l’extérieur). Cela montre clairement que ces séances répondent à un besoin réel et sont fortement appréciées.

Défis et pistes d’amélioration

Bien que nous ayons apprécié l’augmentation du nombre de participant(e)s, cette diversité a également entraîné plusieurs défis. L’un d’eux concerne la grande variété des niveaux de compétence en japonais et la nécessité d’adapter les conversations à ces différences. Aux côtés de locuteurs et locutrices de langue première ou d’héritage japonais, nous avons accueilli de nombreux locuteurs et locutrices avancé(e)s capables de communiquer avec aisance, ainsi que des débutant(e)s (pour qui des conversations uniquement en japonais peuvent être difficiles à suivre) et des apprenant(e)s intermédiaires nécessitant un certain encadrement.

Comme les échanges se déroulaient souvent sous forme de discussions de groupe en japonais, animées de manière volontaire par des étudiant(e)s japonais(es), ces dernier(ère)s pouvaient parfois éprouver des difficultés à gérer des interactions entre des participant(e)s ayant des niveaux variés, ce qui pouvait entraîner des moments de malaise. Après avoir discuté de ces enjeux, les étudiant(e)s japonais(es) de premier cycle ont mis en place différentes stratégies : former des groupes selon les niveaux, préparer des thèmes et des questions, proposer des tâches différenciées comme des listes de vocabulaire pour les débutant(e)s ou des discussions de type débat pour les apprenant(e)s avancé(e)s.

Ce que moi (Ryuichi) ai trouvé particulièrement significatif, c’est la manière dont ces étudiant(e)s ont eux-mêmes identifié ces défis et expérimenté des solutions pour améliorer l’organisation des séances. Cela m’a également amené à réfléchir à la conception de séances d’échange linguistique qui profitent non seulement aux apprenant(e)s, mais aussi aux locuteurs et locutrices de langue première qui jouent souvent un rôle d’animation.

La diversité des participant(e)s a également soulevé des questions de sécurité. Les séances ayant lieu après les heures normales, nous étions souvent les seules personnes présentes dans le bâtiment du CEAP, ce qui nécessitait une coordination avec la sécurité du campus. Comme les séances étaient ouvertes au public, la présence de participant(e)s externes a parfois suscité un certain inconfort, notamment chez les étudiant(e)s de premier cycle plus jeunes qui assuraient l’animation. Cela a mené à des réflexions importantes sur la manière de maintenir un espace sécuritaire tout en restant inclusif. Aucun incident n’a été signalé, et lors d’une séance, un agent de sécurité est venu s’informer de l’activité. Ces éléments doivent être anticipés afin d’assurer la sécurité et le bien-être de la communauté.

Maintien et pérennité des séances d’échange linguistique

Dans l’ensemble, nous considérons que les séances d’échange linguistique de cette année universitaire ont été un succès, attirant une grande diversité de participant(e)s de Concordia et de la communauté montréalaise. Les formulaires de rétroaction ont révélé un haut niveau de satisfaction (note moyenne de 9 sur 10), les participant(e)s appréciant autant l’occasion de pratiquer la langue que l’espace de rencontre offert.

Les défis rencontrés ont permis de tirer des enseignements précieux pour la planification future, notamment en ce qui concerne le format, la structure et la coordination avec l’université afin d’assurer l’engagement et la sécurité de toutes et tous.

Nous souhaitons conclure en remerciant le CEAP pour son soutien et la mise à disposition des locaux. Nous remercions également les membres de la JLCC, et tout particulièrement les étudiant(e)s japonais(es) de premier cycle (Reiko Nogami, Yuta Fukushima, Sota One, Izumi Naka, Anna Fukuda, Chinatsu Mikami et Sango Nakakuni), qui ont joué un rôle clé dans l’animation des séances et la création de cet espace de rencontre.

En somme, nous croyons que la langue et la culture constituent un vecteur de connexion humaine, et nous continuerons à faire vivre cet espace pour la communauté de Concordia et de Montréal à travers la langue et la culture japonaises.