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Avis relatif à la vie privée à l’intention des diplômés, donateurs, amis et bénéficiaires de bourses d’études

Le présent avis relatif à la vie privée vise à expliquer comment l’Avancement universitaire (AU) recueille, utilise, communique et protège vos enseignements personnels dans le cadre des activités du bureau de l’AU. Cet avis renferme également des précisions sur les diverses façons dont vous pouvez exercer vos droits, par exemple pour accéder à vos renseignements ou les rectifier.

Dernière mise à jour : 15 février 2024, 12h24

Si vous donnez votre consentement et nous fournissez des renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site web ou de tout autre service impliquant la transmission de renseignements personnels à une ou plusieurs fins (« la » ou « les fins »), nous considérons que vous acceptez que ces renseignements soient traités de la manière décrite dans le présent avis relatif à la vie privée, pour les fins auxquelles vous avez consenti. Vos renseignements personnels seront uniquement utilisés aux fins pour lesquelles vous avez expressément donné votre accord.

À tout moment, vous pouvez changer d’avis et mettre à jour votre consentement en suivant la procédure décrite plus loin intitulée Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels?.

Aperçu

Nos diplômés, amis et bienfaiteurs jouent un rôle important dans la vie universitaire par leur contribution aux réalisations de Concordia au fil des ans. L’AU appuie la mission de l’Université et s’engage à vous tenir au courant des activités connexes qui pourraient vous intéresser.

Notre travail

Le mandat de l’AU consiste à collaborer avec les diplômées et diplômés et les parties prenantes en ce qui concerne les activités et les données de l’Université afin de les tenir informés des réalisations et des réussites pédagogiques et communautaires résultant de nos efforts concertés. En outre, nous nous efforçons d’obtenir un soutien philanthropique pour nos étudiantes et étudiants, les membres du corps professoral ainsi que nos programmes d’études afin de soutenir la mission de l’Université.

L’AU veille à susciter un engagement durable chez les donateurs et à les tenir informés de l’impact positif de leur soutien philanthropique sur les étudiants et l’ensemble de la communauté universitaire.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

En fonction de les fins à auxquelles vous avez consenti, AU recueille vos renseignements personnels :

  • Pour communiquer avec vous au sujet des événements, nouvelles et annonces de l’Université, des sondages en cours et des occasions de soutenir Concordia
  • Pour le traitement des paiements
  • Pour vous fournir un reçu officiel pour vos dons
  • En tant qu’étudiante ou étudiant de Concordia, pour communiquer avec vous et recueillir des renseignements pouvant être transmis à la donatrice ou au donateur de la bourse d’études que vous avez reçue

Quels sont les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet et pourquoi?

Sous réserve de votre consentement, nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires à l'exercice de nos activités.

1. Pour communiquer avec vous, au besoin

2. Pour le traitement des paiements et la délivrance d’un reçu de don, le cas échéant

3. Gestion des donatrices et donateurs ayant financé des bourses d’études, le cas échéant

Comment obtenons-nous votre consentement?

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels avec votre consentement ou dans la mesure où la loi le permet ou l’exige. La manière dont nous obtenons votre consentement (c’est-à-dire la façon dont nous l’obtenons) dépend des circonstances.

Directement avec vous

Nous vous demanderons votre consentement pour les fins prévues au moment de la collecte de vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels pour un motif qui ne vous a pas été indiqué au moment de la collecte, nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser ces renseignements pour ce nouveau motif.

Auprès d’une tierce partie

Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne, il vous incombe d’obtenir le consentement de cette dernière.

À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont transmis à l’interne au personnel de l’AU et, à l’occasion, à d’autres membres du corps professoral et du personnel de Concordia, et ce, uniquement aux fins auxquelles vous avez consenti. Il se peut que nous partagions vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services qui assurent la prestation de services en notre nom, le tout conformément à la loi. 

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nous avons mis en place des procédures qui prévoient des mesures de sécurité pour l’accès aux dossiers physiques et électroniques contenant les renseignements personnels qui sont en notre possession. Par exemple, seul le personnel autorisé a accès aux fichiers physiques et électroniques renfermant des renseignements personnels. Les données personnelles hébergées électroniquement sont adéquatement protégées au moyen de mesures de sécurité et de mots de passe et ne sont accessibles qu’au personnel devant y accéder pour accomplir ses tâches.

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Si vos renseignements personnels sont hébergés et/ou traités dans une autre province ou un autre pays, cela se fait dans le respect du présent avis et des lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous les conservons conformément à nos obligations commerciales et légales et seulement pendant la durée raisonnablement nécessaire pour remplir ces obligations, sous réserve des délais prévus par notre calendrier de conservation.

Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels?

Nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible. Le cas échéant, nous comptons sur vous pour nous transmettre les mises à jour nécessaires concernant vos renseignements personnels.

Droit d’accès et de rectification

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ainsi qu’une copie de ceux-ci.

Si des renseignements personnels vous concernant sont inexacts, incomplets ou trompeurs, ou si leur collecte, leur divulgation ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi, vous pouvez demander leur rectification.

Si les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous pouvez, dans certains cas, les corriger en communiquant avec l’Avancement universitaire par courriel à l’adresse records.alumni@concordia.ca.

Vous pouvez également nous demander des renseignements sur la manière dont vos informations personnelles ont été recueillies, ainsi que le nom des personnes et des organisations qui ont accès à vos renseignements et des détails sur la durée de conservation de ces derniers.

Droit de mise à jour du consentement

Vous pouvez refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels. Dans certains cas, le refus de consentir à la demande de collecte peut signifier que nous ne serons pas en mesure de traiter votre don, de répondre à votre demande ou de vous inscrire à un événement.

Vous pouvez également retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels pour l’une ou l’autre des fins prévues en cliquant sur le bouton « Se désabonner » dans un courriel que vous avez reçu de notre part ou en écrivant un courriel à l’adresse suivante : records.alumni@concordia.ca. De même, vous pouvez changer d’avis et choisir de donner votre consentement en nous écrivant à l’adresse records.alumni@concordia.ca. Toutefois, avant de mettre en œuvre les modifications apportées à votre consentement, nous pourrions vous demander une preuve d’identité.

Notez que, dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que vous ne serez pas en mesure d’obtenir les services requis. Nous vous indiquerons les conséquences possibles de votre retrait, le cas échéant.

Étant donné que certains programmes de communication peuvent être déjà en cours au moment de la réception d’une telle demande, si cela s’applique aux fins auxquelles vous avez consenti, il se peut que vous continuiez à recevoir des communications pendant une courte période, jusqu’à ce que le changement soit mis en œuvre.

Comment joindre la personne responsable du respect de la vie privée?

Veuillez adresser toute question, plainte ou commentaire concernant le présent avis ou nos pratiques en matière de protection de la vie privée à notre responsable du respect de la vie privée, dont les coordonnées figurent ci-dessous.

Responsable du respect de la vie privée
Me Frederica Jacobs
1455, boul. De Maisonneuve O., salle GM-620
Montréal (Québec)  H3G 1M8
privacy.office@concordia.ca

Comment mettrons-nous à jour l’avis relatif à la vie privée sur notre site web?

Consultez régulièrement cette page pour vous tenir au courant des modifications apportées à cet avis, car nous pourrions le mettre à jour de temps à autre.

En cas de modification de l’avis relatif à la vie privée figurant sur notre site web, nous publierons un avis actualisé sur notre site web 15 jours avant l’entrée en vigueur des modifications, en précisant ce qui suit :

  1. la date de la mise à jour de l’avis;
  2. les modifications apportées; et
  3. la date d’entrée en vigueur des modifications (si elle est postérieure à la date de publication).

En continuant d’utiliser notre site web après la mise en œuvre de l’avis révisé, vous indiquez que vous avez lu, compris et accepté la version actuelle.

Questions et commentaires

Toute question ou demande d’information portant sur l’accès aux documents détenus par l’Université Concordia peut être formulée auprès de :

Gabriel Desjardins
Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Secrétariat général
gabriel.desjardins@concordia.ca 
514-848-2424, poste 4804

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