Guide des pratiques durables dans l’organisation d’événements et certification

Voici quelques pratiques recommandées à prendre en compte pour favoriser la diversité et l’inclusion dans le cadre de votre événement durable :

• Si vous avez un comité de planification des activités, assurez-vous d’y intégrer des personnes issues de communautés sous-représentées.
• Intégrez et valorisez de manière adéquate la parole des communautés sous-représentées dans le contenu de votre événement.
• Faites la promotion de votre événement par l’entremise de divers canaux.
• Établissez un code de conduite et expliquez clairement par quels moyens les personnes participantes peuvent signaler d’éventuelles infractions.
• Encouragez les personnes conférencières et participantes à préciser leurs pronoms si elles le souhaitent lorsqu’elles se présentent, et utilisez un langage non binaire dans la mesure du possible.
• Offrez des services de garde d’enfants.

Voici quelques pratiques recommandées à prendre en compte pour favoriser l’autochtonisation dans le cadre de votre événement durable :

• Si vous avez un comité de planification des activités, assurez-vous d’y intégrer les perspectives autochtones.
• Si votre événement comporte du contenu ou des points de vue liés aux peuples autochtones, assurez-vous de consulter et d’inviter les personnes concernées et à leur offrir une rémunération appropriée.
• Familiarisez-vous avec la déclaration de reconnaissance territoriale, que vous pouvez obtenir auprès des directions autochtones, et entraînez-vous au préalable à prononcer correctement les termes qui s’y trouvent.

Voici quelques pratiques recommandées à prendre en compte pour favoriser l’accessibilité dans le cadre de votre événement durable :

• Respectez les meilleures pratiques établies en matière d’accessibilité universelle (par exemple, possibilité de participer virtuellement par communication audio ou clavardage; activation du sous-titrage automatique; annonce de l’enregistrement de l’événement; possibilité de soumettre des commentaires ou des questions sous couvert de l’anonymat; choix d’un lieu accessible; orientation et commodités favorisant l’accessibilité; signalisation claire ou personnel d’accueil pour les événements en présentiel).
• Mettez en place des mesures d’adaptation pour les personnes qui en font la demande (par exemple, prise de notes, matériel audiovisuel fourni au préalable, services de sous-titrage en direct, services d’interprétation en langue des signes, accompagnement personnel, guide voyant).
• Veillez à ce que les pages Web, les documents, les exposés et présentations ainsi que le matériel promotionnel soient conformes aux directives en matière d’accessibilité.
• Rendez votre événement financièrement accessible en offrant la gratuité ou en proposant des tarifs réduits.
• Organisez votre événement à un moment qui convient à votre public.
• Invitez la personne chargée de l’animation, de la modération ou de l’accueil à utiliser des modes d’expression facilement compréhensibles et anti-oppressifs.
• Si vous proposez un événement d’une journée ou de plusieurs jours, prévoyez des pauses suffisantes et des activités axées sur le mieux-être dans votre programme.
• Pour les événements axés sur le contenu (tables rondes, conférences, présentations ou concours d’études de cas), rendez la documentation pertinente accessible une fois l’événement terminé.
• Recueillez les commentaires des personnes participantes après l’événement et prenez note des enseignements à en tirer.

Voici quelques pratiques recommandées à prendre en compte pour faciliter la gestion des déchets et les transports dans le cadre de votre événement durable :

• Optez pour des matériaux durables pour votre événement.
• Utilisez de la vaisselle réutilisable plutôt que de la vaisselle jetable.
• Réduisez les emballages à usage unique et optez pour des emballages écoresponsables.
• Fournissez des poubelles appropriées, assorties d’indications claires pour le tri des déchets.
• Faites don des surplus de nourriture.
• Si votre événement accueille des participantes et participants de l’extérieur du campus, encouragez-les à utiliser des moyens de transport durables pour s’y rendre.
• Si des personnes conférencières ne sont pas de la région, demandez-leur de participer virtuellement à l’événement.
• Si votre événement vise une participation internationale, organisez-le virtuellement.

Voici quelques pratiques recommandées à prendre en compte pour les achats et les commandites dans le cadre de votre événement durable :

• Choisissez des commanditaires, des fournisseurs et des traiteurs qui répondent à au moins deux des critères suivants : entreprise exerçant ses activités dans la région environnante; entreprise d’économie sociale ou entreprise promouvant la durabilité sociale; entreprise promouvant la durabilité environnementale.
• Achetez auprès d’au moins un fournisseur ou traiteur appartenant à des personnes issues d’une communauté sous-représentée.
• Offrez des cadeaux et des prix non matériels ou, au besoin, choisissez des produits respectueux de l’environnement ou socialement responsables, que les personnes participantes peuvent refuser.
• Proposez un nombre de plats à base de plantes (végétaliens) égal ou supérieur aux options à base de viande, et évitez les repas contenant du bœuf.
• Donnez la priorité aux aliments et boissons locaux, durables et inclusifs sur le plan culturel, et veillez à ce qu’ils soient étiquetés correctement.

Voici quelques pratiques recommandées à prendre en compte en ce qui a trait à la consommation numérique dans le cadre de votre événement durable :

• Invitez vos participantes et participants à opter pour une diffusion en continu de qualité inférieure et à éteindre leur caméra lorsqu’ils ne font pas de présentation ou n’interagissent pas avec les autres.
• Choisissez une plateforme vidéo à faible empreinte carbone.
• Si vous envoyez un courriel aux personnes participantes, ajoutez dans le champ réservé à la signature un rappel les invitant à supprimer leurs courriels inutiles.
• Pour envoyer des documents et des vidéos aux personnes participantes, utilisez la plateforme de votre événement ou une plateforme de partage infonuagique.

Voici quelques pratiques recommandées à prendre en compte en ce qui a trait à la sensibilisation à l’importance du développement durable et à la production de comptes rendus dans le cadre de votre événement durable :

• Communiquez les mesures de durabilité prises dans le cadre de l’événement et suggérez les actions que les participants, les conférenciers et les présentateurs peuvent entreprendre pour accroître la durabilité de l’événement.
• Si votre événement en présentiel compte plus de 100 personnes participantes, ou si votre événement virtuel s’étend sur plusieurs jours ou compte 500 personnes participantes, calculez les émissions de GES liées à l’organisation et à la tenue de l’événement.