Foire aux questions

En principe, toutes les recherches portant sur des sujets humains ainsi que toutes les recherches utilisant des matières biologiques humaines sont soumises à un examen éthique. 

Il existe toutefois certaines exceptions. Veuillez consulter ce document et vous adresser au personnel de l’Unité d’éthique de la recherche pour savoir si votre recherche doit faire l’objet d’une évaluation.

Les recherches qui comportent un risque plus que minimal sont examinées par le comité d’éthique de la recherche sur les sujets humains (HREC). Les recherches menées par des membres du corps professoral et considérées comme présentant un risque minimal font l’objet d’un examen accéléré par les membres du comité. 

Les recherches étudiantes qui comportent un risque minimal font l’objet d’une évaluation accélérée par le collège des examinateurs en éthique (CER). Celles qui ne sont menées que dans un but pédagogique sont examinées au sein du département. Communiquez avec votre département d’enseignement pour en savoir plus sur ce type d’évaluation. 

Consultez cet organigramme pour voir le résumé du processus

Une recherche à risque minime désigne « toute étude dans laquelle la probabilité et l’ampleur des préjudices éventuels découlant de la participation à la recherche ne sont pas plus élevées que celles des préjudices inhérents aux aspects de la vie quotidienne du participant liés à la recherche ». Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le chapitre 2 de l’Énoncé de politique des trois conseils (EPTC). Pour savoir si votre recherche est considérée comme à risque minime, communiquez avec le personnel de l’Unité d’éthique de la recherche. 

Le comité d’éthique de la recherche sur les sujets humains se réunit aux dates ci-dessous pour passer en revue les recherches qui comportent un risque plus que minimal. Pour faire examiner les documents propres à votre étude à une date de réunion donnée, vous devez les soumettre avant la date limite correspondante. 

Tous les documents doivent être accompagnés du formulaire Résumé du protocole de recherche, disponible sur la page relative à l’éthique. Selon la nature de votre recherche, vous pourriez également devoir soumettre les documents ci-dessous. 

• Formulaires ou messages de consentement 
• Formulaire d’évaluation scientifique 
• Matériel de recrutement, par exemple affiches, contenu destiné aux réseaux sociaux et scripts téléphoniques 
• Instruments utilisés pour recueillir les données, par exemple questionnaires ou guides d’entretien 
• Message de débreffage  
• Liste des ressources vers lesquelles les personnes participantes peuvent être orientées si nécessaire 
• Documentation attestant du soutien apporté par les organismes collaborateurs, comme les commissions scolaires ou les communautés autochtones 

Les membres du corps professoral doivent soumettre leur étude aux fins d’évaluation sur ConRAD. Vous trouverez également le lien pour accéder à ConRAD dans Carrefour, sur votre page My CU Account. Apprenez-en plus sur le système ConRAD. 

Les personnes étudiantes doivent soumettre leur recherche aux fins d’évaluation par courriel. 

Une fois que nous avons reçu tous les documents nécessaires et que ceux-ci ont été transmis aux fins d’évaluation, une première réponse est envoyée à la chercheuse ou au chercheur dans un délai d’environ quatre semaines. Cette première réponse peut prendre la forme d’une approbation complète ou d’une demande de renseignements supplémentaires ou de précisions. Le délai approximatif pour le traitement des protocoles des personnes étudiantes et enseignantes est de quatre à six semaines, à compter de la date de soumission du protocole jusqu’à la délivrance du certificat. 

Ces délais de traitement dépendent également dans une large mesure de facteurs tels que la complexité et le niveau de risque, l’exhaustivité de la demande et le délai de réponse des chercheuses et chercheurs aux commentaires et aux préoccupations. 

La méthode la plus courante pour recueillir les consentements consiste à fournir aux personnes participantes potentielles un formulaire de consentement écrit qui explique la recherche en termes compréhensibles et de manière suffisamment détaillée pour leur permettre de prendre une décision éclairée. Elles sont invitées à signer le formulaire si elles acceptent de participer.

Reportez-vous aux modèles disponibles sur la page relative à l’éthique pour en savoir plus sur l’élaboration d’un formulaire de consentement. 

Dans certaines circonstances, il peut être impossible ou peu souhaitable d’utiliser un formulaire de consentement écrit. Une autre solution peut alors être envisagée pour consigner le consentement. Si c’est le cas, communiquez avec le personnel de l’Unité d’éthique de la recherche. 

Les recherches qui comportent un risque plus que minimal pour les personnes participantes doivent faire l’objet d’une évaluation visant à déterminer leur valeur scientifique. Toutefois, les recherches suivantes sont considérées comme ayant fait l’objet d’un examen de leur valeur scientifique et ne nécessitent pas de formulaire d’évaluation scientifique 

• Les recherches financées à l’issue d’un processus d’évaluation par les pairs dans le cadre d’un concours. 
• Les recherches étudiantes ayant fait l’objet d’une approbation à l’issue d’une soutenance ou d’un projet de mémoire ou de thèse.

Dans toutes les autres situations, un formulaire d’évaluation scientifique est requis pour les recherches présentant un risque plus que minimal. 

Il n’est pas nécessaire de soumettre ce formulaire pour les recherches qui comportent tout au plus un risque minimal pour les personnes participantes.

Après avoir examiné votre demande, les évaluateurs pourraient formuler des questions ou poser des conditions. Si c’est le cas, vous recevrez un courriel vous informant de l’état de votre demande, ainsi que des commentaires et des directives complètes. 

Veuillez répondre à chaque commentaire par courriel ou dans un document distinct. Accompagnez vos réponses des copies des documents révisés. Toutes les modifications apportées au formulaire et à ses annexes révisées doivent être mises en évidence au moyen de surlignage ou de caractères gras. 

Si vous souhaitez modifier une demande déjà approuvée, veuillez soumettre une demande de modification. 

Celle-ci doit comprendre les éléments suivants : 

1. Un courriel d’accompagnement demandant la modification d’un protocole approuvé.  
2. Un document distinct (en format PDF) décrivant toutes les modifications apportées, accompagné d’une explication claire et détaillée des raisons motivant ces changements. Veuillez indiquer les documents et les sections visés par ces modifications (formulaire d’évaluation scientifique ou pièces justificatives). 
3. Une version révisée du formulaire d’évaluation scientifique et des pièces justificatives, avec toutes les modifications clairement mises en évidence. Ne renvoyez pas toutes vos annexes. Seules celles qui concernent la demande de modification doivent être renvoyées. 
4. Toutes les annexes nouvelles ou révisées. Celles-ci doivent être présentées dans des documents distincts enregistrés en format PDF.

Vous pouvez envoyer votre demande de modification en répondant au courriel à l’adresse oor.ethics@concordia.ca. 

L’approbation éthique est généralement valide pendant un an; la date d’expiration figurera sur votre Certificat de conformité éthique. Vous devez soumettre un rapport annuel afin de conserver votre approbation. Veuillez soumettre vos rapports annuels à l’Unité d’éthique de la recherche un mois avant la date d’expiration. 

L’approbation éthique doit être maintenue tant qu’il existe une possibilité de devoir communiquer avec les personnes participantes. Par exemple, si vous devez communiquer avec les personnes participantes pour les informer de découvertes fortuites, leur poser des questions de suivi concernant une entrevue antérieure ou leur communiquer les résultats de l’étude, l’approbation éthique doit être maintenue. 

Lorsque vous arrivez à un stade où il est certain que vous n’aurez plus besoin de communiquer avec les personnes participantes, vous devez soumettre un rapport annuel indiquant que l’étude est terminée. 

Les recherches réalisées à l’aide de la plateforme de bio-imagerie de l’École de la santé doivent être évaluées par le Comité central d’éthique de la recherche du ministère de la Santé et des Services sociaux. Le personnel de l’Unité d’éthique de la recherche vous informera si d’autres exigences particulières s’appliquent à votre recherche.

La plupart des établissements de recherche au Canada ont accepté de se conformer à l’Énoncé de politique des trois conseils et doivent donc examiner toutes les recherches menées sous leur égide. 

Consultez l’organigramme des recherches menées sous l’égide de Concordia. 

Cela signifie qu’un projet de recherche peut être soumis à l’examen de plusieurs établissements. Afin de réduire au minimum les éventuelles complications, communiquez avec le personnel de l’Unité d’éthique de la recherche pour discuter de la marche à suivre.

Le comité d’éthique de la recherche sur des sujets humains est actuellement composé des personnes ci-dessous.

Le comité d’éthique de la recherche propose un tutoriel en ligne sur l’éthique de la recherche.

De plus, le personnel de l’Unité d’éthique de la recherche propose des consultations individuelles et des séances de formation sur l’éthique de la recherche. Communiquez avec eux pour obtenir de plus amples renseignements.

Le personnel de l’Unité d’éthique de la recherche peut vous aider pour toute question relative à l’éthique de la recherche.

Veuillez suivre les instructions ci-dessous pour soumettre une demande de déblocage de fonds (calculé au prorata) :

1. Ouvrez une session dans Carrefour. 
2. Cliquez sur « My CU Account », faites défiler vers le bas, cliquez sur « Faculty and Academic », puis sur « ConRAD ». 
3. Dans la barre d’outils en haut à droite, cliquez sur « APPLY NEW ». 
4. Cliquez sur le lien « HREC Pro-Rating of Research Funds », puis remplissez le formulaire.  

Nouveaux formulaires de demande 
Comité d’éthique de la recherche sur les sujets humains (HREC)

Toutes les personnes étudiantes et enseignantes menant des recherches sur des sujets humains ou utilisant des données issues de sujets humains doivent suivre cette formation. Vous devez fournir une copie de votre attestation pour officialiser tout nouveau protocole, demande de modification, renouvellement, etc.

Vous pouvez suivre la formation en éthique de la recherche sur le site suivant :  

https://tcps2core.ca/welcome?lang=fr

Vous pouvez accéder directement au système ConRAD en cliquant sur ce lien. Un lien vers ConRAD est également disponible sur la page My CU Account dans Carrefour. Ce lien vous redirigera directement vers votre page d’accueil personnelle.

ConRAD vous permet de soumettre électroniquement des documents de recherche internes (formulaires de demande de subvention, URO, demandes de conformité, etc.). Si vous êtes membre d’un comité ou signataire autorisé, vous pouvez également accéder aux demandes, les examiner et les approuver électroniquement dans le système. 

Actuellement, on y trouve le formulaire de demande de subvention, l'URO, le résumé de protocole de recherche et le résumé de protocole de recherche sur les animaux. D’autres formulaires seront ajoutés ultérieurement. 

ConRAD est conçu pour vous faire gagner du temps et économiser du papier, deux ressources précieuses. Ce système enregistre toutes vos activités de recherche au fil du temps, vous fournissant ainsi un historique complet de toutes vos initiatives de recherche. Même les documents (demandes de subvention complètes, formulaires de consentement, etc.) peuvent être stockés dans le système pour une consultation future rapide et facile. Les activités subséquentes à l’approbation, telles que la soumission des rapports annuels de conformité et les demandes de prolongation pour les subventions internes, peuvent également être soumises en ligne.

Oui, les anciens formulaires papier resteront disponibles jusqu’à nouvel ordre. Cependant, le système ConRAD simplifie considérablement le processus de soumission, c’est pourquoi nous encourageons tous les chercheurs et chercheuses à y accéder et à l’explorer.

Actuellement, l’accès direct à ConRAD est limité aux campus Loyola et SGW de Concordia. Pour y accéder depuis l’extérieur du campus, vous devrez vous connecter au réseau privé virtuel.

Vous pouvez joindre un document enregistré dans vos fichiers sous l’onglet « Document Tracking » dans la section « Current Documents ». Il pourrait être nécessaire de scinder les fichiers volumineux en deux documents, car la taille maximale des fichiers autorisée par le système est de 5 Mo. 

Si vous ne disposez pas encore d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe pour accéder au système, envoyez un courriel à conrad@algol.concordia.ca.

Pour toute question concernant le système ConRAD, envoyez un courriel à l’adresse conrad@algol.concordia.ca. 

Si vous souhaitez accéder au système ConRAD à l’extérieur du campus, vous devez vous connecter au service de réseau privé virtuel de Concordia. Pour obtenir de l’aide concernant le réseau privé virtuel, communiquez avec le Service d’assistance d’IITS au 514 848-2424, poste 7613, ou par courriel à l’adresse help@concordia.ca.

Vous pouvez accéder directement au système ConRAD (base de données sur l’administration de la recherche de l’Université) en cliquant sur ce lien. Un lien vers ConRAD est également disponible sur la page My CU Account dans Carrefour. Toutes les demandes de subvention sont désormais acheminées au moyen du système électronique ConRAD de Concordia. 

Pour toute question concernant le système ConRAD, envoyez un courriel à l’adresse conrad@algol.concordia.ca. 

Pour obtenir de l’aide concernant le réseau privé virtuel, communiquez avec le Service d’assistance d’IITS au 514 848-2424, poste 7613, ou par courriel à l’adresse help@concordia.ca.

AERC (CARE): Cette association concerne tous les postes de recherche autres que ceux destinés aux personnes étudiantes. Elle regroupe également les étudiantes et étudiants qui ne sont pas inscrits à l’Université Concordia.  

STTREC (CREW) : Ce syndicat régit tous les contrats des étudiantes et étudiants assistants de recherche de l’Université Concordia. 

Pour en savoir plus, écrivez au conseiller en personnel de recherche à l’adresse jeremy.lemieux@concordia.ca. 

Non, pas si les fonds de recherche sont utilisés pour rémunérer l’employé.

Suivez ce lien pour connaître les échelles salariales en vigueur.

Non, mais le conseiller en personnel de recherche peut vous aider à trouver la catégorie correspondant au poste de votre employé·e de recherche.

Dans le cas du AERC/CARE, tout poste d’une durée supérieure à quatre mois doit être publié en ligne pendant dix jours. L’affichage des postes d’une durée inférieure à quatre mois n’est pas exigé.  

Dans le cas du STTREC-TA, les postes qui ne sont pas proposés à titre d’incitatif à l’inscription doivent être affichés. Le poste doit être affiché pendant au moins cinq jours.

Cliquez sur ce lien pour obtenir de plus amples renseignements et des exemples d’affichages de postes du AERC/CARE et du STTREC-TA.

Votre département ou unité de recherche doit publier l’offre d’emploi sur le site Web du département, qui est accessible au public.

Tous les avis d’embauche pour les postes relevant du AERC/CARE ou du STTREC-TA et pour les autres types de postes doivent maintenant être enregistrés dans le système d’information sur les ressources professorales (SIRP). Si le SIRP n’est pas accessible, vous pouvez trouver les formulaires ici. Si vous éprouvez des difficultés ou avez besoin de renseignements complémentaires, communiquez avec le conseiller en personnel de recherche. 

Les avis de modification ne sont pas rédigés au moyen du SIRP. Si le SIRP n’est pas accessible, vous pouvez trouver les formulaires ici. Si vous éprouvez des difficultés ou avez besoin de renseignements complémentaires, communiquez avec le conseiller en personnel de recherche.

Vous pouvez remplir un avis de modification pour les raisons suivantes : 

• s’il survient un changement touchant les fonds utilisés pour rémunérer l’employé; 
• pour renouveler un contrat n’ayant pas de période d’interruption, par exemple, si le contrat prend fin le 1er janvier et que vous souhaitez le renouveler à compter du 2 janvier, ou encore, si le contrat prend fin un vendredi et que vous souhaitez le renouveler pour le lundi suivant. Si le contrat comporte une période d’interruption, veuillez remplir un avis d’embauche. 

Pour toute question concernant la soumission d’un avis de modification, communiquez avec le conseiller en personnel de recherche.

Les avis de cessation d’emploi ne sont pas rédigés au moyen du SIRP. Si le SIRP n’est pas disponible, vous trouverez les formulaires ici. Si vous éprouvez des difficultés ou avez besoin de renseignements complémentaires, communiquez avec le conseiller en personnel de recherche. 

*Si vous mettez fin au contrat d’un employé avant la date d’échéance prévue, consultez l’Unité des relations du travail au sein du Service des ressources humaines avant de soumettre l’avis de cessation d’emploi dans le SIRP. Au besoin, consultez le conseiller en personnel de recherche.

Oui, les membres du personnel relevant du CARE accumulent des jours de vacances. 

Si le contrat est d’une durée inférieure à un an, l’employé·e accumule 1 jour de congé par mois, jusqu’à un maximum de 10 jours par an. Si le contrat est d’une durée de 12 mois ou plus, l’employé·e accumule des jours de congé à raison de 22 jours par an, calculés au prorata des heures travaillées. Les jours de congé accumulés peuvent être pris à partir du 1er juin de l’année suivante. 

*Si l’employé·e n’a pas pris tous ses jours de congé à la fin de son contrat, vous devez lui verser une compensation financière correspondant aux jours de congé restants. 

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les jours de vacances, reportez-vous à la convention collective. 

Les membres du personnel du STTREC-TA n’accumulent pas de jours de vacances. Ils reçoivent l’équivalent de 4 % de salaire supplémentaire dans chaque paie, et ce montant est inclus dans leur taux horaire. 

Oui. Veuillez consulter cette note de service du Bureau de la trésorerie. 

Nous recommandons de prévoir une augmentation salariale de 4 % par an.

Convention collective du STTREC-TA  

Convention collective du AERC/CARE 

Non, tous les employés relevant du AERC/CARE doivent respecter la clause relative au lieu de travail prévue dans la convention collective du AERC/CARE. Si vous devez embaucher une personne résidant à l’extérieur du Québec, écrivez au conseiller en personnel de recherche à l’adresse jeremy.lemieux@concordia.ca pour obtenir plus de renseignements.