Pour commencer

Avant de réserver une installation, posez-vous les questions suivantes. 

• Combien de personnes prévoyez-vous accueillir? (invités de l’interne et de l’externe, personnes mineures)
• S’agit-il d’un événement officiel ou d’une activité informelle?
• Comment avez-vous besoin d’aménager les installations?
• Aurez-vous besoin de matériel audiovisuel, de mobilier ou d’un podium?
• Allez-vous servir de la nourriture, de l’alcool ou des rafraîchissements?
• Votre activité nécessite-t-elle une inscription en ligne?
• Aurez-vous besoin de places de stationnement?
• Aurez-vous besoin de matériel imprimé?
• Souhaitez-vous que votre événement respecte des critères de durabilité? 

Un événement réussi ne se planifie pas en un claquement de doigts! Pour que tout se passe bien, voici quelques échéances à respecter. 

• Commande d’alcool (au bar de l’Université) : 20 jours à l’avance
• Permis de réunion (personnes étudiantes) : 15 jours à l’avance
• Formulaire de dérogation concernant l’alcool (personnes étudiantes) : 20 jours ouvrables à l’avance
• Attestation de service sécuritaire : planifiez la formation et la période d’essai en conséquence. N’oubliez pas de vous inscrire à la formation.
• Réservation d’espaces événementiels : 20 jours à l’avance
• Réservation de salles de classe et de kiosques : 10 jours à l’avance
• Demandes de mobilier : 6 jours à l’avance
• Demandes de soutien technique : 10 jours à l’avance

Conseil de pro : tenez compte du temps nécessaire à la soumission des formulaires, à l’obtention des autorisations et au traitement des demandes.

En fonction de votre statut et des détails de votre activité, vous pourriez avoir besoin d’une autorisation.

• Membres du personnel et du corps professoral : Si le coût du service de traiteur dépasse 5 000 $ ou si de l’alcool est servi ou vendu, le Formulaire d’autorisation doit être présenté avec votre demande de réservation de local ou de service d’alcool.
• Personnes étudiantes : Un formulaire de dérogation concernant l’alcool doit être soumis au moins 20 jours ouvrables à l’avance, avec signature de l’administratrice ou de l’administrateur du local ainsi que de la directrice ou du directeur de la vie étudiante. 

Un budget clair facilite la prise de décisions liées aux installations, aux traiteurs, aux locations et aux services. N’oubliez pas que les services de planification d’événements, d’assistance technique et de nettoyage peuvent entraîner des coûts supplémentaires. 

• Associations étudiantes inscrites : assurez-vous d’avoir l’autorisation budgétaire de la vice-présidente ou du vice-président aux finances de votre association-cadre avant d’effectuer toute demande liée à une activité.

Les politiques sont importantes. Si votre activité prévoit un service de nourriture ou d’alcool, s’il accueille des personnes mineures ou si vous réservez des installations sur le campus, vous devez respecter toutes les politiques et procédures connexes de l’Université. Consultez les politiques relatives aux événements. 

Membres du corps professoral et du personnel – assurez-vous de suivre les directives ci-dessous en matière d’approvisionnement. 

• Les commandes de traiteur doivent être payées avec la carte de l’Université T-Card.
• Les commandes de traiteur dépassant 25 000 $ avant taxes nécessitent deux devis écrits.
• Pour plus d'informations, consultez la page sur l'approvisionnement.

Un plan d’activité bien détaillé nous permettra de mieux vous aider! 

Décrivez avec précision votre activité dans votre demande. Tout manque d’information peut donner lieu à des retards ou avoir une incidence sur la réussite de l’activité. 

Demandez et vérifiez les devis et les confirmations venant des prestataires de services pour vous assurer de leur exactitude. 

Ne faites pas la promotion de votre événement tant que votre réservation n’est pas officiellement confirmée. Vous éviterez ainsi toute confusion et assurerez une promotion avec des renseignements exacts.