Alimentation et traiteur lors d’événements
Vous souhaitez organiser un événement à Concordia? Explorez les options de services alimentaires pour votre activité :
Service de traiteur
Choisissez parmi une liste de services de traiteur approuvés par l’Université pour assurer la réussite de votre événement. Le service de traiteur comprend :
- la préparation, la manipulation et la livraison de la nourriture par un traiteur professionnel;
- en option, un service de serveurs sur place pour vos invités.
Veuillez prendre connaissance des documents suivants avant d’organiser un événement avec traiteur.
- Conditions de réservation
- Politique sur le service de nourriture ou de boissons à l’Université (VPSS-7).
- Si les frais de traiteur dépassent 5 000 $, vous devez remplir le formulaire Autorisation pour les services de traiteur et les boissons alcoolisées.
- Tous les contrats d’une valeur supérieure à 25 000 $ doivent faire l’objet de deux devis, et l’option la moins chère doit être retenue conformément à la Politique d’approvisionnement de l’Université (CFO-20).
Service autonome
Vous préférez mettre vous-même la main à la pâte? En choisissant le service autonome, vous (en tant qu’organisatrice ou organisateur) ou vos représentants assumez l’entière responsabilité de la nourriture. Voici ce qu’il faut prévoir.
Veuillez prendre connaissance des documents suivants avant d’organiser un événement avec service autonome.
- Formulaire décharge de responsabilité pour les événements sans traiteur : obligatoire pour toute vente ou tout service de nourriture sur le campus.
- Demande de permis pour activités sans but lucratif ou événements spéciaux (MAPAQ) : nécessaire si vous vendez des aliments à haut risque.
- Formulaire autorisation pour le service de nourriture et d’alcool : nécessaire pour les membres du corps professoral et du personnel dont les frais de service autonome dépassent 5 000 $.
Préparation et manipulation des aliments
- Les aliments doivent être préparés, manipulés et servis sur place ou transportés en toute sécurité jusqu’au lieu de l’activité.
Exigences en matière de sécurité alimentaire
Les organisateurs d’événements doivent respecter :
- les Procédures relatives à la vente ou au service de nourriture;
- le Guide du manipulateur d’aliments.
Aliments à haut risque
Les aliments suivants peuvent favoriser la croissance des agents pathogènes et sont plus susceptibles de provoquer des troubles d’origine alimentaire :
- viandes;
- produits laitiers;
- gâteaux au fromage;
- glaçages et garnitures à base de produits laitiers;
- samosas;
- légumes cuits.
Aliments à faible risque
Les aliments suivants sont moins périssables et ne se dégradent pas rapidement :
- gâteaux et petits gâteaux (à l’exception des gâteaux garnis de produits laitiers ou des gâteaux au fromage);
- biscuits, carrés, brownies et barres;
- muffins, tartelettes et tartes aux fruits;
- pains;
- bonbons et maïs soufflé;
- café et thé.
Logistique et matériel
Après avoir préparé les aspects liés à la nourriture, pensez aux détails ci-dessous.
- Transport : Veillez à ce que la nourriture soit correctement emballée pour qu’elle puisse être livrée en toute sécurité sur le campus.
- Contrôle de la température : Prévoyez un moyen de garder à la bonne température les aliments chauds ou froids. Vous aurez peut-être besoin d’appareils comme un réfrigérateur, un four grille-pain, un four à micro-ondes ou des réchauds.
Articles essentiels
Prévoyez tous les articles de service nécessaires, notamment :
- les assiettes, cuillères, pinces et autres ustensiles pour le service;
- les serviettes, assiettes, tasses et couverts pour les invités.
Pour toute question ou pour demander un soutien additionnel, écrivez à hospitality@concordia.ca.
Exceptions aux politiques en matière d’alimentation et de service de traiteur
Dans certains cas, des dérogations à la politique de Concordia en matière d’alimentation et de service de traiteur peuvent être accordées. Ces exceptions sont examinées au cas par cas dans les situations suivantes :
- les traiteurs approuvés par l’Université ne peuvent pas répondre aux besoins de l’événement;
- l’événement bénéficie d’une commandite importante et sa date approche rapidement.
Si une dérogation est accordée, les exigences minimales suivantes doivent être remplies :
- le traiteur doit être une entreprise enregistrée;
- le traiteur doit être couvert par une assurance responsabilité civile d’au moins 2 millions de dollars;
- le traiteur doit détenir un permis valide du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ) et une certification pour les manipulateurs d’aliments.
Pour les événements organisés dans la communauté de Concordia :
- si les frais de traiteur dépassent 5 000 $, vous devez remplir le formulaire autorisation pour les services de traiteur et les boissons alcoolisées;
- tous les contrats d’une valeur supérieure à 25 000 $ doivent faire l’objet de deux devis, et l’option la moins chère doit être retenue conformément à la Politique d’approvisionnement de l’Université (CFO-20).
Pour tout complément d’information ou pour demander une dérogation, communiquez avec Oliver De Volpi à oliver.devolpi@concordia.ca.