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Hospitalité Concordia

Alcool lors d'événements

Si vous prévoyez servir de l’alcool, votre événement doit respecter la Politique sur la vente et le service d’alcool à l’Université ainsi que les règlements de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ). 

Directives concernant le service d’alcool

Consultez les directives relatives au service d’alcool applicables à votre événement en fonction de votre statut de client. La clientèle de l’externe doit coordonner ses activités directement avec le Service d’hospitalité à alcohol.coordinator@concordia.ca. 

Avant de servir de l’alcool à votre activité, vous devez :

Approbation préalable

Avant de servir de l’alcool à votre événement, vous devez obtenir l’approbation de votre doyenne ou doyen, ou encore de votre chef d’unité administrative si vous payez avec un objet de coût interne. Soumettez le formulaire d’approbation préalable avec votre demande de service d’alcool. Les paiements par carte de crédit sont acceptés; les cartes T-Card et les UCard ne le sont pas.

Achat d’alcool

Tout alcool doit être timbré et acheté au bar de l’Université Concordia ou fourni par un traiteur approuvé de l’Université possédant un permis d’alcool valide. Les achats à la SAQ ou dans les magasins de détail ne sont pas autorisés. Découvrez comment acheter de l'alcool étiqueté

Événements sur invitation seulement

Les événements où de l’alcool est servi doivent être organisés sur invitation uniquement – ils ne sont pas ouverts au grand public. Les invitations peuvent être envoyées par courrier électronique, par listes de diffusion, par publipostage ou par invitation privée dans les médias sociaux. Une copie de l’invitation ou de la liste des invités doit être accessible sur place pendant l’événement.

Exigences de permis

Un avis de réception ou un permis de réunion doit être affiché de façon visible lors de toute activité où de l’alcool est servi. Découvrez comment obtenir un permis

Conformité et responsabilités

Les personnes organisant un événement doivent s’assurer de respecter les politiques de Concordia en matière d’événements et les règlements sur le service d’alcool. 

Les membres du corps professoral et du personnel qui organisent un événement où de l’alcool sera servi doivent : 

  • rester sur place pendant toute la durée de l’événement;
  • veiller au respect des responsabilités liées à la vente ou au service d’alcool sur le campus;
  • servir uniquement de l’alcool timbré par l’Université Concordia ou fourni par un traiteur approuvé par l’Université et détenteur d’un permis valide;
  • avoir une copie de l’invitation ou de la liste de confirmation des présences (RSVP) disponible pendant l’événement;
  • afficher l’avis de réception ou le permis de réunion de manière visible sur les lieux de l’événement.

Tout manquement à ces responsabilités pourrait entraîner :

  • l’arrêt immédiat de l’événement;
  • la suspension des privilèges liés à tout événement futur;
  • des mesures juridiques éventuelles.

Achat d’alcool timbré auprès du bar de l’Université Concordia

  • Commandez votre alcool au moins 10 jours ouvrables avant l’événement.
  • Les frais d’inscription, les droits d’entrée et les dons sont autorisés lorsque de l’alcool est servi.
Marche à suivre pour commander de l’alcool
  1. Faites vos choix dans le menu des boissons alcoolisées de Concordia.
  2. Passez votre commande dans le portail MyEvents.
  3. Envoyez votre formulaire d’autorisation avec votre commande à alcohol.coordinator@concordia.ca.
  4. Vérifiez qui peut servir de l’alcool lors de votre événement.
Instructions pour la livraison et la récupération de l’alcool

La coordonnatrice ou le coordonnateur de l’alcool de Concordia fournira des détails sur la livraison, la récupération et les retours d’alcool après l’événement. Les frais d’alcool ne sont calculés qu’après l’activité, car les bouteilles non ouvertes ne sont pas facturées.  

Alcool provenant d’un traiteur agréé par l’Université (avec permis)

  • Commandez votre alcool au moins 20 jours ouvrables avant l’événement.
  • L’alcool provenant d’un traiteur ne peut pas être servi dans le Centre des congrès de l’Université Concordia (MB9).
Marche à suivre pour commander de l’alcool
  1. Choisissez un traiteur agréé par l’Université et disposant d’un permis de vente d’alcool.
  2. Remettez à votre traiteur une lettre d’autorisation de l’administratrice ou de l’administrateur des locaux.
  3. Renvoyez une copie signée du Formulaire de dérogation et énoncé des responsabilités concernant l’alcool à l’administratrice ou administrateur des locaux désignés.
  4. Organisez la livraison de l’alcool directement avec le traiteur, qui vous enverra une facture.

Seules les personnes certifiées peuvent servir de l’alcool :

  • Un avis de réception est fourni par la coordonnatrice ou le coordonnateur de l’alcool lorsque vous achetez de l’alcool timbré au bar de l’Université.
  • Un permis de réunion est fourni lorsque le repas est fourni par un traiteur approuvé par l’Université et détenteur d’un permis d’alcool.
  • Si le traiteur n’a pas de permis, il faut acheter de l’alcool timbré au bar de l’Université pour obtenir un avis de réception.

Remarque : Les événements qui se déroulent au Centre des congrès de l’Université Concordia (MB9) ne nécessitent pas de permis distinct, car le permis d’alcool de l’Université s’applique à cet espace. 

Besoin d’aide?

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la réglementation en matière d’alcool pour les membres du corps professoral et du personnel. 

Mathieu Lavoie
Coordonnateur de l’alcool
514 848-2424, poste 5010
alcohol.coordinator@concordia.ca

Si vous organisez une activité étudiante et que vous prévoyez servir de l’alcool, vous devez suivre la Politique sur la vente et le service d’alcool à l’Université.

Only certified individuals are permitted to serve or sell alcohol at campus events:

Seules les personnes certifiées peuvent servir ou vendre de l’alcool lors d’activités tenues sur le campus :

Pour demander l’autorisation de servir de l’alcool lors de votre activité :

  • remplissez le Formulaire de dérogation concernant l’alcool;
  • soumettez-le à la ou au gestionnaire de locaux désignés au moins 20 jours ouvrables avant votre activité. Votre gestionnaire de locaux désignés est la personne responsable de l’espace que vous avez réservé sur le campus.

Pour les responsables des réservations étudiantes 

Si vous avez réservé votre local en passant par le portail MyEvents, vous trouverez le Formulaire de dérogation concernant l’alcool dans le formulaire électronique de réservation de local; il n’est donc pas nécessaire de remplir un autre formulaire de dérogation. Toutefois, seuls les responsables de réservation rattachés à un groupe étudiant inscrit peuvent réserver des installations sur le campus. Pour en savoir plus, consultez notre page Web consacrée à la réservation d’installations.

Vous organisez une activité au Centre des congrès de l’Université Concordia (MB9)?

Communiquez avec votre responsable des réservations étudiantes, qui commandera l’alcool à votre nom à partir du portail My Events pour les activités organisées dans la salle MB9.  

Seuls les responsables des réservations étudiantes ont accès au portail MyEvents. Si vous ne savez pas qui est la personne responsable des réservations pour votre groupe étudiant, contactez la Direction de la vie étudiante.

Pour obtenir une lettre d’autorisation de l’Université, communiquez avec la Direction de la vie étudiante. La directrice ou le directeur de la vie étudiante signe les lettres d’autorisation de consommation de service d’alcool pour les groupes étudiants.  

Si votre activité se déroule ailleurs qu’au Centre des congrès de l’Université Concordia (MB9) et qu’elle prévoit le service ou la vente d’alcool, vous devez également obtenir un permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ).

Vous pouvez obtenir ce permis de deux façons :

  • directement auprès de la RACJ;
  • en passant par un traiteur approuvé par l’Université et détenant un permis d’alcool.

Instructions pour l’obtention d’un permis de réunion auprès de la RACJ

Suivez les étapes suivantes avant de faire votre demande de permis.

  1. Réservez votre local sur le campus et remettez le formulaire à votre administratrice ou administrateur des locaux désignés.
  2. Remplissez le Formulaire de dérogation concernant l’alcool et remettez-le à votre administratrice ou administrateur des locaux désignés.
  3. Demandez et obtenez votre lettre d’autorisation de l’Université auprès de la Direction de la vie étudiante.

Choisissez le permis correspondant à votre activité.

Rassemblez les documents nécessaires.

  • Demande de permis de réunion
  • Questionnaire (en cas de vente d’alcool)
  • Lettre d’autorisation de l’Université (de l’administratrice ou de l’administrateur des locaux désignés)
  • Paiement des frais applicables

Soumettez votre demande

Vous pouvez soumettre votre demande de deux façons : 

  1. en ligne : téléchargez tous les documents exigés par la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) au moins 15 jours avant la tenue de l’activité;
  2. par courrier recommandé : envoyez les demandes papier à l’avance pour respecter le délai de 15 jours à : 

Régie des alcools, des courses et des jeux
560, boulevard Charest Est
Québec (Québec)  G1K 3J3

Dates limites de dépôt des demandes

Délai habituel : 15 jours avant la tenue de l’activité.

Délais exceptionnels : 30 jours avant l’événement pour les activités de plein air ouvertes au public et les activités organisées aux dates suivantes : 1er janvier, 24 juin, 1er juillet ou 25 décembre.

Rappels

  • La RACJ vous transmettra votre permis de réunion quelques jours avant l’activité.
  • Soumettez une copie de votre permis à l’administratrice ou à l’administrateur des locaux désignés avant l’activité.
  • Le permis doit être affiché de façon visible pendant l’activité. Le non-respect de cette règle peut entraîner l’annulation de l’événement.

Pour toute activité tenue au Centre des congrès de l’Université Concordia (MB9)

L’alcool doit être commandé auprès de l’Université et un permis de réunion n’est pas nécessaire. 

  • Faites vos choix dans le menu des boissons alcoolisées de Concordia;
  • Passez votre commande dans le portail MyEvents en passant par la personne responsable des réservations de votre association étudiante inscrite.
  • Soumettez votre commande au moins 10 jours ouvrables avant la tenue de votre activité.

Pour les activités faisant appel à un traiteur autorisé par l’Université

L’alcool doit être commandé au moins 20 jours ouvrables avant l’activité auprès de votre traiteur. Dans ce cas, la personne organisant l’événement n’a pas à demander de permis de réunion, et le permis d’alcool est fourni par le traiteur.

Pour les activités nécessitant un permis de réunion

La personne organisant l’événement est responsable de l’approvisionnement en alcool.

  • Le vin peut être acheté dans n’importe quelle succursale de la SAQ.
  • La bière peut être achetée dans n’importe quel dépanneur ou épicerie détenant un permis.

Les dons d’alcool ne sont pas autorisés.

Ressources d’aide à la planification

 

 

 

 

 

 

 

 

 
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