Organisation de conférences
Organisez des conférences gérés avec professionnalisme et efficacité à l’Université Concordia
Que vous organisiez une conférence d’une journée ou un congrès d’envergure de plusieurs jours, notre équipe offre un soutien clé en main qui s’adapte à vos besoins, à la nature de votre événement et à son niveau de complexité logistique.
Pourquoi organiser votre événement à Concordia ?
En organisant votre événement dans un cadre universitaire pleinement intégré, vous disposez non seulement d’un lieu adapté à vos besoins, mais aussi d’un service de soutien coordonné, spécialement conçu pour les événements complexes.
- Accès à des salles de classe, à des auditoriums, à des lieux de réunion et à des salles de conférence modernes.
- Accès à des services et à un soutien centralisés sur le campus qui simplifient la planification et la coordination.
- Allègement des contraintes logistiques grâce à une gestion événementielle et à un soutien opérationnel assurés par des spécialistes qui vous aideront à prendre des décisions complexes en toute confiance.
- Diminution des risques opérationnels grâce à un soutien technique et logistique intégré.
- Occasions de collaboration et d’engagement dans un milieu regorgeant de spécialistes de la recherche et de personnes étudiantes.
- Forte visibilité de l’événement grâce à la crédibilité de l’Université.
Vous faites partie de la communauté de Concordia?
Membres du corps professoral et du personnel
Vous planifiez un événement au nom d’un département, d’une faculté ou d’un service? Visitez Carrefour pour obtenir de l’information, des trousses et des ressources adaptées à la communauté interne.
Personnes étudiantes
Vous planifiez un événement en tant que personne étudiante? Communiquez avec le Service d’hospitalité de Concordia pour discuter de votre événement et explorer les options qui vous sont offertes.
Notre approche
Nous vous soutenons en tant que partenaire opérationnel et gérons toute la logistique en coulisse afin que vous puissiez vous concentrer sur votre programmation, vos conférencières et conférenciers ainsi que votre public.
Notre équipe gère l’exploitation des lieux, la planification technique et la prestation des services afin de simplifier les processus, de minimiser les risques et d’optimiser le déroulement de l’événement. Notre objectif : vous aider à concrétiser votre vision et vous garantir une expérience professionnelle et sans faille, et ce, en intégrant des pratiques durables à chaque étape du processus.
Nous pouvons vous aider pour différents types d’événements :
- Conférences
- Symposiums
- Colloques de recherche
- Congrès
- Rencontres annuelles d’association
- Événements interinstitutionnels
Ce que nous offrons
Un soutien complet et adapté à votre vision pour l’organisation de votre événement.
Le Service des congrès de Concordia est conçu pour simplifier la planification, améliorer l’expérience du public et veiller à ce que chaque détail soit géré avec professionnalisme.
Chaque événement repose sur une vision claire. Nous collaborons étroitement avec vous pour cerner vos besoins et les transformer en une expérience hors pair sur le campus; chaque détail fait l’objet d’une attention particulière et vient s’intégrer parfaitement à notre cadre.
Services offerts :
- Soutien spécialisé pour la planification de l’événement.
- Évaluation des besoins et de la portée de l’événement.
- Établissement du budget logistique, conseils et optimisation.
- Recommandations et mesures d’optimisation tenant compte des enjeux de développement durable afin de favoriser une utilisation responsable des ressources.
- Suivi régulier adapté à vos besoins.
Grâce à un vaste choix d’espaces répartis sur nos deux campus, vous pouvez organiser des événements de toutes tailles et de tous formats.
Services offerts :
- Sélection stratégique de salles adaptées à la structure de votre programmation.
- Visites sur place.
- Plans d’étage, planification de la capacité d’accueil et circulation du public.
- Besoins en matière d’accessibilité et conformité aux normes de sécurité.
- Planification des espaces en cas d’imprévus.
- Coordination des fournisseurs externes, le cas échéant, notamment :
- Demande de devis et évaluation des offres;
- Validation des exigences techniques et opérationnelles;
- Vérification de la livraison, de l’installation et de la configuration.
Nous collaborons étroitement avec l’équipe audiovisuelle interne de Concordia afin d’offrir un soutien technique fiable et de qualité.
Services offerts :
- Évaluation des besoins audiovisuels, planification et coordination du matériel.
- Validation des installations (alimentation électrique, réseau, conductivité).
- Planification et organisation techniques.
- Planification et coordination de l’ensemble des composantes hybrides, notamment des flux logistiques adaptés.
Nous veillons à ce que les services alimentaires s’harmonisent parfaitement avec votre programme et contribuent à l’expérience de vos invités.
Services offerts :
- Coordination et recommandations en matière de traiteur.
- Conseils stratégiques sur les formules de traiteur et les délais à prévoir pour respecter le déroulement de votre programme.
- Recommandations en matière de respect des différents régimes alimentaires.
- Options de traiteur axées sur la durabilité et l’éthique, notamment en matière de nettoyage et de réduction des déchets.
- Gestion des autorisations de vente d’alcool et des commandes de boissons alcoolisées.
- Gestion et préparation de la vaisselle, des couverts et des verres (au besoin).
Nous contribuons à créer un cadre accueillant et professionnel.
- Aménagement des salles et disposition du mobilier.
- Planification de l’espace et logistique pour les exposants et les commanditaires.
- Coordination de la signalisation et de l’impression à l’interne afin de respecter les préférences en matière d’image tout en privilégiant des matériaux durables et des méthodes d’impression respectueuses de l’environnement.
Notre équipe assurera une supervision opérationnelle et un soutien en temps réel pendant votre événement afin d’en garantir le bon déroulement. Ce service est facturé à l’heure; vous aurez ainsi la souplesse d’y avoir recours selon vos besoins et de ne payer que le temps réellement nécessaire.
Services offerts :
- Soutien, coordination et gestion des fournisseurs sur place.
- Soutien en cas de problèmes et intervention rapide.
- Planification des livraisons et supervision de l’installation.
- Évaluation des besoins en personnel sur place.
- Élaboration de plans détaillés de soutien sur place pour toute la durée de l’événement.
Notre méthode de travail
Chaque étape est conçue dans un souci d’efficacité, de responsabilité et de développement durable afin de réduire l’impact environnemental tout en assurant le respect de normes d’excellence.
Nous travaillons avec vous pour élaborer un plan clair, structuré et adapté à vos besoins.
- Planification d’événement assurée par une personne-ressource attitrée.
- Coordination logistique complète et accompagnement à la planification.
- Gestion du budget de la logistique.
- Obtention de devis complémentaires auprès de fournisseurs externes (au besoin).
- Anticipation des principales tâches administratives liées à la logistique*. Visites des lieux et mises en situation (au besoin).
- Tests et validation avant l’événement (au besoin).
Nous agissons comme partenaire sur place et gérons la logistique en coulisse pour que tout se déroule comme prévu et dans les délais impartis.
Services offerts :
- Coordination complète de l’événement sur place, avec un encadrement proactif de toutes les activités prévues.
- Coordination des fournisseurs externes selon les besoins.
- Vérification et validation quotidiennes des installations, avec ajustements selon les besoins pour respecter les plans.
- Suivi des délais, signalement des changements et adaptation en temps réel.
- Premier point de contact pour tous les besoins sur place.
- Résolution des problèmes et soutien opérationnel en temps réel.
- Coordination du service de traiteur, du matériel audiovisuel et des changements de salle.
Nous vous aidons à conclure votre événement avec efficacité et aisance, en veillant à ce que toutes les activités post-événementielles soient menées à bien et dans le respect des pratiques de développement durable lors du nettoyage. Tous les services fournis sur le campus sont regroupés sur une seule facture à des fins de simplicité ainsi que pour faciliter le rapprochement comptable.
Services offerts :
- Nettoyage post-événementiel dans le respect des pratiques durables, notamment par le détournement des déchets et leur élimination responsable.
- Coordination des dons alimentaires, le cas échéant, afin de soutenir les partenaires communautaires et de réduire le gaspillage.
- Gestion du matériel personnel, supervision de sa manipulation sur les lieux et coordination de la logistique de démontage et de retour.
- Inspection finale et remise en état des locaux afin de garantir que les salles soient laissées dans un état approprié et prêtes à être réutilisées.
- Facturation groupée de tous les services fournis sur le campus pour une administration simplifiée.