Reservation d'espace
Concordia propose plus de 200 installations sur le campus, allant de salles de classe et de petites salles de conférence à des salles de banquet, de grands cinémas et des amphithéâtres.
Ce guide vous aidera à comprendre le processus de réservation en fonction de votre statut et des besoins de votre activité.
Clientèle de l’externe
Vous souhaitez réserver une installation en tant que membre de la communauté externe ou de l’effectif étudiant de Concordia ne faisant pas partie d’une association étudiante?
Commencez par nous donner quelques renseignements sur votre activité à l’aide du formulaire ci-dessous. Un membre de notre équipe de planification d’événements du Service d’hospitalité vous contactera pour une consultation gratuite afin de vous aider à trouver l’espace idéal pour vos besoins.
Membres du corps professoral et du personnel
Installations du Service d’hospitalité
Utilisez le portail MyEvents pour :
- découvrir les installations et vérifier leur disponibilité sous l’onglet Browse;
- accéder à des ressources, à des documents, à des listes de vérification, aux politiques de l’Université et aux formulaires relatifs à la planification d’événements;
- soumettre des demandes de réservation pour des installations gérées par Service d’hospitalité de Concordia.
Pour accéder à MyEvents
- Membres du corps professoral et du personnel : ouvrez une page My CU Account dans Carrefour.
- Besoin d’aide? Consultez le guide MyEvents à l’intention des nouveaux utilisateurs.
Options de réservation d’espace
- Soumettez votre demande en remplissant le formulaire « Event Space » dans le portail MyEvents au moins 20 jours ouvrables avant votre activité.
- Vous avez besoin de salles de classe en plus de l’espace événementiel? Indiquez-le dans la section « Additional Information » du formulaire de demande dans MyEvents.
- Vous planifiez un événement de grande envergure comme un concours, un colloque ou un gala nécessitant plusieurs salles? Contactez le Service d’hospitalité pour obtenir de l’aide : hospitality.booking@concordia.ca.
- Soumettez votre demande en remplissant le formulaire « Classroom » dans le portail MyEvents au moins 10 jours ouvrables avant votre activité.
- Au début de chaque trimestre, la disponibilité des salles de classe fait l’objet d’une liste d’attente jusqu’à ce que le calendrier des cours de l’ensemble de l’Université soit établi. Si vous réservez une salle de classe avant que le calendrier universitaire ne soit finalisé, vous recevrez un avis lorsque la disponibilité sera confirmée.
- Soumettez votre demande en remplissant le formulaire « Kiosk » dans le portail MyEvents au moins 10 jours ouvrables avant votre activité.
- Chaque réservation de kiosque inclut une (1) table et deux (2) chaises. Aucun mobilier supplémentaire n’est autorisé.
Vous pouvez également réserver d’autres types d’installations directement auprès des facultés et des unités si le Service d’hospitalité ne propose pas ce que vous recherchez dans MyEvents.
Communiquez avec l’une ou l’un de nos gestionnaires de locaux désignés pour en savoir plus sur les autres installations disponibles sur le campus.
Veuillez noter que les espaces gérés par une faculté ou une unité sont soumis à un processus de réservation, à des exigences et à des échéances distincts de ceux de MyEvents.
Associations étudiantes
Tous les membres de l’effectif étudiant de Concordia peuvent explorer les installations et connaître leur disponibilité dans MyEvents avec leur pièce d’identité valide de l’Université. Cependant, seuls les responsables des réservations autorisés des associations étudiantes inscrites peuvent soumettre des demandes au nom de leur association.
Pour effectuer une réservation dans MyEvents :
- dans le portail Student Hub, ouvrez une page My CU Account et sélectionnez MyEvents;
- explorez les installations et vérifiez leur disponibilité sous l’onglet Browse;
- accédez aux ressources, aux documents, aux listes de vérification, aux politiques de l’Université et aux formulaires relatifs à la planification d’événements;
- soumettez vos demandes de réservation pour des installations gérées par Service d’hospitalité de Concordia.
Vous ne savez pas si vous faites partie des responsables des réservations autorisés? Communiquez avec la Direction de la vie étudiante pour savoir qui est la personne responsable des réservations de votre association ou pour inscrire un groupe étudiant.
Annulations
Il arrive que les plans changent. Si vous devez annuler une réservation, nous sommes là pour vous aider. Vous trouverez ci-dessous des instructions pour annuler vous-même une réservation; vous pouvez également nous écrire à hospitality.booking@concordia.ca pour discuter de votre situation.
Pour annuler une réservation :
- Allez dans MyEvents
- Cliquez sur My Home
- Sélectionnez My Bookings
- Choisissez la réservation que vous souhaitez annuler
Remarques :
- Pour éviter d’avoir à payer des frais d’annulation, vous devez annuler votre réservation au moins 30 jours ouvrables à l’avance.
- Les annulations effectuées moins de 30 jours ouvrables avant l’activité donneront lieu à des frais de 50 $ par local loué.
- Vous serez également responsable de tous les frais liés aux services déjà fournis et aux frais des fournisseurs qui ne peuvent pas être annulés.