7 astuces pour optimiser vos rencontres virtuelles

Que vous animiez une réunion virtuelle ou que vous y assistiez, vous devez bien vous y préparer et montrer un bon sens de l’organisation.  Découvrez les meilleures pratiques, un rappel des conventions liées à la nétiquette et diverses règles à observer pour faire de vos rencontres un succès. 

L’importance d’une bonne préparation

Bon fonctionnement des technologies utilisées 

• Les liens permettant d’accéder à la réunion sont-ils opérationnels ? 

• Votre ordinateur de bureau, votre portable ou votre tablette sont-ils en bon état ? Les mises à jour nécessaires ont-elles été apportées ? 

• Votre connexion Internet fonctionne-t-elle bien ? 

• Votre microphone, vos haut-parleurs et votre caméra sont-ils bien connectés ? 

Si vous animez une réunion virtuelle depuis un endroit bruyant, faites preuve de considération pour votre auditoire et utilisez un casque-micro. Vérifiez aussi si les fonctions essentielles, notamment le partage d’écran, s’exécutent correctement. Et si vous assistez à une réunion depuis un endroit bruyant, n'oubliez pas d'activer la touche sourdine de votre microphone lorsque vous ne parlez pas. 

Ouvrez votre session cinq ou dix minutes avant le début de la réunion afin de procéder à votre inscription et de vous assurer que tout fonctionne bien. Rien de mieux que d'arriver à une rencontre frais et dispo !

Une tenue vestimentaire appropriée

Le code vestimentaire relatif aux visioconférences se prête à une quantité infinie de blagues. Qui n’a pas entendu parler de personnes qui, lors d’une réunion à distance, avaient une allure professionnelle de la ceinture vers le haut, mais portaient un pantalon de pyjama ou quelque chose du genre ! Nous vous conseillons de vous habiller comme vous le feriez pour aller en classe ou au travail. Par ailleurs, il est prouvé que le fait de revêtir une tenue appropriée contribue à nous mettre dans le bon état d’esprit. En outre, s’habiller en fonction des circonstances peut se révéler une excellente source de motivation. 

Le choix d’un arrière-plan

Ayez conscience de ce qui se trouve derrière vous. En effet, votre arrière-plan pourrait être une source de distraction pour les autres participants à la réunion. Choississez une une pièce fermée ou un endroit exempt de toute circulation de gens, de véhicules ou autres. Désencombrer l’arrière-plan est aussi une bonne idée. Si vous n’avez pas accès à un espace de travail au décor neutre, sachez que la plupart des fournisseurs de visioconférence proposent des arrière-plans thématiques. Au moment d’en choisir un, prenez garde : certains modèles risquent de déconcentrer les autres participants. 

Si vous animez une rencontre ou effectuez une présentation, vérifiez préalablement l’ordre du jour ou tous autres détailes, et ce, afin d’éviter les erreurs. Une bonne préparation est la clé du succès de toute réunion virtuelle. Repassez l’ordre du jour de la rencontre, puis communiquez-le aux participantes et participants afin qu’ils puissent se préparer adéquatement et être fin prêts à prendre part activement à la réunion. Bref, comme avant !

Horaire

Choisissez avec soin l’heure de la réunion 

• Évitez l’heure du dîner (de midi à 14 heures); 

• Ne faites pas de réunion avant 8 heures ou après 18 heures; 

• Tenez compte de l’horaire d’été; de nombreuses organisations sont fermées les vendredis après-midi durant la saison estivale. 

Prévoyez du temps entre deux réunions ainsi qu’au début et à la fin d’une rencontre 

Tenez compte de l’ensemble des personnes susceptibles de participer à la réunion et accordez-leur un battement de cinq à dix minutes pour qu’elles s’y présentent. De même, prévoyez une brève période libre à la fin de la réunion. Les participants pourront utiliser ce laps de temps pour discuter, poser des questions ou simplement passer – sans courir – à une autre réunion ou tâche. Ils vous en seront grandement reconnaissants. 

Déroulement 

Consacrez un peu de temps aux échanges amicaux en début de réunion. Le fait de commencer par une conversation décontractée incite les participantes et participants à s’engager sérieusement dans la discussion lorsque sont abordés les points à l’ordre du jour. 

S’il s’agit d’une première réunion, n’oubliez pas de vous présenter aux membres de l’équipe. 

Agissez dans le cadre d’une réunion virtuelle comme vous le feriez lors d’une rencontre en personne. Soyez à l’écoute, activez le mode silencieux de vos appareils et n’exécutez pas d’autres tâches simultanément. 

La nétiquette veut que vous activiez la touche sourdine de votre microphone lorsque vous ne parlez pas. Cela permet d’éviter les interruptions causées par le bruit, tout particulièrement quand un grand nombre de personnes assistent à une réunion.

Enfin, si vous désirez poser une question ou émettre un commentaire, sachez que l’écran de la plupart des logiciels de visioconférence comporte un bouton qu’il vous suffit d’activer pour demander la parole. 

Bonne chance !