Politique sur la réaffectation de fonds

Objectif

La politique définit l’approche adoptée par Volt-Age en cas de modification du budget d’un projet approuvé. Volt-Age a établi des paramètres favorisant l’utilisation efficace des fonds tout en garantissant une reddition de comptes et une utilisation appropriée des montants versés par le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada.

Politique

Les fonds alloués aux projets sont attribués à la lumière du budget soumis dans la demande de financement et des montants approuvés décrits dans le budget de subvention initialement adopté. Ces fonds ne peuvent être dépensés que pour les articles et les activités décrits dans le budget de subvention approuvé.

Volt-Age n’envisagera la réaffectation des fonds alloués à un projet que si ce changement contribue directement à l’atteinte des objectifs et à la réponse aux attentes initialement approuvés, et si ladite réaffectation est justifiée.

Volt-Age n’envisagera pas de réaffecter des fonds alloués à un projet s’ils servent à couvrir des frais généraux de fonctionnement ou des coûts qui ne sont pas directement liés au projet approuvé; des articles ou des activités qui dépassent la portée des travaux approuvés pour le projet ou qui y sont étrangers; des articles ou des activités qui ne sont pas admissibles à un financement de Volt-Age en vertu du Guide d’administration financière des trois organismes et du Guide d’administration du Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada.

Réaffectation de fonds dans le cadre d’un budget approuvé

1. Sous réserve de ce qui précède, les chercheuses et chercheurs principaux peuvent réaffecter des fonds à l’intérieur d’une même catégorie budgétaire sans l’approbation préalable de Volt-Age. La réaffectation doit concerner des lignes budgétaires approuvées dans chaque catégorie. La chercheuse ou le chercheur principal doit signaler toute réaffectation de budget à l’intérieur d’une catégorie budgétaire dans son prochain rapport d’étape ou son rapport final. À des fins d’audit, Volt-Age conserve en dossier le budget initial et les réaffectations dont celui-ci a fait l’objet.
2. Les chercheuses et chercheurs principaux qui souhaitent réaffecter des fonds d’une catégorie budgétaire à une autre pour des projets financés par Volt-Age doivent obtenir préalablement l’accord écrit de Volt-Age.
   Toute demande de réaffectation de fonds d’une catégorie budgétaire à une autre doit être soumise par écrit à Volt-Age (volt-age@concordia.ca) par la chercheuse principale ou le chercheur principal; une approbation doit être obtenue avant toute modification. La demande doit comprendre le budget initial approuvé et le nouveau budget proposé, ainsi qu’un résumé et une justification des changements demandés. Volt-Age accusera réception de la demande dans les deux jours ouvrables et s’efforcera de répondre à toutes les demandes de réaffectation de fonds dans les 15 jours ouvrables suivant leur réception.
3. Pour les réaffectations correspondant à moins de 20 % du budget total et dont le montant total ne dépasse pas les 100 000 $ (pour l’ensemble de la subvention et toute la période de subvention), c’est la haute direction de Volt-Age qui procède à l’évaluation des demandes, qui donne son approbation à la chercheuse principale ou au chercheur principal et qui informe les services financiers et connexes du changement. Volt-Age se réserve le droit de solliciter l’approbation des membres du comité de direction, si cela est jugé nécessaire.
4. Pour les réaffectations correspondant à 20 % ou plus du budget total, c’est le comité de direction de Volt-Age qui procède à l’évaluation des demandes, puis qui donne son approbation, demande au besoin des renseignements additionnels ou rejette les demandes en apportant une justification. La haute direction de Volt-Age informe alors la chercheuse principale ou le chercheur principal ainsi que les services financiers et connexes.
   Les dépenses rétroactives ne sont remboursées en aucune circonstance; une autorisation écrite est exigée préalablement à toute allocation de fonds.
5. En plus de devoir être conformes aux autres attentes et exigences énoncées dans la politique de Volt-Age, les demandes de réaffectation ne sont considérées que si les conditions suivantes sont remplies :
   • la subvention est en règle;
   • les activités du projet subventionné ont jusque-là répondu aux attentes;
   • la demande de réaffectation est compatible avec les résultats initialement approuvés pour le projet subventionné;
   • la réaffectation contribue à la poursuite de la mise en œuvre du projet ainsi qu’à l’atteinte des résultats et à l’obtention des indicateurs attendus;
   • la réaffectation n’est pas destinée à couvrir des coûts qui ne sont pas directement liés au projet approuvé ou des activités qui ne sont pas admissibles à un financement de Volt-Age en vertu du Guide d’administration financière des trois organismes et du Guide d’administration du Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada.