Version française ci-dessous

Tips for processing monthly statements

• No attachments needed: Since May 2023, BMO statements are no longer required for P-Card expense reports.
• What to do: Simply move transactions from My Expense Report (Concur) in your My CU account to your monthly expense report by the 15th of the month following the last billing cycle.
• What is our billing cycle? A billing cycle last from the 28th of one month to the 27th of the next month, for example, December 28th to January 27th. In this instance, your expense report would be due before February 15th.

Reminders about office supplies

• Important: Office supplies, toner, and paper must be purchased through the Ariba catalogue in UNITY.
• Not allowed: Do not use your P-Card or T-Card for these items.

Important requirements for software purchases

• Approval required: Before buying software, apps, or cloud services, IITS must review and approve your request. 
• How: Submit a Purchase Requisition through UNITY to include IITS in the approval workflow. If a vendor doesn’t accept Purchase Orders, a request for exception to use your P-Card will be submitted on your behalf. If the exception has been granted you will be notified.
• Why: Law 25 requires Concordia to conduct Privacy Impact Assessments to ensure compliance. This applies to both new purchases and renewals.

What to do if a card is lost or stolen

1. Immediately report a lost, stolen, or compromised P-Card to BMO at 1-800-361-3361 (Canada/USA) or 514-744-0330 (international).
2. Email procurementcard@concordia.ca to notify the team.
3. Reconcile all transactions, including fraudulent and reversed charges, in Concur. 

Resources

Access helpful tools and training: 

• P-Card guidelines
• UNITY My Expense Report
• CommUNITY Support Centre
• Manage My P-Card/T-Card Training (Moodle)
• Manage My P-Card/T-Card Training video

Quick reminder

Submit your monthly expense report by the 15th of each month for the billing period ending on the 27th of the prior month. 

Need help? 

Contact Karen Pilkington
Email: procurementcard@concordia.ca
Phone: 514-848-2424, ext. 3651

Conseils pour gérer vos relevés mensuels

• Il n’est plus nécessaire de joindre de relevé : Depuis mai 2023, il n’est plus nécessaire de joindre votre relevé de la Banque de Montréal à une note de frais.
• Ce qu’il faut faire : Il vous suffit de déplacer les transactions des Notes de frais (Concur) de My CU Account vers votre note de frais mensuelle avant le 15^e jour du mois suivant le dernier cycle de facturation.
• Début et fin des cycles de facturation : Les cycles de facturation commencent le 28^e jour d’un mois et se terminent le 27^e jour du mois suivant. Exemple : du 28^e décembre au 27^e janvier. Dans ce cas-ci, vous devriez produire votre note de frais avant le 15^e février.

Rappels concernant les fournitures de bureau, cartouches d’encre et papier

• Important : Vous devez acheter les fournitures de bureau, les cartouches d’encre et le papier en vous servant du catalogue Ariba qui se trouve dans UNITY.
• Usage proscrit : N’utilisez pas votre P-Card ou votre T-Card pour vous procurer ces articles.

Exigences essentielles pour l'achat de logiciels

• Approbation requise : Toute acquisition de logiciels, d’applications ou de services d’infonuagique doit être préalablement vérifiée et approuvée par IITS.
• Marche à suivre : Faites une demande d’achat dans UNITY afin qu’IITS soit informé de la demande. Si un fournisseur n’accepte pas les bons de commande, nous présenterons une demande d’utilisation de la P-Card à titre exceptionnel en votre nom. Si l’exception est accordée, vous recevrez un avis à cet effet.
• Raison : La loi 25 exige que l’Université Concordia effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour s’assurer de la conformité d’un produit. Cette exigence s’applique aux achats de nouveaux produits et aux renouvellements.

Procédure en cas de perte ou de vol de la carte

1. Agissez sans tarder : Signalez tout vol, perte ou fraude en composant 1 800 361‑3361 (au Canada et aux États-Unis) ou 514 744‑0330 (ailleurs dans le monde).
2. Écrivez à procurementcard@concordia.ca pour informer l’équipe responsable.
3. Faites le rapprochement de toutes les transactions, y compris celles qui sont frauduleuses ou qui ont été annulées, dans Concur.

Ressources

• P-Card guidelines
• My Expense Reports (UNITY)
• CommUNITY Support Centre (en ligne et en personne)
• Formation Manage My P-Card/T-Card (Moodle)
• Formation Manage My P-Card/T-Card (vidéo)

Rappel

Produisez votre note de frais mensuelle avant le 15^e  jour de chaque mois relativement à la période de facturation qui se termine le 27^e jour du mois précédent.

Vous avez besoin d’aide?

Communiquez avec Karen Pilkington 
procurementcard@concordia.ca
514 848-2424, poste 3651