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Le projet UNITY améliorera les processus de RH et financiers pour les employés de Concordia

« La communauté nous a fait part de ses besoins, et nous travaillons à y répondre. »

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Afin d’améliorer l’expérience employé globale à Concordia, le Service des ressources humaines, les Services financiers et le Service des technologies de l’information et de l’enseignement travaillent de concert à simplifier et à uniformiser les processus administratifs de l’Université.

Le projet UNITY fait suite à des consultations menées au cours des dernières années, y compris des évaluations détaillées des besoins, des sondages et des essais de solutions informatiques possibles auprès des membres de la communauté.

Appuyés par une équipe de projet multifonctionnelle, les Ressources humaines et les Services financiers se sont alliés au Service des technologies de l’information et de l’enseignement de Concordia pour remplacer leurs anciens systèmes (Empath pour les RH, Millenium et Banner pour le Service des finances) par un écosystème moderne basé sur les solutions SAP. Dans un cas comme dans l’autre, l’accent est mis sur la modernisation des processus.

« Une expérience employé unifiée et harmonisée »

Le projet UNITY poursuit plusieurs objectifs : améliorer l’expérience employé et l’efficacité, enrichir les outils de production de rapports et d’analyse afin de permettre une prise de décisions rapide et efficace, et assurer un soutien stratégique pour l’Université.

« Le projet vise à offrir une expérience harmonisée au corps professoral et au personnel, ainsi qu’à la communauté de Concordia dans son ensemble », affirme Denis Cossette, chef de la direction financière à Concordia et l’un des coparrains du projet, l’autre étant Roger Côté, vice-recteur aux services.

« Nous voulons proposer aux membres du corps professoral et du personnel des solutions en libre-service et des données en temps réel », précise M. Côté.

« Les nouvelles façons de faire vont nous permettre de consacrer moins de temps aux tâches administratives, de fournir plus de données pour faciliter la prise de décisions, et de concentrer davantage nos efforts sur le développement pédagogique et l’essor de la recherche », poursuit-il.

M. Côté explique que des membres de la communauté de Concordia avaient aussi demandé une réduction du nombre de tâches manuelles et sur papier sans valeur ajoutée.

« Ces améliorations visant nos systèmes et processus sont autant de priorités pour l’équipe de projet », résume-t-il.  

Roger Côté Roger Côté

Pourquoi « projet UNITY »?

Le nom a été choisi par des membres du personnel des Ressources humaines, des Services financiers et du Service des technologies de l’information et de l’enseignement affectés au projet.

Roger Côté souligne qu’il s’agit du nom idéal, car il illustre les objectifs de l’équipe.

« Le projet rassemble plusieurs des services de l’Université, observe-t-il, en plus de favoriser la collaboration et de s’inscrire dans la mission et les vecteurs stratégiques de Concordia. »

Les avantages clés

  • Expérience employé améliorée et harmonisée
  • Processus simplifiés
  • Expérience plus numérique, générant moins de papier (p. ex., comptes de frais et flux de travail accessibles sur téléphone)
  • Accent sur les activités fondamentales ou à valeur ajoutée
  • Accès simplifié aux données (p. ex., renseignements relatifs aux subventions et aux budgets, profils d’employé, information sur les avantages sociaux, suivis des demandes et soldes de vacances en temps réel)
  • Davantage d’activités en libre-service
Denis Cossette dévoile le nom du projet, choisi parmi les suggestions des membres de l’équipe. Denis Cossette dévoile le nom du projet, choisi parmi les suggestions des membres de l’équipe.

Formation et soutien

Durant les séances de consultation qui ont précédé le lancement du projet, certains ont demandé si une préparation et une formation continue suffisantes étaient prévues avant et après la mise en œuvre du nouveau système et des nouveaux processus.

La même question est revenue lors d’entretiens menés auprès de la direction par l’équipe de la gestion du changement, des communications et de la formation travaillant au projet.

« Nous sommes très conscients de cette préoccupation, indique M. Cossette. C’est pourquoi nous nous sommes assurés qu’une équipe de la gestion du changement, des communications et de la formation travaille à temps plein sur le projet, et ce, dès le début. » 

Il ajoute que l’équipe tient compte des commentaires de la communauté pour élaborer sa stratégie de changement.

« Nous entendons communiquer avec les membres du personnel et les rencontrer régulièrement pour les aider à se préparer. Nous élaborons présentement une stratégie de formation mixte qui combine l’apprentissage en classe et en ligne. Nous nous engageons à offrir des activités de formation complètes et adéquates, avant et après la mise en œuvre. Nous mettons actuellement en place un plan de soutien aux utilisateurs, non seulement pour la phase d’implémentation, mais aussi à long terme. »

Prochaines étapes

Plusieurs activités de mobilisation sont prévues dans les prochains mois : diffusion de renseignements sur la page Cspace consacrée au projet, forums de discussion ouverts à l’ensemble de la communauté, et séances d’information (état d’avancement du projet et démonstration du nouveau système). 

La première phase du projet est en cours, et la mise en œuvre de la solution est prévue en novembre 2020. De nouvelles fonctions seront ajoutées en 2021.


Foire aux questions

Quelle sera l’incidence du projet UNITY sur mon expérience employé?

Votre expérience employé s’en trouvera améliorée, car cette transformation vise à réduire le nombre de tâches répétitives. Vous aurez plus facilement accès aux renseignements et aux activités en libre-service. Vous pourrez notamment :  

  • accéder à vos renseignements personnels; 
  • soumettre vos comptes de frais et vos demandes de vacances en ligne;
  • faire le suivi de vos budgets et subventions, et consulter des rapports en ligne. 

Quand cette transformation est-elle prévue?

La première phase du projet est en cours, et la mise en œuvre de la solution est prévue en novembre 2020. De nouvelles fonctions seront ajoutées en 2021.

L’échéancier du projet s’harmonise au calendrier universitaire et au calendrier des services.

Recevrai-je une formation sur le nouveau système et les nouveaux processus? 

Oui. Une formation sur le nouveau système et les nouveaux processus sera offerte avant et après leur mise en œuvre. Cette formation se déroulera en classe et en ligne et sera maintenue après le lancement au mois de novembre tout comme le soutien sur place.

Pourrai-je prendre des vacances durant l’été?

Oui. De nombreuses occasions de formation seront offertes sur une période de plusieurs mois, avant et après le mois de novembre 2020. Vos vacances ne vous empêcheront pas d’en profiter.

Comment puis-je en savoir plus?

Vous pouvez envoyer vos questions et commentaires à l’équipe du projet UNITY et ce, en tout temps, à l’adresse projectunity@concordia.ca.

Des renseignements supplémentaires figurent également sur la page Cspace consacrée au projet UNITY.


Pour obtenir les derniers renseignements sur le projet UNITY, visitez la
page Cspace dédiée

Pour donner votre avis ou poser une question, envoyez un courriel à l’adresse projectunity@concordia.ca.

 

 



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