RESPONSABLE DE LA GESTION DES DOSSIERS – RÉCUPÉRATION DES DONNÉES (50000478-P5480)

Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture.

Les candidats qui soumettent une demande d’emploi en ligne recevront dans un délai d’un jour ouvrable, un accusé de réception par courriel.  Par la suite, nous communiquons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.


AVANCEMENT UNIVERSITAIRE

Classe: 8*
Date de clôture: 20 mai 2022

Remarque

Poste à temps plein remplacement d’un congé de maternité en vigueur jusqu’au 23 juillet 2024.

Nature du poste

Sous l’autorité du superviseur de la gestion des données, s’assurer que l’Avancement universitaire dispose de l’information biographique et démographique la plus actuelle et pertinente et sous une forme appropriée pour soutenir les initiatives de collecte de fonds entreprises par le service.

Principales responsabilités

  • Rechercher et retrouver des « adresses perdues » et des coordonnées à l’aide d’une variété d’outils et de techniques tels que : les services de recherche en ligne, l’assistance-annuaire, la prise de contact avec des parents et d’anciens camarades de classe, la recherche dans des bases de données internes et externes et dans des répertoires professionnels, l’envoi de « lettres de recherche » ou de cartes « restons en contact » aux nouvelles personnes et adresses potentielles.
  • Recevoir, valider et traiter l’information démographique des diplômés dont on a perdu la trace en recourant à diverses sources internes et externes (par courrier, téléphone, courriel, retour de sondage, pages Web, inscription aux évènements, retours de magazines, téléchargements de listes de finissants, centre d’appels, etc.).
  • Faire des recherches (sur Internet, etc.) pour mettre à jour les autres renseignements liés aux changements.
  • Rapprocher les dossiers pour y trouver des liens spéciaux avec d’autres diplômés, organismes, amis, professeurs/membres du personnel et parents.
  • Saisir les données dans la base du système d’information de l’Avancement.
  • Vérifier et valider l’information reçue.
  • Vérifier les dossiers disponibles en copie papier au Registrariat pour confirmer les renseignements touchant l’identité, les liens avec d’autres personnes et les diplômes.
  • Tenir un registre des statistiques, du suivi des affectations, des mises à jour quotidiennes et des efforts de recherche.
  • Se tenir à l’affût de renseignements clés lors de conversations avec des diplômés, etc., concernant les donateurs éventuels, les bénévoles/organisateurs d’événements et les conférenciers potentiels pour les activités des sections; s’assurer de communiquer ces renseignements aux personnes intéressées.
  • Inscrire les participants aux activités de financement et de fidélisation de l’Université : autre autres, recevoir les formulaires d’inscription, en vérifier les renseignements et inscrire chaque personne dans la base de données des diplômés.
  • Cerner les domaines à améliorer, formuler des recommandations à la superviseure quant aux solutions de rechange, et assurer le suivi des décisions adoptées.
  • S’acquitter d’autres tâches au besoin.

Exigences

  • Attestation d’études collégiales (AEC) et de deux à quatre années d’expérience de travail pertinente. Expérience essentielle des logiciels de collecte de fonds, de traçage de données et de recherche.
  • Connaissance des méthodes et outils en ligne de traçage et bonnes compétences de navigation sur le Web.
  • Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais parlé et écrit en vue de rédiger des rapports et de fournir ou comprendre des informations ou explications détaillées; connaissance de base (niveau 3) du français parlé pour fournir des informations et répondre à des demandes adressées en personne.
  • Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (créer et formater des rapports) et d’Excel (créer et tenir à jour de l’information sur les tableurs); bonnes compétences en saisie de données.
  • Bonne compréhension des principes de la gestion de dossiers électroniques.
  • Aptitude à évaluer de l’information rédactionnelle pour en tirer des éléments de données spécifiques.
  • Compétences poussées en pensée critique pour comparer et analyser des données issues de différentes sources.
  • Connaissance pratique des méthodes et outils en ligne de traçage et bonnes compétences de navigation en ligne et sur le Web.
  • Aptitude à comprendre et à suivre des protocoles multicouches.
  • Capacité de mener à bien des projets d’envergure dans les délais fixés.
  • Excellent sens de l’organisation, de la communication et des relations interpersonnelles; aptitude à travailler de façon autonome et en équipe.
  • Minutie et souci du détail.
  • Aptitude à travailler avec professionnalisme et tact tout en respectant la confidentialité des dossiers.
  • Connaissance de l’Université et de ses activités afin de répondre efficacement aux questions des diplômés souhaitant obtenir de l’information sur ses programmes et services; au besoin, les aiguiller vers les personnes concernées.

Salaire

Ce poste respecte l’exercice de maintien de l’équité salariale (PE248-14A). Le salaire correspondant va de 33.22$ à 39,95 $/ heure

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 20 mai 2022, date de clôture de l’affichage, à l’attention de :

Elvira Fiorentino
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec)  H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates internes - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L’Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.


Reconnaissance territoriale

L'Université Concordia est située en territoire autochtone, lequel n’a jamais été cédé. Nous reconnaissons la nation Kanien'kehá: ka comme gardienne des terres et des eaux sur lesquelles nous nous réunissons aujourd'hui. Tiohtiá:ke / Montréal est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations, et aujourd'hui, une population autochtone diversifiée, ainsi que d'autres peuples, y résident. C’est dans le respect des liens avec le passé, le présent et l'avenir que nous reconnaissons les relations continues entre les Peuples Autochtones et autres personnes de la communauté montréalaise.

Équité en matière d’emploi

L’Université Concordia est fermement déterminée à promouvoir l’accès à l’équité en emploi au sein de sa communauté et à recruter une main d’œuvre diversifiée au sein de son personnel et de son corps professoral. L’Université encourage tous les candidats qualifiés à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées, ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. Nous invitons les membres des groupes énumérés ci-haut à s’identifier lors du dépôt de leur candidature.

Statut d’immigrant

Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, l’université doit considérer le statut d’immigration des candidats. Sans avoir besoin d’identifier son pays d’origine, chaque candidat doit inclure une des déclarations suivantes lors du dépôt de sa candidature :

Oui, je suis résident(e) permanent(e) ou citoyen(ne) canadien(ne).
ou
Non, je ne suis ni résident(e) permanent(e) ni citoyen(ne) canadien(ne).

Accessibilité

Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidates et candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr⁠-⁠employment@concordia.ca. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.

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