ADJOINT ADMINISTRATIF OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE AU DÉCANAT (50000586-P5567)

Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture.

Les candidats qui soumettent une demande d’emploi en ligne recevront dans un délai d’un jour ouvrable, un accusé de réception par courriel.  Par la suite, nous communiquons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.


ÉCOLE DE GÉNIE ET D’INFORMATIQUE GINA-CODY

Classe: 10
Date de clôture: 20 mai 2022

Remarque

Poste contractuel d’un an à temps plein.

Nature du poste

Sous l’autorité de la directrice de l’administration, s’acquitter des tâches administratives et logistiques nécessaires au bon exercice des fonctions de la directrice de l’administration et du vice-doyen des affaires académiques.

Principales responsabilités

  • Gérer l’agenda de la directrice de l’administration et du vice-doyen des affaires académiques, organiser leurs rendez-vous et réunions à l’interne comme à l’externe; filtrer les demandes, y répondre ou les réacheminer.
  • Aider au fonctionnement quotidien du Décanat et à l’organisation du comité consultatif de l’École.
  • Assurer la coordination des élections facultaires (veiller à ce que les élections se déroulent dans les délais prescrits et conformément aux conventions collectives en vigueur, rédiger et préparer les notes de service à faire signer par la directrice de l’administration et se conformer aux procédures d’élection de la Faculté de génie et d’informatique).
  • Préparer et traiter toutes les questions liées au personnel non enseignant, y compris la préparation des documents de RH touchant l’embauche et les mouvements du personnel et la révision des dossiers avant de les présenter à la directrice de l’administration, entre autres.
  • Tenir à jour un système de classement pour les dossiers concernant le personnel non enseignant, les griefs, et les comités élus et non-élus.
  • Tenir à jour les bases de données, entre autres les informations sur les comités élus et non élus, le dénombrement du personnel, les descriptions de poste des membres du personnel, leurs congés pour affaires syndicales, la liste de diffusion aux membres du corps professoral, et fournir des rapports au besoin.
  • Assurer la liaison en temps voulu avec les autres unités de la Faculté de génie et d’informatique ainsi qu’avec d’autres facultés de l’Université en ce qui concerne les ressources humaines.
  • Rechercher, compiler et passer en revue de l’information pour les projets courants et ponctuels. Recueillir et préparer les renseignements pertinents requis dans le cadre des projets spéciaux lancés au niveau facultaire ou universitaire.
  • Coordonner différents comités établis par le vice-doyen des affaires académiques ou relevant de lui; rédiger les ordres du jour; réunir les documents à distribuer aux membres; prendre des notes; assurer le suivi des plans d’action.
  • Fournir un soutien administratif et logistique à la directrice de l’administration et au vice-doyen des affaires académiques, en répondant aux demandes adressées par courriel, par courrier, par téléphone ou en personne.
  • Participer à l’organisation d’activités spéciales entourant notamment les prix d’excellence du doyen et les prix décernés aux membres du personnel ainsi que tout autre événement, au besoin.
  • Fournir le soutien nécessaire à l’équipe d’agrément de l’École, en collaboration avec la directrice de l’administration.
  • S’acquitter d’autres tâches afin de soutenir l’unité.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales (DEC technique de trois ans) dans le domaine lié aux principales responsabilités, et de quatre à sept ans d’expérience pertinente. Expérience souhaitable dans un bureau de direction.
  • Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais parlé et écrit, connaissance de base (niveau 3) du français parlé et écrit afin de bien saisir la teneur de la correspondance et de préparer des rapports.
  • Capacité démontrée de prendre des notes.
  • Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word pour créer et formater des documents complexes; bonne connaissance (niveau intermédiaire) d’Excel pour créer et tenir à jour des feuilles de calcul.
  • Aisance dans l’apprentissage de nouveaux logiciels et capacité d’aider les autres à les utiliser.
  • Excellent sens de l’organisation, des relations interpersonnelles et de la communication; capacité à travailler dans un milieu dynamique et souvent stressant.
  • Connaissance des conventions collectives du personnel enseignant et non enseignant de l’Université ainsi que des politiques et des directives pertinentes de l’Université.
  • Souci du détail.
  • Expérience souhaitable dans un bureau de direction.

Salaire

$32.82 – $39.52 par heure

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 20 mai 2022, date de clôture de l’affichage, à l’attention de :

Marie-France Labrosse
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec)  H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates internes - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L’Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.


Reconnaissance territoriale

L'Université Concordia est située en territoire autochtone, lequel n’a jamais été cédé. Nous reconnaissons la nation Kanien'kehá: ka comme gardienne des terres et des eaux sur lesquelles nous nous réunissons aujourd'hui. Tiohtiá:ke / Montréal est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations, et aujourd'hui, une population autochtone diversifiée, ainsi que d'autres peuples, y résident. C’est dans le respect des liens avec le passé, le présent et l'avenir que nous reconnaissons les relations continues entre les Peuples Autochtones et autres personnes de la communauté montréalaise.

Équité en matière d’emploi

L’Université Concordia est fermement déterminée à promouvoir l’accès à l’équité en emploi au sein de sa communauté et à recruter une main d’œuvre diversifiée au sein de son personnel et de son corps professoral. L’Université encourage tous les candidats qualifiés à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées, ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. Nous invitons les membres des groupes énumérés ci-haut à s’identifier lors du dépôt de leur candidature.

Statut d’immigrant

Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, l’université doit considérer le statut d’immigration des candidats. Sans avoir besoin d’identifier son pays d’origine, chaque candidat doit inclure une des déclarations suivantes lors du dépôt de sa candidature :

Oui, je suis résident(e) permanent(e) ou citoyen(ne) canadien(ne).
ou
Non, je ne suis ni résident(e) permanent(e) ni citoyen(ne) canadien(ne).

Accessibilité

Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidates et candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr⁠-⁠employment@concordia.ca. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.

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