Adjoint ou adjointe de département (50001040-P1608)

Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture.

Les candidats qui soumettent une demande d’emploi en ligne recevront dans un délai d’un jour ouvrable, un accusé de réception par courriel.  Par la suite, nous communiquons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.


MANAGEMENT – ÉCOLE DE GESTION JOHN-MOLSON

Classe: 8
Date de clôture: 20 mai 2022

Nature du poste

Sous l’autorité de l’administratrice, apporter un soutien administratif et logistique afin d’assurer le bon fonctionnement du département; agir à titre de personne-ressource de première ligne au sein de l’unité.

Principales responsabilités

  • Assurer le soutien administratif et logistique du département et répondre aux demandes de renseignements; rédiger et distribuer la correspondance.
  • Assurer la liaison avec les départements et services de la faculté et hors faculté ainsi qu’avec l’ensemble de la communauté universitaire.
  • Tenir à jour le système de classement et les dossiers étudiants et s’assurer de la bonne organisation des dossiers; tenir à jour la liste générale des horaires de bureau.
  • Fournir un soutien administratif pour les activités relatives au personnel enseignant (dont le comité départemental d’embauche, le comité départemental du personnel, le comité départemental de permanence et le comité d’embauche des professeurs à temps partiel); planifier les réunions; préparer, diffuser et téléverser divers documents (par exemple, dans SharePoint et dans Teams); rédiger les procès-verbaux; réserver les salles de réunion et effectuer toute autre tâche connexe.
  • Faire appliquer la convention collective des surveillants d’examens, sous la supervision de l’administratrice; préparer les affichages; tenir à jour la liste des personnes candidates prioritaires; fournir des renseignements et offrir des formations; établir l’horaire des surveillants; préparer les documents se rapportant au Service des ressources humaines et au Service de la paie et effectuer toute autre tâche connexe.
  • Assurer un soutien administratif pour les activités et les programmes spéciaux relevant du département; participer à la promotion et à la diffusion des activités spéciales, dont le programme de stages Dobson, le programme de Honours et les journées de réflexion pour les membres du département.
  • Veiller à ce que le matériel du département soit en bon état de fonctionnement et au maintien des stocks de fournitures de bureau.
  • Assurer la liaison avec le Bureau des examens et coordonner les soumissions et la préparation des examens de mi-trimestre et de fin de trimestre; se charger de tous les aspects du traitement des examens du département.
  • Aider à l’organisation d’événements spéciaux et y assister (séances d’orientation, journées Portes ouvertes, etc.).
  • Coordonner les demandes et les commandes de manuels; communiquer avec la Librairie pour s’assurer de la livraison du matériel pédagogique en temps opportun.
  • Informer le directeur du département de toutes les demandes de révision de notes reçues et s’assurer que les dates limites établies sont respectées.
  • Coordonner les réservations de salles pour les membres du corps professoral et les séances de tutorat.
  • Coordonner le processus d’évaluation des cours.
  • Tenir à jour les listes de diffusion du département utilisées pour communiquer avec les professeurs à temps plein et à temps partiel.
  • Seconder l’administratrice dans la mise à jour du site Web du département en collaboration avec la conseillère aux communications de l’École de gestion John-Molson.
  • Distribuer le courrier, coordonner l’attribution des boîtes à lettres du département et en assurer la mise à jour.
  • Veiller à ce que les bureaux des membres du corps professoral à temps partiel soient bien entretenus et équipés; signaler tout problème au Service de gestion immobilière ou à l’administratrice des installations de l’École de gestion John-Molson.
  • S’acquitter d’autres tâches assignées par l’administratrice ou la direction.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales (formation préuniversitaire de deux ans) et de deux à quatre ans d’expérience pertinente dans le service à la clientèle.
  • Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais parlé et écrit et connaissance de base (niveau 3) du français parlé pour répondre aux demandes de renseignements des étudiants et des autres membres de la communauté universitaire.
  • Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word, d’Excel et de PowerPoint.
  • Excellent sens des relations interpersonnelles, de la résolution de problèmes et de la communication.
  • Aptitude à établir des priorités et à respecter les échéances.
  • Capacité à travailler tant de façon autonome qu’en équipe.
  • Capacité à prendre des notes et à rédiger des procès-verbaux.
  • Connaissance souhaitable du système de gestion pédagogique et des politiques et directives de l’Université.

Salaire

$28.12 - $33.84 par heure

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 20 mai 2022, date de clôture de l’affichage, à l’attention de :

Jordana Scarapicchia
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec)  H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates internes - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L’Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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Reconnaissance territoriale

L'Université Concordia est située en territoire autochtone, lequel n’a jamais été cédé. Nous reconnaissons la nation Kanien'kehá: ka comme gardienne des terres et des eaux sur lesquelles nous nous réunissons aujourd'hui. Tiohtiá:ke / Montréal est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations, et aujourd'hui, une population autochtone diversifiée, ainsi que d'autres peuples, y résident. C’est dans le respect des liens avec le passé, le présent et l'avenir que nous reconnaissons les relations continues entre les Peuples Autochtones et autres personnes de la communauté montréalaise.

Équité en matière d’emploi

L’Université Concordia est fermement déterminée à promouvoir l’accès à l’équité en emploi au sein de sa communauté et à recruter une main d’œuvre diversifiée au sein de son personnel et de son corps professoral. L’Université encourage tous les candidats qualifiés à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées, ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. Nous invitons les membres des groupes énumérés ci-haut à s’identifier lors du dépôt de leur candidature.

Statut d’immigrant

Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, l’université doit considérer le statut d’immigration des candidats. Sans avoir besoin d’identifier son pays d’origine, chaque candidat doit inclure une des déclarations suivantes lors du dépôt de sa candidature :

Oui, je suis résident(e) permanent(e) ou citoyen(ne) canadien(ne).
ou
Non, je ne suis ni résident(e) permanent(e) ni citoyen(ne) canadien(ne).

Accessibilité

Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidates et candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse hr⁠-⁠employment@concordia.ca. Votre demande sera traitée en toute confidentialité.

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