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Description d'emploi

Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture.

Les candidats qui soumettent une demande d’emploi en ligne recevront dans un délai d’un jour ouvrable, un accusé de réception par courriel.  Par la suite, nous communiquons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.


ÉCOLE DE CINÉMA MEL HOPPENHEIM – FACULTÉ DES BEAUX-ARTS

ADJOINTE OU ADJOINT DE DÉPARTEMENT (P2434A-P2773)


Posté le: 3 mars 2021
Date de clôture 18 mars 2021
Classe d'emploi: 8
Campus: SGW

Remarque

Il s’agit de deux postes permanents à temps plein.

Nature du poste

Sous la direction de l’administratrice de l’École de cinéma Mel-Hoppenheim, faciliter le fonctionnement quotidien de l’école en fournissant des renseignements et de l’aide aux étudiants (actuels et potentiels) ainsi qu’en assurant un soutien administratif général. Agir à titre de personne-ressource de première ligne en fournissant aux étudiants et aux professeurs de l’information sur les politiques et le fonctionnement du département.

Principales responsabilités

  • Fournir un soutien de première ligne aux étudiants et prendre part aux initiatives de recrutement; rédiger et préparer de la correspondance, des documents, des formulaires et des rapports en utilisant les outils bureautiques appropriés; tenir à jour le système de dossiers et les archives.
  • Assurer un soutien administratif pour diverses tâches relatives aux étudiants et aux affaires étudiantes : admission, transferts de programmes, inscriptions, consultations, échéances, notes, demandes et bourses. Faciliter l’admission en ligne; au besoin, concevoir et préparer des rapports de base de données. Recevoir et distribuer les travaux des étudiants.
  • Soutenir les étudiants et les programmes des cycles supérieurs; coordonner et traiter les contrats du Syndicat des assistants d’enseignement et de recherche de Concordia ainsi que les bourses d’études supérieures.
  • Gérer l’emploi du temps du directeur de l’école; s’occuper du courrier et du système téléphonique; traiter les demandes d’obtention de clés et d’accès en dehors des heures normales d’ouverture; réserver les salles de réunion; commander les fournitures de bureau; superviser les services de photocopie, de télécopie et de numérisation; organiser et tenir à jour les tableaux d’affichage.
  • Fournir un soutien administratif aux comités de l’école et des programmes; organiser les réunions, préparer les ordres du jour, les documents et les procès-verbaux (au besoin) pour différents comités : conseil de l’école, comité directeur, comité d’embauche des professeurs à temps partiel, comité des programmes d’études, comité du personnel et comité de permanence, entre autres; sous la direction de l’administratrice, assurer la diffusion en temps opportun des décisions prises par les comités.
  • Tenir à jour le site Web de l’école; aider à concevoir et à compiler le matériel promotionnel; actualiser les listes de contacts et de médias; découvrir les nouveaux logiciels et apprendre à les utiliser, au besoin.
  • Appuyer les processus budgétaires de l’école, conformément aux politiques et directives internes; administrer les budgets des cours; saisir dans la base de données les dépenses prévues au budget de fonctionnement.
  • Chaque mois, vérifier la comptabilité et préparer des rapports et des récapitulatifs à jour pour l’administratrice de l’école.
  • Traiter les dossiers de modification des programmes d’études selon les directives de l’administratrice; assurer la liaison avec le Vice-décanat de la Faculté des beaux-arts, au besoin.
  • Effectuer d’autres tâches, au besoin.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales (DEC préuniversitaire de deux ans) dans un domaine lié aux principales responsabilités et de deux à quatre années d’expérience pertinente.
  • Connaissance souhaitable des règlements pédagogiques, des échéances et des politiques de la Faculté des arts et des sciences ou de l’Université.
  • Aptitude démontrée ou intérêt marqué pour le suivi des étudiants tout au long du cycle universitaire.
  • Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais parlé et écrit pour communiquer efficacement, fournir de l’information aux membres du corps professoral, du personnel, de l’effectif étudiant et de la communauté externe; bonne connaissance du français parlé (niveau 4) pour fournir de l’information et répondre aux demandes; connaissance de base du français écrit (niveau 3) pour rédiger des documents et de la correspondance simples.
  • Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (concevoir, créer et formater de la correspondance, des formulaires et des rapports élaborés); connaissance de base d’Excel (créer et modifier des feuilles de calcul).
  • Affabilité (aptitude à faire preuve d’empathie et de patience), sang-froid (capacité à susciter le calme dans les situations délicates) et expertise en communication interculturelle.
  • Capacité manifeste à faire preuve d’initiative pour résoudre des problèmes, à travailler efficacement sous pression et à établir des priorités pour respecter les délais.
  • Minutie, excellent sens de l’organisation et aptitude supérieure pour la communication écrite et interpersonnelle.
  • Faculté d’alterner les tâches dans un espace de travail partagé dynamique et de travailler de manière autonome avec un minimum d’encadrement.

Salaire

$27.41 - $32.98 / heure

Syndicat/Association

SESUC

Prière d'envoyer un curriculum vitæ ainsi qu'une lettre d'accompagnement au plus tard le 18 mars 2021. Veuillez cliquer sur le bouton "Comment postuler" ci-dessous pour des informations supplémentaires.

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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