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Description d'emploi

Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture.

Les candidats qui soumettent une demande d’emploi en ligne recevront dans un délai d’un jour ouvrable, un accusé de réception par courriel.  Par la suite, nous communiquons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.


GESTION DES PROPRIÉTÉS, SERVICE DE GESTION IMMOBILIÈRE

COORDONNATEUR ADMINISTRATIF OU COORDONNATRICE ADMINISTRATIVE (P5878)


Posté le: 20 janvier 2021
Date de clôture 2 février 2021
Classe d'emploi: 9
Campus: SGW

Nature du poste

Sous l’autorité du directeur principal de la gestion des propriétés du Service de gestion immobilière, participer aux activités quotidiennes de l’unité Gestion des propriétés du Service de gestion immobilière et les appuyer; s’occuper de l’emploi du temps du directeur, de la coordination des réunions, de la création et de la gestion de la documentation et de la gestion des renseignements, notamment la conservation et l’archivage.

Principales responsabilités

  • Gérer l’emploi du temps et l’horaire de travail du directeur principal; organiser les réunions, les conférences téléphoniques, les webinaires, les conférences, les comptes rendus, la logistique et les réservations; organiser de façon proactive les informations pertinentes, les documents, les médias et le matériel requis.
  • Gérer les courriels et les communications; établir l’ordre de priorité des demandes, les coordonner et les déléguer à des subordonnés directs et à des collaborateurs du service.
  • Assurer le suivi des documents administratifs qui nécessitent divers niveaux d’approbation, les classer et les répertorier; concevoir et tenir à jour des guides et des outils en vue de s’assurer que les employés de la direction apprennent et suivent les contrôles, politiques et directives en vigueur au service et à l’Université.
  • Recueillir et rapprocher les informations afin de préparer et de gérer les réponses et les suivis.
  • Travailler en étroite collaboration avec le personnel administratif du vice-recteur adjoint, des directeurs principaux, des directeurs et des gestionnaires du Service de gestion immobilière; fournir un soutien pendant les congés et les autres absences.
  • Tenir à jour les dossiers d’emploi des gestionnaires et des employés du service qui travaillent sous l’autorité du directeur principal; créer et tenir à jour des outils de suivi pour les vacances, le temps personnel, le temps mis en réserve et les absences.
  • Offrir un soutien logistique et administratif au directeur principal; gérer les dossiers électroniques et papier en analysant et en classant les documents et courriels afin qu’ils soient bien rangés et archivés.
  • Produire, passer en revue et actualiser les rapports et présentations pour toute la direction; rassembler la documentation pertinente et la distribuer aux membres de divers comités; réunir l’information nécessaire pour générer des tableaux de bord, des rapports et des présentations.
  • Appuyer les projets et programmes dirigés par le directeur principal qui nécessitent un travail de recherche, de rédaction, de lecture d’épreuves (de traduction au besoin) et de suivi; au besoin, créer des demandes Web et préparer des contrats et d’autres documents liés à l’approvisionnement.
  • Rédiger lettres, rapports, directives détaillées et autres documents, et les diffuser au nom du directeur principal.
  • S’acquitter d’autres tâches liées au bon fonctionnement de l’unité au besoin ou à la demande des gestionnaires ou du directeur principal.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) dans un domaine pertinent et de quatre à sept ans d’expérience pertinente.
  • Expérience souhaitable dans un établissement d’enseignement.
  • Expérience en administration dans les domaines de la gestion immobilière, de la gestion de l’exploitation, de la location, de maintenance d’usine/bâtiment, de la gestion de projets et de la gestion administrative.
  • Connaissance souhaitable de Banner et de Millenium.
  • Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais et du français parlés et écrits.
  • Connaissance avancée d’Outlook, de Word et de PowerPoint; bonne connaissance (niveau intermédiaire) d’Excel.
  • Bonne connaissance des technologies informatiques et bureautiques ainsi que des systèmes administratifs et informatiques.
  • Excellent sens de l’organisation et de l’administration; minutie; efficacité; capacité de résoudre les problèmes; sens supérieur des relations interpersonnelles.
  • Aptitude à travailler sous pression en respectant des délais serrés; sens de l’initiative.
  • Excellent sens des relations interpersonnelles et de la communication.
  • Capacité d’interpréter des situations et de résoudre les conflits avec professionnalisme et discrétion.

Salaire

$29.62 to $35.62 / l’heure

Syndicat/Association

SESUC

Prière d'envoyer un curriculum vitæ ainsi qu'une lettre d'accompagnement au plus tard le 2 février 2021. Veuillez cliquer sur le bouton "Comment postuler" ci-dessous pour des informations supplémentaires.

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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