June 20: Provotrack to be decommissioned / Mise hors service de Provotrack le 20 juin

All pending dossiers need to be transferred to Concordia’s Curriculum Management System (CCMS) and required training needs to be complete before Provotrack goes offline

On June 20, Provotrack will be decommissioned and replaced by the Concordia Curriculum Management System (CCMS). The two systems have been running in parallel for the past 8 months to ensure peak performance from CCMS before Provotrack is disabled.

Required training for CCMS editor access – April 27 Deadline
For those who need editing privileges in CCMS, training is required. The self-guided training is broken down into seven modules and can be completed in 2.5 hours on Moodle after requesting access using this form. Once complete, users are required to pass a short quiz before receiving access.

We advise that all faculty and staff members requiring editing access take the training before April 27 to ensure a smooth transition once Provotrack is disabled.

For those still getting used to the system, a quick access menu can be installed on Concordia PC and Mac computers to offer you assistance. Once installed just hit the orange icon for help.

Content approval access in CCMS – June 20 Deadline
Those who require access to CCMS for approval purposes do not require training, however, they will need to fill out an access request form to gain access to the system.

In cases where a designated CCMS approver has not yet been established, it’s important to make sure someone is selected and given access to CCMS before Provotrack is disabled. The lack of a content approver will lead to delays in processing files.

Pending dossiers
All pending dossiers in Provotrack will need to be manually transferred to CCMS before Provotrack is decommissioned on June 20. Note that this process will take time.

Once decommissioned, remaining pending dossiers will be transferred to a SharePoint site as PDF documents available for ongoing reference.

All Senate-approved curriculum changes have been automatically transferred to CCMS.

Enhancements for Spring 2022
Taking into consideration comments received from current users, CCMS will receive several system enhancements this spring. Once available, CCMS users will receive a communication with details and applicable training material.

If you have any questions or concerns, please contact ccms@concordia.ca for assistance.

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Provotrack sera mis hors service le 20 juin et remplacé par le Système de gestion des programmes d’études de Concordia (SGPEC). Les deux systèmes ont fonctionné en parallèle au cours des huit derniers mois afin d’assurer une performance optimale du SGPEC avant la désactivation de Provotrack.

Formation requise pour l’accès éditeur au SGPEC – date limite le 27 avril
Les personnes qui ont besoin de privilèges d’édition dans le SGPEC doivent suivre une formation. La formation autoguidée est divisée en sept modules et peut se faire en 2,5 heures sur Moodle après avoir demandé l’accès à l’aide de ce formulaire. Une fois qu’ils ont terminé, les utilisateurs doivent répondre à un bref questionnaire avant d’obtenir l’accès.

Nous conseillons à tous les membres du corps professoral et du personnel qui ont besoin d’un accès éditeur de suivre la formation avant le 27 avril afin d’assurer une transition harmonieuse après la désactivation de Provotrack.

Pour celles et ceux qui ne sont pas encore habitués au système, un menu d’accès rapide peut être installé sur les ordinateurs PC et Mac de Concordia pour leur fournir de l’aide. Une fois ce menu installé, il suffit de cliquer sur l’icône orange pour obtenir de l’aide.

Accès d’approbation du contenu au SGPEC – date limite le 20 juin
Les personnes qui doivent accéder au SGPEC à des fins d’approbation n’ont pas besoin de formation. Elles devront cependant remplir un formulaire de demande d’accès au système.

Dans les cas où une personne approbatrice du SGPEC n’a pas encore été désignée, il est important de choisir quelqu’un et de lui donner accès au SGPEC avant que Provotrack ne soit désactivé. L’absence d’approbateur de contenu entraînera des retards dans le traitement des dossiers.

Dossiers en suspens
Tous les dossiers en suspens dans Provotrack devront être transférés manuellement au SGPEC avant la mise hors service de Provotrack le 20 juin. Veuillez noter que ce processus prendra du temps.

Après la mise hors service, les dossiers en suspens restants seront transférés sur un site SharePoint sous forme de documents PDF disponibles aux fins de consultation.

Tous les changements apportés aux programmes d’études approuvés par le sénat ont été automatiquement versés dans le SGPEC.

Améliorations prévues au printemps 2022
À la suite des commentaires émis par les utilisateurs actuels, plusieurs améliorations du système seront apportées au SGPEC ce printemps. Lorsqu’elle sera prête, une communication contenant des précisions et le matériel de formation connexe sera envoyée aux utilisateurs du SGPEC.

Pour toute question ou préoccupation, écrivez à ccms@concordia.ca.