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Description d'emploi

Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture.

Les candidats qui soumettent une demande d’emploi en ligne recevront dans un délai d’un jour ouvrable, un accusé de réception par courriel.  Par la suite, nous communiquons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.


BIBLIOTHÈQUE – ADMINISTRATION DE LA BIBLIOTHÈQUE

ADJOINT OU ADJOINTE À LA VICE-RECTRICE EXÉCUTIVE ADJOINTE À LA STRATÉGIE NUMÉRIQUE (P4039)


Posté le: 16 juillet 2019
Date de clôture 12 août 2019
Classe d'emploi: LA-D

Remarque

Réaffichage.

Nature du poste

Sous l’autorité de la vice-rectrice exécutive adjointe à la stratégie numérique et directrice et bibliothécaire en chef de l’Université, assurer à cette dernière un soutien en matière d’administration, de secrétariat et de logistique; formater et regrouper une grande variété de documents pour communiquer – dans les délais prévus – de l’information à des partenaires de l’interne et de l’externe; prendre les dispositions nécessaires à la tenue d’événements.

Principales responsabilités

  • Fixer et gérer l’agenda de la vice-rectrice exécutive adjointe à la stratégie numérique et directrice et bibliothécaire en chef de l’Université; planifier ses rendez-vous et réunions à l’interne et à l’externe; veiller à lui fournir toute documentation pertinente (ordres du jour, notes, listes de mesures à prendre, courriels, rapports, documents officiels, etc.) afin de faciliter l’exécution quotidienne de ses fonctions.
  • Extraire et réunir des données en vue de la préparation de rapports; recueillir des documents et les mettre en dossier; rassembler la documentation pertinente et la distribuer aux membres de divers comités.
  • Rédiger et formater des pièces de correspondance, des rapports, des tableaux, des diagrammes, des procès-verbaux, des affiches et d’autres documents; s’occuper de leur distribution, de leur présentation et de leur classement.
  • Ébaucher et préparer des pièces de correspondance et de communication courantes.
  • Tenir à jour un système de classement organisé des documents (papier ou numériques).
  • Utiliser un système de rappel et de suivi pour assurer une gestion efficace des documents, des événements et des activités de divers comités et organismes universitaires.
  • Prendre les dispositions nécessaires à la tenue de colloques, de réceptions, de présentations et d’autres événements; au besoin, coordonner les réservations d’hôtel, la location de l’équipement et la prestation de services traiteurs.
  • Effectuer des réservations de voyage (billets d’avion ou de train, hôtels, inscriptions à des colloques, visas, etc.); préparer les notes de frais.
  • Répondre au téléphone; traiter le courrier et les courriels; évaluer si l’information doit être diffusée ou réacheminée à d’autres services ou départements; prendre les mesures nécessaires à cet effet.
  • Établir, actualiser et conserver les dossiers et les listes de diffusion du service; au besoin, assurer la liaison avec d’autres services et départements de l’Université, notamment le Service de la gestion des documents et des archives.
  • Diffuser les listes et procès-verbaux de divers comités; sur demande, assurer la fonction de secrétaire pour des comités et des groupes de travail, notamment le comité de bibliothèque du sénat.
  • Sur demande, accomplir d’autres tâches de soutien au sein du Bureau de la vice-rectrice exécutive adjointe à la stratégie numérique et directrice et bibliothécaire en chef de l’Université.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) dans un domaine lié aux principales responsabilités; au moins deux années d’expérience pertinente dans un milieu de travail à la fois prestigieux, imprévisible et exigeant, où les échéances sont généralement très serrées.
  • Excellent sens des relations interpersonnelles; diplomatie et tact dans le traitement de communications de toutes sortes, destinées à des personnes ou organisations externes ou émanant d’elles; aptitude à travailler en collaboration au sein d’une équipe.
  • Sens de la discrétion et aptitude à faire preuve de jugement dans le traitement des demandes et des plaintes, la résolution de problèmes et l’utilisation de renseignements confidentiels.
  • Capacité démontrée à analyser et à résoudre des problèmes; aptitude à bien résumer une situation problématique.
  • Sens exceptionnel de l’organisation; aptitude à établir des priorités et à composer avec le stress afin de respecter les échéances au sein d’un service très occupé; capacité démontrée à travailler sous pression.
  • Connaissance approfondie des systèmes de gestion de bureau ainsi que de l’équipement et des méthodes connexes.
  • Aptitude à se familiariser avec de nouveaux logiciels et technologies; capacité d’adaptation rapide au changement.
  • Excellent sens de la communication; très bonne connaissance (niveau 5) de l’anglais, parlé et écrit, et bonne connaissance (niveau 4) du français, parlé et écrit, afin d’interagir efficacement avec des interlocuteurs de l’interne ou de l’externe et d’ébaucher des pièces de correspondance, des documents et des rapports.
  • Capacité et facilité à travailler dans un environnement Windows et à gérer des fichiers de données numériques.
  • Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word; connaissance de base de PowerPoint et d’Excel.
  • Maîtrise d’un système de gestion de fichiers (SharePoint, par exemple), d’Outlook et d’Internet; connaissance pratique des logiciels Visio et Adobe Acrobat.

Salaire

$28.58 - $33.74 /heure

Syndicat/Association

SEBUC

Prière d'envoyer un curriculum vitæ ainsi qu'une lettre d'accompagnement au plus tard le 12 août 2019. Veuillez cliquer sur le bouton "Comment postuler" ci-dessous pour des informations supplémentaires.

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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