ADJOINT OU ADJOINTE DE DÉPARTEMENT (P5564)

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DÉPARTEMENTS DE MUSIQUE, DE THÉÂTRE ET DE DANSE CONTEMPORAINE

Nature du poste

Sous l’autorité de l’administratrice de département, aide à la gestion quotidienne des trois départements en fournissant des renseignements et de l’assistance aux étudiants actuels et potentiels, aux membres du corps professoral et au public.

Principales responsabilités

• Fournir des renseignements et une assistance par téléphone, en personne ou par d’autres moyens de communication (courriel, Web, etc.) aux étudiants actuels et potentiels; au besoin, les diriger vers les directeurs de programme de 1er, 2e ou 3e cycles ou vers les conseillers pédagogiques. Tenir à jour le site Web des départements. Préparer et rédiger de la correspondance, des documents, des formulaires et des rapports au moyen des logiciels appropriés.
• Assurer un soutien administratif pour les fonctions relatives aux étudiants et aux affaires étudiantes suivantes : recrutement, journées Portes ouvertes, admissions, transferts de programmes, inscriptions, consultations, échéances, notes, demandes et prix étudiants. Veiller à ce que les notes soient saisies en ligne, traitées et approuvées en temps opportun.
• Gérer l’agenda de l’administratrice de département, des directeurs de programme et des directeurs de département.
• Traiter par ordre de priorité le courrier des départements. Recevoir le courrier et y répondre. Tenir à jour les systèmes de classement de l’Université. Préparer les ordres de travail, les laissez-passer pour travailler après les heures normales et les demandes de clés. Faire les réservations de salle. Renouveler l’équipement et les fournitures de bureau.
• Coordonner les processus budgétaires des départements conformément aux politiques et directives internes. Réconcilier les dossiers départementaux avec Millenium. Rédiger les rapports et les résumés mensuels pour l’administratrice de département, et préparer les documents budgétaires qu’elle doit approuver avant de les transmettre aux bureaux concernés pour être traités.
• Fournir un soutien administratif aux comités et assurer le suivi. Planifier les réunions, préparer l’ordre du jour et rédiger les procès-verbaux pour les comités des départements et programmes (par ex., réunions départementales, comité d’engagement des professeurs à temps partiel, comité départemental du personnel et comité départemental de permanence). Agir à titre de secrétaire de séance et rédiger les procès-verbaux. Assurer la distribution en temps opportun des documents concernant les décisions des comités. Gérer et tenir à jour la section du système en ligne touchant l’affichage de postes et de contrats pour les professeurs à temps partiel de chacun des départements (FRIS).
• Coordonner la promotion des spectacles, notamment en aidant à la préparation du matériel publicitaire (logiciels d’éditique). Tenir à jour les listes de courriels et de médias.
• Fournir un soutien administratif aux directeurs et à l’administratrice de département pour ce qui a trait aux projets et événements spéciaux. S’acquitter d’autres tâches administratives et de secrétariat, au besoin.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales (programme de deux ans) dans un domaine lié aux principales responsabilités et de deux à quatre ans d’expérience connexe.
• Bonne connaissance de l’anglais et du français parlés et écrits (niveau 4) pour communiquer efficacement avec les professeurs, le personnel, les étudiants et la communauté externe, et leur fournir des renseignements, ainsi que pour composer de la correspondance, rédiger des procès-verbaux et apporter un soutien administratif.
• Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (concevoir, créer et formater de la correspondance, des formulaires et des rapports élaborés) et d’Excel (créer et modifier des feuilles de calcul); connaissance de base de PowerPoint (préparer des présentations). Bonne connaissance d’Outlook et connaissance pratique des logiciels de gestion de sites Web.
• Sens démontré du service à la clientèle en vue de travailler efficacement avec les étudiants, les professeurs et autres clientèles.
• Connaissance du système d’information étudiants (SIS), du système de gestion d’information étudiants (SIMS) ainsi que des politiques et directives pédagogiques de l’Université.
• Excellent sens des relations interpersonnelles et de l’organisation. Capacité éprouvée à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à respecter les échéances fixées.
• Capacité à travailler de manière autonome tout comme en équipe.
• Capacité à travailler selon un horaire souple en dehors des heures normales de travail pour des activités spéciales.

Salaire

$21.79 - $26.23 /heure

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 19 avril 2013, à l’attention de:

Josy Cirella
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec) H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles, des minorités culturelles et des personnes handicapées.

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