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ADJOINT ADMINISTRATIF OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE (C1564)

CENTRE D’ÉTUDES EN RELATIONS HUMAINES ET COMMUNAUTAIRES


Posté le: octobre 17, 2012
Date de clôture: 30 octobre 2012
Classe d'emploi: N/A
Status: Poste comblé

Remarque

Poste contractuel à temps partiel (28 heures par semaine) d’un an.

Nature du poste

Sous l’autorité du directeur – Centre d’études en relations humaines et communautaires, assurer le bon déroulement des activités quotidiennes du Centre; offrir au directeur un soutien administratif, logistique et de secrétariat dans tous les aspects de ses fonctions liées au Centre.

Principales responsabilités

  • Fournir un soutien administratif et de secrétariat au sein du Centre d’études en relations humaines et communautaires.
  • Veiller au respect des échéances et des procédures administratives conformément au cheminement critique reçu du directeur du Centre ou de toute autre personne responsable de dossiers particuliers liés au Centre.
  • Filtrer, traiter et acheminer, au besoin, le courrier postal et électronique, les appels téléphoniques et les demandes des visiteurs concernant les activités du Centre; rédiger des réponses, s’il y a lieu.
  • Préparer des dossiers pour le directeur et le conseil d’administration du Centre; entre autres, créer, rassembler et analyser les données ainsi que les renseignements nécessaires aux dossiers externes et internes; utiliser un système de rappel et de suivi pour assurer une gestion efficace des documents; organiser et tenir à jour les dossiers confidentiels.
  • Informer le directeur des questions requérant son attention immédiate et effectuer un suivi, au besoin.
  • Tenir à jour l’inventaire des fournitures; traiter les demandes d’achat et de remboursement de dépenses ainsi que les bons de travail; surveiller le budget de fonctionnement du Centre et tenir régulièrement le directeur au fait de la situation.
  • Superviser tous les aspects de la planification d'évènements pour le Centre (assurer la liaison avec les animateurs, gérer les inscriptions, organiser l’espace de réunion, la logistique, l'approvisionnement, la restauration, la comptabilité et les rapports).

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales (formation technique de trois ans) en bureautique ou dans un domaine connexe et de quatre à sept ans d’expérience pertinente.
  • Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit (niveau 4); connaissance de base du français parlé et écrit (niveau 3) pour répondre à des demandes de renseignements concernant le travail ou fournir de l’aide à l’égard des programmes du Centre.
  • Sens aigu des relations interpersonnelles, de la communication et du service à la clientèle.
  • Excellent sens de l’organisation : aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à répondre aux demandes avec un minimum d’encadrement; minutie.
  • Capacité éprouvée de travailler de manière autonome et en équipe.
  • Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (formater des documents et fusionner du courrier) et d’Excel (créer et formater des feuilles de calcul, concevoir des formules et gérer des tableaux croisés dynamiques); connaissance élémentaire de bases de données comme Microsoft Access et Constant Contact.
  • Bonne connaissance des méthodes comptables; capacité éprouvée de rapprocher inscriptions et rapports budgétaires.

Salaire

$38,000.00 – $45,796.80 /année

Syndicat/Association

N/A

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 30 octobre 2012, à l’attention de:

Maude Bellenguez-Lavin
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec) H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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