ADJOINT ADMINISTRATIF OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE (P5713)

BUREAU DES COMPTES ÉTUDIANTS ET CAISSE DE L’UNIVERSITÉ

Nature du poste

Sous la direction de la chef de service, agir à titre de chef d’équipe au sein de l’unité; fournir un soutien administratif aux activités de l’unité et au Comité d’abandon rétroactif; participer au recouvrement des créances; fournir des services aux étudiants et des services de caisse; gérer le budget de fonctionnement et fournir régulièrement des prévisions budgétaires à la chef de service.

Principales responsabilités

• Concevoir et mettre à jour des documents administratifs et de communication, y compris des pages Web sur les droits de scolarité et autres frais, des politiques et des procédures internes, des modèles de lettres (dont des lettres de recouvrement) et divers graphiques de cheminement critique.
• Fournir un soutien administratif au Comité d’abandon rétroactif (CAR); servir de représentant de première ligne et de personne-ressource du CAR auprès des étudiants, des employés et des professeurs; établir le calendrier des réunions du CAR, rédiger les procès-verbaux et passer en revue chaque dossier pour s’assurer qu’il est conforme aux critères du CAR; assurer le suivi de tous les dossiers.
• Fournir un service de première ligne aux étudiants : les conseiller et les diriger vers le service approprié; établir des ententes de paiement acceptables (dans les délais publiés) avec les étudiants dont le compte est modérément ou largement en souffrance; négocier des arrangements de paiement avec les étudiants; préparer le contrat d’entente de paiement officiel; fournir des services aux étudiants et des services de caisse.
• Préparer les documents juridiques et judiciaires nécessaires à la réclamation des sommes dues par les étudiants dont le compte est en souffrance et qui déclarent faillite; traiter les dossiers de faillite des étudiants; distribuer la correspondance par courriel et par courrier aux employés du Bureau des comptes étudiants et de la caisse de l’Université afin qu’ils y donnent suite; surveiller l’état des réponses et aviser la chef de service si une mesure doit être prise; donner suite et répondre aux demandes de redressement de comptes d’étudiants provenant d’autres unités.
• Établir des rapports et des prévisions budgétaires et les soumettre à l’approbation de la chef de service; s’assurer que les achats, les embauches d’employés occasionnels et les autres dépenses ne dépassent pas le budget approuvé; préparer des feuilles de temps et les soumettre électroniquement au Service de la paie à des fins d’approbation en ligne par le chef de service ou le superviseur; résoudre tout problème concernant la rémunération des employés occasionnels et permanents; gérer la petite caisse et payer les dépenses en conformité avec les politiques du service et de l’Université.
• Prévoir les achats, les effectuer et assurer le maintien des niveaux de stock nécessaires à l’unité; obtenir des devis pour les achats; soumettre des demandes d’approvisionnement pour tous les achats du service; travailler avec les fournisseurs et coordonner avec eux les services fournis (p. ex., cueillettes par l’agence de sécurité).

Exigences

• Diplôme d’études collégiales (programme technique de trois ans) en administration des affaires ou de bureau ou dans un domaine lié aux principales responsabilités et de deux à quatre ans d’expérience pertinente, dont au moins un en tenue de budget dans un milieu de comptabilité ou de recouvrement; expérience démontrée en relations avec les clients et le public.
• Très bonne connaissance de l’anglais (niveau 5) pour composer et relire des textes destinés à la publication (pages Web), de la correspondance et des formulaires; capacité d’analyser les demandes des étudiants, de préparer des notes d’examen de cas et de rédiger des procès-verbaux de réunions; bonne connaissance du français parlé (niveau 4) pour fournir des informations et des explications détaillées; connaissance de base du français écrit (niveau 3) pour correspondre avec les étudiants et les commanditaires et comprendre les documents gouvernementaux et juridiques en français.
• Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (saisir et formater des textes et des tableaux et créer des modèles de lettres et de formulaires), d’Excel (créer des feuilles de calcul et formater des présentations et des tableaux), de PowerPoint (préparer des présentations) et de Visio (schématiser des processus).
• Connaissance hautement souhaitable de systèmes en ligne et de systèmes Web comme le Système de gestion de l’information étudiants et le système d’information financière (Banner).
• Aptitude marquée en analyse des processus et en calcul; sens supérieur de l’analyse; souci de l’exactitude et du détail.
• Excellent sens de la communication, du service à la clientèle, de la décision, des relations interpersonnelles et de la résolution de problèmes; leadership.
• Capacité de diriger et de travailler en équipe ou de façon autonome.

Salaire

$23.54 - $28.35 /heure

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 1 novembre 2012, à l’attention de:

Josy Cirella
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec) H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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