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ADJOINTE OU ADJOINT AUX AFFAIRES ÉTUDIANTES – INSCRIPTIONS ET AFFAIRES ÉTUDIANTES (P2443A)

FACULTÉ DES BEAUX-ARTS


Posté le: décembre 14, 2012
Date de clôture: 8 janvier 2013
Classe d'emploi: 8
Status: Poste comblé

Nature du poste

Sous l’autorité du chef de service – Inscriptions et affaires étudiantes, participer aux activités quotidiennes du bureau en assurant un soutien administratif général et en fournissant des renseignements et de l’aide aux étudiants (actuels et potentiels), au personnel et aux professeurs.

Principales responsabilités

  • Fournir des renseignements et une assistance par téléphone, en personne ou par d’autres moyens de communication (courriel, web, etc.) aux étudiants actuels et potentiels, au personnel et aux professeurs. Au besoin, diriger les demandes vers les conseillers. Répondre rapidement aux demandes d’information reçues par l’entremise des réseaux sociaux de la Faculté ou les redistribuer aux personnes appropriées.
  • Rédiger et préparer de la correspondance, des documents, des formulaires et des rapports en utilisant les outils bureautiques appropriés.
  • Assurer un soutien administratif pour les fonctions relatives aux étudiants et aux affaires étudiantes suivantes : admissions, transferts de programmes, inscriptions, consultations, échéances, notes, demandes étudiantes, sanctions des études, programmes d’échange, prix ou distinctions accordés aux étudiants et recrutement étudiant.
  • Fournir une assistance téléphonique pour les inscriptions en ligne à la Faculté; répondre aux demandes et résoudre les problèmes des étudiants et des départements afin de faciliter l’inscription.
  • Assurer un soutien administratif aux conseillers, à l’agente de recrutement, au chef de service – Inscriptions et affaires étudiantes ainsi qu’à divers comités. Planifier les réunions, préparer les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux.
  • Surveiller le budget du Bureau pour s’assurer qu’il respecte les politiques et procédures internes.
  • Faire des recommandations afin d’améliorer les procédures administratives. Mettre en application les changements et les améliorations approuvées par le Bureau.
  • Gérer l’emploi du temps des conseillers et de l’agente de recrutement; fixer les rendez-vous après analyse des demandes. Traiter par ordre de priorité la correspondance du Bureau et y répondre. Tenir à jour le système de classement; coordonner l’approvisionnement en formulaires internes et leur impression. Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales (DEC pré-universitaire de deux ans) dans un domaine lié aux responsabilités principales. De deux à quatre ans d’expérience de travail pertinente.
  • Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit (niveau 4) en vue d’expliquer des politiques et procédures; connaissance de base souhaitable du français parlé (niveau 3) en vue de répondre à des demandes générales adressées en personne ou au téléphone par le personnel ou le public.
  • Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (formater des lettres et des listes, fusionner des courriers); connaissance de base d’Excel (créer et formater des tableurs, concevoir des graphiques et calculer des formules).
  • Esprit d’équipe doublé d’une aptitude à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
  • Fiabilité et sens de la méthode. Capacité de traiter un grand nombre de demandes en respectant les échéances.
  • Excellent sens de l’organisation et des relations interpersonnelles.
  • Connaissance souhaitable des programmes, politiques et procédures de la Faculté des beaux-arts.

Salaire

$22.98 – $27.66 /heure (taux ajusté au titre de l’équité salariale)

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 8 janvier 2013, à l’attention de:

Josy Cirella
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec) H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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