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SECRÉTAIRE DE DIRECTION DU DOYEN (P5415)

FACULTÉ DE GÉNIE ET D’INFORMATIQUE


Posté le: mars 15, 2013
Date de clôture: 28 mars 2013
Classe d'emploi: 10
Status: Sélection en cours : nous n'acceptons plus de candidatures

Remarque

Poste à temps plein en remplacement d’un congé de maternité en vigueur jusqu’au 22 juin 2015.

Nature du poste

Sous l’autorité de la directrice de l’administration, fournir un soutien administratif, logistique et de secrétariat au doyen de la Faculté de génie et d’informatique.

Principales responsabilités

  • Gérer l’emploi du temps du doyen.
  • Planifier ses rendez-vous et réunions internes et externes; filtrer les demandes adressées par téléphone ou en personne par les professeurs, membres du personnel, étudiants et organismes externes, et y répondre.
  • Passer en revue et traiter par ordre de priorité les communications adressées au doyen et y répondre après en avoir discuté avec lui et la directrice de l’administration.
  • S’assurer que les directives du doyen et de la Directrice de l’administration sont exécutées de façon à assurer le bon fonctionnement du Décanat.
  • Informer le doyen et la directrice de l’administration des questions qui requièrent leur attention.
  • Accomplir des tâches administratives et de secrétariat pour le doyen : répondre aux demandes adressées par courrier, par téléphone ou en personne; transmettre les demandes téléphoniques aux personnes concernées pour qu’elles en fassent le suivi; rédiger des lettres et des notes de service.
  • Mener des projets en collaboration avec les organismes, particuliers et groupes internes ou externes au nom du doyen et de la directrice de l’administration.
  • Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux pour divers comités facultaires selon les besoins du doyen et de la directrice de l’administration.
  • Aider à coordonner et à administrer la collation des grades, le conseil facultaire et les élections facultaires.
  • Participer à l’organisation d’activités promotionnelles et d’événements spéciaux pour la Faculté tels que l’accueil des nouveaux étudiants et l’octroi des prix d’excellence du doyen.
  • Faire les arrangements de voyage.
  • Effectuer d’autres tâches selon les besoins du Décanat.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales (DEC technique de 3 ans) en bureautique ou dans un domaine lié aux responsabilités principales et de quatre à sept années d’expérience pertinente.
  • Bonne connaissance de l’anglais et du français parlés et écrits (niveau 4) en vue de rédiger et de réviser la correspondance, de fournir et d’interpréter des renseignements détaillés et de traiter des situations complexes dans les deux langues officielles.
  • Capacité démontrée de prendre des notes et de rédiger des procès-verbaux.
  • Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word (formater des documents et fusionner du courrier) et d’Excel (créer des tableurs et des tableaux); connaissance de base de PowerPoint (créer des présentations), d’Acrobat Reader et des systèmes de courrier électronique.
  • Sens supérieur de l’organisation et capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois; capacité de travailler de manière autonome et en équipe; sens du service à la clientèle.

Salaire

$25.43– $30.64 /heure

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 28 mars 2013, à l’attention de:

Elvira Fiorentino
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec) H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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