ADJOINT OU ADJOINTE – PROGRAMMES DE PREMIER CYCLE (P2909)

SOCIOLOGIE ET D’ANTHROPOLOGIE

Remarque

Poste temporaire (remplacement), en vigueur du 7 janvier 2013 au 10 janvier 2014.

Nature du poste

Répondre aux questions adressées en personne, par téléphone ou par courriel concernant les programmes de 1er cycle en sociologie et anthropologie, les contenus de cours, les politiques du Département et de l’Université ainsi que les règlements et exigences.
Préparer les lettres et autres documents pour la directrice des programmes de 1er cycle.
Tenir à jour les dossiers des étudiants, en attirant l’attention de la directrice des programmes de 1er cycle sur tout détail ou événement susceptible d’avoir un impact, positif ou non, sur les résultats scolaires.
Préparer les documents à l’appui pour le Comité des programmes de 1er cycle, y compris la préparation et la distribution des ordres du jour, l’organisation des réunions, l’enregistrement et la distribution des procès-verbaux.
Organiser des séances d’orientation pour les nouveaux étudiants et, grâce à un dialogue continu, identifier leurs principales sources de préoccupation; élaborer et recommander des mécanismes ou innovations afin de les dissiper.
Établir, par écrit, des procédures pour fournir de l’information aux nouveaux étudiants. Créer une base de données pour faire un suivi des demandes – habituelles ou moins courantes – et des mesures prises pour résoudre les problèmes. Fournir chaque mois un rapport statistique pour résumer les résultats et dégager les tendances.
Maintenir à jour le contenu du programme de premier cycle et la section sur les séances de consultation (« Advising Section ») du site Web du Département, au besoin.
Compiler et analyser les statistiques sur les admissions, les inscriptions et la rétention; dégager les tendances.
Préparer la documentation pour les propositions de programmes d’études (formulaires, descriptions de cours, tableaux, motifs de changement, etc.) et pour les évaluations de programmes.
Assurer la liaison avec le Bureau des examens et coordonner les soumissions et la préparation des examens de mi-session et de fin de session. Assurer la liaison entre les conseillers pédagogiques et la directrice des programmes de 1er cycle pour préparer les horaires de rencontre des conseillers avec les étudiants. Assurer la liaison entre les représentants du Soutien pédagogique aux étudiants et ceux du Registrariat pour divers aspects concernant les conseils aux étudiants et leur recrutement.
Assurer le secrétariat et le soutien administratif pour le bureau principal en remplaçant la secrétaire du Département durant ses absences et en apportant son aide à l’adjointe de la directrice et à l’administratrice du Département durant les périodes de pointe et les absences.
Saisir et extraire des données dans le système de gestion des cours de la Faculté (SGCF). Extraire des informations du système de gestion des dossiers étudiants (SIMS).

Principales responsabilités

• Répondre aux questions adressées en personne, par téléphone ou par courriel concernant les programmes de 1er cycle en sociologie et anthropologie, les contenus de cours, les politiques du Département et de l’Université ainsi que les règlements et exigences.
• Préparer les lettres et autres documents pour la directrice des programmes de 1er cycle.
• Tenir à jour les dossiers des étudiants, en attirant l’attention de la directrice des programmes de 1er cycle sur tout détail ou événement susceptible d’avoir un impact, positif ou non, sur les résultats scolaires.
• Préparer les documents à l’appui pour le Comité des programmes de 1er cycle, y compris la préparation et la distribution des ordres du jour, l’organisation des réunions, l’enregistrement et la distribution des procès-verbaux.
• Organiser des séances d’orientation pour les nouveaux étudiants et, grâce à un dialogue continu, identifier leurs principales sources de préoccupation; élaborer et recommander des mécanismes ou innovations afin de les dissiper.
• Établir, par écrit, des procédures pour fournir de l’information aux nouveaux étudiants. Créer une base de données pour faire un suivi des demandes – habituelles ou moins courantes – et des mesures prises pour résoudre les problèmes. Fournir chaque mois un rapport statistique pour résumer les résultats et dégager les tendances.
• Mettre à jour la section sur les séances de consultation (« Advising Section ») du site Web du Département, au besoin.
• Compiler et analyser les statistiques sur les admissions, les inscriptions et la rétention; dégager les tendances.
• Préparer la documentation pour les propositions de programmes d’études (formulaires, descriptions de cours, tableaux, motifs de changement, etc.) et pour les évaluations de programmes.
• Assurer la liaison avec le Bureau des examens et coordonner les soumissions et la préparation des examens de mi-session et de fin de session. Assurer la liaison entre les conseillers pédagogiques et la directrice des programmes de 1er cycle pour préparer les horaires de rencontre des conseillers avec les étudiants. Assurer la liaison entre les représentants du Soutien pédagogique aux étudiants et ceux du Registrariat pour divers aspects concernant les conseils aux étudiants et leur recrutement.
• Assurer le secrétariat et le soutien administratif pour le bureau principal en remplaçant la secrétaire du Département durant ses absences et en apportant son aide à l’adjointe de la directrice et à l’administratrice du Département durant les périodes de pointe et les absences.
• Saisir et extraire des données dans le système de gestion des cours de la Faculté (SGCF). Extraire des informations du système de gestion des dossiers étudiants (SIMS).
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins de la directrice des programmes de 1er cycle ou de l’administratrice du Département.

Exigences

• Attestation d’études collégiales (AEC) dans un domaine lié aux responsabilités principales et de deux à quatre années d’expérience de travail pertinente. Expérience préalable de travail dans un milieu universitaire considérée comme un atout.
• Très bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit (niveau 4) pour pouvoir lire parfaitement, exprimer son point de vue de manière sensée et apporter des arguments convaincants. Bonne connaissance du français parlé (niveau 3) pour répondre aux demandes adressées en personne et par téléphone concernant les programmes.
• Connaissance intermédiaire de Word (fusionner du courrier), d’Excel (établir des statistiques à partir de données) et d’Access (créer une base de données et des tableaux, analyser des données); expérience des applications de courrier électronique et de la recherche sur Internet.
• Expérience démontrée à appliquer une méthodologie statistique.
• Sens marqué des relations interpersonnelles et de la communication; capacité de travailler de façon autonome et en équipe.
• Connaissance souhaitable des politiques et directives pédagogiques de l’Université Concordia.
• Connaissance souhaitable des politiques et directives du Département.
• Excellent sens de l’organisation et des priorités; aptitude à travailler rapidement dans un milieu complexe avec un minimum d’encadrement.
• Propension à travailler directement auprès des étudiants et à les aider à résoudre leurs problèmes relatifs aux programmes.
• Disponibilité pour travailler selon un horaire souple.

Salaire

$22.98 - $27.66 /heure (taux ajusté au titre de l’équité salariale)

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 26 novembre 2012, à l’attention de:

Maude Bellenguez-Lavin
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec) H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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