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ADJOINT OU ADJOINTE, INSCRIPTION AUX ÉVÉNEMENTS ( (P1463)

SOUTIEN UNIVERSITAIRE ET RELATIONS AVEC LES DIPLÔMÉS-ES


Posté le: octobre 5, 2012
Date de clôture: 19 octobre 2012
Classe d'emploi: 7
Status: Poste comblé

Nature du poste

Sous l’autorité du directeur – Relations avec les diplômés, événements et commandites et sous l’autorité fonctionnelle de la coordonnatrice principale – Événements, inscrire les participants aux activités du Bureau du développement et des relations avec les diplômés et s’assurer que le processus se déroule sans encombre; surveiller les inscriptions effectuées quotidiennement et assurer un niveau élevé de satisfaction de la clientèle en fournissant un service personnalisé aux diplômés, étudiants et parents, professeurs, employés, et amis de l’Université.

Principales responsabilités

  • Inscrire les participants aux activités commanditées ou supervisées par le Bureau du développement et des relations avec les diplômés ou par d’autres services ou départements de l’Université, selon les besoins : recevoir les formulaires d’inscription, en vérifier le contenu, saisir les inscriptions des participants dans la base de données, en extraire des sélections de population, au besoin, confirmer les inscriptions, créer des listes de personnes inscrites et des porte-noms.
  • Passer en revue toutes les communications sur les activités qui seront envoyées par courrier, y compris les envois massifs par courriel, et en vérifier l’exactitude.
  • S’occuper des inscriptions sur place.
  • Respecter le calendrier prévu pour les inscriptions avant, pendant et après les activités.
  • Entretenir des contacts réguliers avec les responsables des relations avec les diplômés et les autres intervenants.
  • Assister à des réunions, prendre des notes, assurer le suivi des plans d’action et fournir conseils et soutien.
  • Informer en temps opportun la coordonnatrice principale – Événements de l’avancement des inscriptions et des activités.
  • Recevoir les paiements pour les activités, remplir les formulaires de dépôt, rapprocher les recettes provenant de la vente de billets, établir les factures et recouvrer les sommes dues.
  • Saisir les données relatives aux recettes ainsi qu’aux tendances en matière de participation et analyser celles-ci afin de réduire les taux d’attrition et de multiplier les économies.
  • S’assurer que les représentants appropriés des groupes intéressés sont bien inscrits aux activités.
  • S’acquitter d’autres tâches, selon les besoins.

Exigences

  • Attestation d’études collégiales (AEC) et de deux à quatre ans d’expérience de travail pertinente au sein d’une association ou d’un organisme sans but lucratif, de préférence en milieu universitaire.
  • Au moins deux ans d’expérience dans la planification et la coordination du processus d’inscription à des activités importantes ainsi que dans la collecte et l’analyse de données et de statistiques.
  • Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé (niveau 4) pour préparer des propositions, de la correspondance et des rapports ainsi que du français parlé (niveau 4) pour communiquer avec les diplômés et les personnes de l’extérieur.
  • Connaissance de base de Word et de PowerPoint (créer et mettre à jour des documents et des présentations) et connaissance intermédiaire d’Excel (créer et mettre à jour des feuilles de calcul).
  • Connaissance globale du système de base de données BANNER.
  • Excellent sens des relations interpersonnelles et de la communication, capacité de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe et d’entretenir de bons rapports avec les diplômés et les bénévoles.
  • Aptitude à traiter plusieurs projets à la fois.
  • Disponibilité pour travailler les soirs et les fins de semaine et pour se déplacer hors campus afin d’assister à des réunions et à des activités.
  • Aptitudes et expérience éprouvées en extraction de données, en analyse de rapports et en utilisation d’outils de production de rapports.

Salaire

$20.58 – $24.48 /heure(taux salarial ajusté en fonction de l’équité salariale)

Syndicat/Association

SESUC

Prière d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre d’accompagnement au plus tard le 19 octobre 2012, à l’attention de:

Elvira Fiorentino
Université Concordia
Service des ressources humaines et des relations avec le personnel
S-FB 1130
1455, boul. de Maisonneuve O.
Montréal (Québec) H3G 1M8

Téléc. : (514) 848-2844

Courriel:
Candidats et candidates externes - hr-employment@concordia.ca
Candidats et candidates - eed-employment@concordia.ca
(veuillez inscrire votre numéro d'employé ou employée à la ligne Objet de votre courriel)

IMPORTANT: Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.

L'Université Concordia souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures provenant des femmes, des autochtones, des minorités visibles et des personnes handicapées.

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